Desk-Sharing
Was Ist Desk-Sharing?
Desk-Sharing beschreibt ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem Mitarbeitende keinen dauerhaft zugewiesenen Schreibtisch besitzen, sondern verfügbare Arbeitsplätze flexibel nutzen [1]. Ziel ist häufig eine effizientere Flächennutzung und damit eine Reduktion von Kosten [2]. Insbesondere durch den zunehmenden Anteil an Homeoffice-Arbeit bekommt diese Praxis eine verstärkte Relevanz [1]. In Hochschulen machen die Kosten für Räume und Gebäude, nach den Personalkosten, den zweitgrößten Anteil der Ausgaben aus, was Konzepte wie Desk-Sharing prinzipiell außerordentlich attraktiv macht [3].
Desk Sharing ist häufig Bestandteil von Activity-Based Working (ABW, siehe unten), ABW geht aber über die reine gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen hinaus, indem unterschiedliche Arbeitsumgebungen gezielt an die Anforderungen für verschiedene Tätigkeiten angepasst werden.
Auswirkungen von Desk-Sharing auf Beschäftigte im Hochschulbereich
Die Ergebnisse einer 2026 veröffentlichten Studie über die Präferenzen von Beschäftigten im operativen Bereich des Hochschulwesens deuten darauf hin, dass Desk-Sharing nicht den bevorzugten Arbeitsbedingungen vieler Beschäftigter entspricht [4]. Stattdessen zeigten die Befragten eine deutliche Präferenz für persönliche Arbeitsplätze und die Möglichkeit zur Individualisierung ihres Arbeitsumfelds. Beschäftigte bevorzugten Arbeitsumgebungen, die ein Gefühl von Identität vermitteln, die Nutzung desselben Arbeitsplatzes über mehrere Tage ermöglichen und Raum für persönliche Gegenstände sowie Arbeitsmaterialien bieten [4]. Gleichzeitig wurden jedoch gemeinschaftlich nutzbare Arbeitsbereiche für die Zusammenarbeit positiv bewertet; Einzelbüros und Ruhezonen blieben demgegenüber wenig präferiert [1]. Die Bewertungen unterschiedlicher Typen von Arbeitsumgebungen unterschieden sich dabei in Abhängigkeit von demografischen und arbeitsbezogenen Faktoren, darunter Geschlecht, Alter, Pendelzeit und häusliches Umfeld. Jüngere Beschäftigte (unter 50 Jahren) legten stärker Wert auf persönliche Arbeitsplätze, während ältere Beschäftigte soziale Interaktion häufiger priorisierten [1]. Es wird darauf hingewiesen, dass Desk-Sharing zu neuen Konflikten in der Kolleg:innenschaft führen kann, denn diese müssen Strategien für die Aufteilung der Arbeitsplätze entwickeln [1]. Ein first-come first-serve Prinzip geht oft mit einem erhöhten Stresspotenzial einher. Ein internes Buchungssystem für die Plätze erhöht die Planbarkeit und kann Konflikte reduzieren, jedoch nicht gänzlich verhindern [1].
Was ist Activity-Based Working?
Während Desk-Sharing primär die flexible Nutzung von Arbeitsplätzen beschreibt, geht Activity-Based Working (ABW) darüber hinaus und verfolgt das Ziel, Arbeitsumgebungen gezielt an unterschiedliche Tätigkeiten und Arbeitsanforderungen anzupassen. ABW beschreibt eine Form der Arbeitsorganisation, bei der Beschäftigte abhängig von den jeweiligen Arbeitsaufgaben unterschiedliche Arbeitsorte und -umgebungen nutzen, die auf spezifische Tätigkeiten zugeschnitten sind [5] [6].
Die Grundidee von ABW lautet: Nicht jede Arbeit braucht denselben Arbeitsplatz – deshalb soll man den Arbeitsplatz an die jeweilige Aufgabe anpassen.
Beispiele:
- Wenn du konzentriert schreiben oder analysieren musst → ruhiger Raum / Fokusbereich
- Wenn du im Team arbeitest → Teamtische oder Kollaborationsflächen
- Wenn du telefonierst → Telefonkabinen
- Wenn du informelle Gespräche führst → Lounge- oder Breakout-Bereiche
- Wenn du Meetings hast → Besprechungsräume
Auswirkungen von Activity-Based Working (ABW) auf Beschäftigte im Hochschulbereich
Nooij et al. haben 2023 in einer Meta-Studie die Auswirkungen von ABW auf Beschäftigte im Hochschulbereich analysiert und werteten dafür 21 Studien aus den Jahren 2008 bis 2022 aus. Die Ergebnisse zeigen ein uneinheitliches Bild: Während einzelne Studien positive Effekte von ABW berichten, weisen die meisten Untersuchungen überwiegend auf negative Auswirkungen hin [3].
Auswirkungen auf Kostenreduktion und effiziente Flächennutzung
Eines der zentralen Ziele von ABW ist eine effizientere Nutzung von Büroflächen und damit verbunden eine Reduktion von Kosten. Nooij et al. weisen darauf hin, dass Kosteneinsparungen selten systematisch untersucht werden und weiterhin unklar bleibt, ob ABW die angestrebte räumliche Effizienz tatsächlich realisiert [3].
Auswirkungen auf Zusammenarbeit, Produktivität
Die in der Metastudie von Nooij et al. analysierten Studien berichten sowohl positive als auch negative Auswirkungen von ABW auf Zusammenarbeit, Austausch und Produktivität. Einerseits kann die gemeinsame Nutzung von Arbeitsflächen den informellen Austausch sowie die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitenden fördern. Andererseits zeigen einige Studien, dass das Fehlen privater Arbeitsräume und Rückzugsmöglichkeiten zu einer Verringerung von Austausch und Zusammenarbeit führen kann. Der akademische Arbeitsbereich ist von einem hohen Anteil an individueller konzentrierter Arbeit geprägt. Einige Studien weisen darauf hin, dass ABW zu mehr Ablenkung und Umgebungsgeräuschen und zu weniger Konzentration führen kann [3]. Obwohl ABW-Konzepte häufig Rückzugsräume oder ruhige Arbeitsbereiche vorsehen, werden diese oft nicht wahrgenommen, da viele Mitarbeiter:innen im akademischen Bereich die Arbeit mit Büchern und Papier bevorzugen, was häufiges Wechseln des Arbeitsplatzes erschwert [3].
Auswirkungen auf individuelles Wohlbefinden
Die Mehrheit der von Nooij et al. betrachteten Studien berichtet insgesamt eher negative Auswirkungen auf Arbeitszufriedenheit, Privatsphäre, Vertraulichkeit, Engagement, Autonomie und berufliche Identität von Beschäftigten im Hochschulbereich [3]. Durch Konzepte wie Clean-Desk-Policies können Arbeitsumgebungen als anonym und wenig identitätsstiftend wahrgenommen werden. Dies kann sich negativ auf die Wahrnehmung der eigenen akademischen Rolle auswirken und mit einem geringeren Zugehörigkeitsgefühl sowie einer niedrigeren organisationalen Bindung verbunden sein [3].
Gestaltung und Implementierung
Die Ergebnisse deuten darauf hin, dass die erfolgreiche Einführung von ABW stark davon abhängt, inwieweit Beschäftigte und ihre Arbeitsprozesse bereits in der Planungs- und Entwurfsphase berücksichtigt werden. Eine stärkere Einbindung der Nutzer:innen kann dazu beitragen, Akzeptanz und Identifikation mit neuen Arbeitsplatzkonzepten zu erhöhen [3].
Fazit zu Desk-Sharing und Activity-Based Working (ABW) im Hochschulkontext
Beschäftigte im Hochschulbereich scheinen persönliche Schreibtische gegenüber dem Desk-Sharing Prinzip zu bevorzugen [4]. Auch die Auswirkungen von ABW-Konzepten im Hochschulbereich auf das individuelle Wohlbefinden sind überwiegend negativ [3]. Ungeklärt bleibt, in welchem Umfang die erhoffte effiziente Flächennutzung und damit verbundenen Kostenersparnisse erreicht werden. Es ist jedoch anzunehmen, dass durch ggf. erzielte Einsparungen im Raumbedarf neben den Kosten für den vorzuhaltenden Raum (Bau, Ankauf und Instandhaltung oder Miete) auch die Unterhaltungskosten einzurechnen sind, zu denen neben der Raumreinigung auch die hochrelevanten Energiekosten zählen. Treibhausgasrelevant sind beide Sektoren, der Bau und die Vorhaltung von Gebäuden und versiegelten Flächen und die verbrauchte Energie. Beim Abwägen der Vor- und Nachteil bezüglich der Einführung dieser Konzepte sowie bei der Konzeptionierung und Implementierung kann die Akzeptanz und die bedarfsorientierte Ausgestaltung erheblich gefördert werden, wenn die betroffenen Beschäftigten einbezogen sind, so dass hierauf Aufmerksamkeit gelegt werden sollte. Des Weiteren können begleitende Monitorings helfen, zu einer datenbasierten Beurteilung in den verschiedenen Feldern, von der Arbeitszufriedenheit über die Kosten bis hin Treibhausgasemissionen zu gelangen.
- ↑ 1,0 1,1 1,2 1,3 1,4 1,5 Wyatt, S., Liedl, B., & Fritsch, N.-S. (2025). Desk-Sharing: Neue Aushandlungsprozesse und Konflikte am Arbeitsplatz. Österreichische Zeitschrift für Soziologie, 50(1), 12. https://doi.org/10.1007/s11614-025-00597-3
- ↑ Kim, J., Candido, C., Thomas, L., & de Dear, R. (2016). Desk ownership in the workplace: The effect of non-territorial working on employee workplace satisfaction, perceived productivity and health. Building and Environment, 103, 203–214. https://doi.org/10.1016/j.buildenv.2016.04.015
- ↑ 3,0 3,1 3,2 3,3 3,4 3,5 3,6 3,7 3,8 Nooij, B., van Teunenbroek, C., Teelken, C., & Veenswijk, M. (2023). Intended versus implemented workspace: A systematic literature review of the implementation of activity-based working in higher education. Facilities, 41(7–8), 526–544. https://doi.org/10.1108/F-03-2022-0049
- ↑ 4,0 4,1 4,2 Aboagye, E., Botha, W., Ljungberg, H., Danielsson, C., & Jensen, I. (2026). Employee workspace preferences in a mandated hybrid work policy: A discrete choice experiment. Scandinavian Journal of Work, Environment & Health, 52(2), 147–159. https://doi.org/10.5271/sjweh.4264
- ↑ Engelen, L., Chau, J., Young, S., Mackey, M., Jeyapalan, D., & Bauman, A. (2019). Is activity-based working impacting health, work performance and perceptions? A systematic review. Building Research & Information, 47(4), 468–479. https://doi.org/10.1080/09613218.2018.1440958
- ↑ Masoudinejad, S., & Veitch, J. A. (2023). The effects of activity-based workplaces on contributors to organizational productivity: A systematic review. Journal of Environmental Psychology, 86, 101920. https://doi.org/10.1016/j.jenvp.2022.101920
