Blaupause: Klimafreundliche Dienstreisen an Hochschulen

Diese Blaupause beschreibt wie im Rahmen des Projektes KlimaPlanReal an der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg (OVGU) Maßnahmen zu klimafreundlichen geplant wurden und enthält Hinweise zur Umsetzung.

Blaupause: Klimafreundliche Dienstreisen an Hochschulen
Handlungsfelder
Forschung, Betrieb
Themenbezug
Nachhaltigkeit, Klimaneutralität, Mobilität
Stichworte
Dienstreisen, Partizipation
Zielgruppe
Forschende, Lehrende, Studierende, Verwaltungsmitarbeitende, Hochschulleitung, Nachhaltigkeitsbeauftragte(r), Wissenschaftliche(r) Mitarbeiter(in)
Richtung
BottomUp
Hochschule
Otto-von-Guericke Universität
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Impactrelevantes Transformationsfeld

Nachhaltige Mobilität: Fokus Dienstreisemobilität

Maßnahmenbeschreibung

Das Transferlabor „Klimafreundliche Dienstreisen" umfasst ein integriertes Maßnahmenpaket zur systematischen Reduktion der Treibhausgasemissionen aus Dienstreisen an der OVGU. Die Maßnahme orientiert sich an Maßnahme „Geschäftsmobilität 1“ aus dem KlimaPlan der OVGU, der zugehörigen Impact-Bewertung der OVGU und dem Senatsbeschluss zur Treibhausgasneutralität bis 2035.

Kernziele

• Entwicklung und Verabschiedung einer klimafreundlichen Dienstreiserichtlinie mit klaren Leitlinien für nachhaltige Mobilität

• Update ders WinTrip-Systems Reisekostenabrechnung Software WinTrip zur besseren Erfassung und Auswertung klimarelevanter Daten bei Dienstreisen
• Entwicklung einer TravelMap, die Reisezeit zu relevanten Dienstreisezielen und CO2-Impact der Reisemittel anzeigt, als digitales Entscheidungstool für klimafreundliche Reiseoptionen
• Impulse für einen Klimafonds an der OVGU zur Finanzierung von Kompensationsmaßnahmen und nachhaltigen Mobilitätsprojekten

Wirkungscharakter

Für Evaluationszwecke können hierbei die folgenden Wirkungscharakter (anhand der Indikatoren für den Klimaimpact an Hochschulen) gewählt werden:

• Reduktion der Treibhausgasemissionen durch klimafreundliche Verkehrsmittelwahl
• Erhöhung des Anteils nachhaltiger Dienstreisen (Bahn, ÖPNV, digitale Alternativen)
• Sensibilisierung und Bewusstseinsbildung für klimafreundliche Mobilität
• Etablierung systematischer Erfassung/ Kompensation von unvermeidbaren Emissionen

Umsetzung und Übertragbarkeit

Ist-Zustand

Die Basis für klimafreundliche Dienstreisen an der OVGU bilden die Status Quo Analyse, der KlimaPlan des Hochschulklimarats sowie der Senatsbeschluss zur Klimaneutralität.

Ausgangslage an der OVGU:

1. Etabliertes WinTrip-System für digitale Dienstreiseabwicklung seit 2021
2. Bestehende Reisekostenrichtlinie ohne explizite Nachhaltigkeitskriterien
3. Keine systematische Erfassung der CO₂-Emissionen aus Dienstreisen
4. Hoher Anteil von Flugreisen bei wissenschaftlichen Konferenzen und internationaler Kooperation (Datenerhebung durch Klimaschutzmanagement)

Hilfreich für die Umsetzung der Maßnahme waren darüber hinaus konkrete themenbezogene Datenerhebungen, verwaltungstechnische Vorarbeiten sowie die Unterstützung der Leitungsebene. Dabei können folgende Punkte als Orientierungshilfen nützlich sein:

• Bestehende digitale Infrastruktur (WinTrip-System)
• Unterstützung der Hochschulleitung und des Nachhaltigkeitsbüros
• Vorarbeiten aus dem Hochschulklimarat und der Impactbewertung
• Benchmarking mit anderen Hochschulen durch KlimaPlanReal-Netzwerk

Akteursanalyse

Im Rahmen des Projektes KlimaPlanReal wurde eine umfassende Akteur*innenanalyse durchgeführt. Das Transformationsteam der OVGU setzte sich interdisziplinär zusammen:

Kernteam:

1. Verwaltung (Reisekostenstelle)
2. Wissenschaftliche Mitarbeiter*innen (verschiedene Fakultäten)
3. Professor*innen (verschiedene Fakultäten)
4. Nachhaltigkeitsbeauftragte
5. Klimaschutzmanagement

Einschätzung zur Zusammensetzung:

• Hohe Motivation und Expertise in relevanten Bereichen
• Teilweise direkter Zugang zu Entscheidungsstrukturen
• Interdisziplinäre Perspektiven aus Verwaltung, Wissenschaft und Studierendenschaft
• Gute Vernetzung zu externen Partner*innen und anderen Hochschulen

Umsetzungsschritte

Projektphase 1: Erkundung und Konzeption (Monate 1-3)

Erkundungsphase:

• Aufbau der Organisations- und Kommunikationsstrukturen im Transformationsteam
• Analyse der bestehenden Dienstreisepraxis und -richtlinien (Best Practices Cluster)
• Auswertung aktueller CO₂-Emissionen aus Dienstreisen an OVGU

Findungsphase:

• Hochschulöffentliche Partizipationsveranstaltung unter Einbindung der Senatskommission Klima und Impulse anderen Hochschulen
• Definition konkreter Ziele und Maßnahmen
• Konzeptentwicklung für die vier Kernbereiche (Richtlinie, WinTrip-Update, TravelMap, Klimafonds)
• Stakeholder-Konsultation und Feedback-Schleifen

Projektphase 2: Konkretisierung und Entwicklung (Monate 3-9)

Konkretisierungsphase:

• Richtlinienentwicklung: Erarbeitung einer klimafreundlichen Dienstreiserichtlinie mit klaren Kriterien (z.B. Bahn-vor-Flug-Regel, Kompensationspflicht, digitale Alternativen)
• WinTrip-Systemupdate: Spezifikation der technischen Anforderungen für CO₂-Tracking, Nachhaltigkeitsbewertung und Reporting-Funktionen, Angebotseinholung
• TravelMap-Entwicklung: Konzeption einer webbasierten Entscheidungshilfe, event. Beaufragung von Grafiker*in zur Erstellung
• Klimafonds-Konzept: Entwicklung von Impulsen für einen universitären Klimafonds mit Finanzierungs- und Verwendungsrichtlinien

Projektphase 3: Umsetzung und Pilotierung (Monate 9-10)

Umsetzungsphase:

• Beginn Technische Implementierung der WinTrip-Erweiterungen
• Entwicklung und Testing der TravelMap-Plattform
• Pilotierung der neuen Richtlinie in ausgewählten Bereichen
• Schulungen und Informationsveranstaltungen für Hochschulangehörige
• Kontinuierliche Kommunikation und Change Management

Projektphase 4: Verstetigung und Evaluation (ab Monat 10)

Abschluss- und Verstetigungsphase:

• Offizielle Verabschiedung der Dienstreiserichtlinie durch Senat/Rektorat
• Roll-out der technischen Lösungen für die gesamte Hochschule
• Etablierung des Klimafonds mit ersten Kompensationsprojekten
• Monitoring und Wirkungsevaluation (CO₂-Reduktion, Nutzerakzeptanz)
• Dokumentation und Transfer zu anderen Hochschulen

Übertragbarkeit

Konkrete Empfehlungen

Strategische Erfolgsfaktoren:

• Frühzeitige Einbindung der Hochschulleitung bspw. zum Auftakt für strategische Legitimation und Ressourcenbereitstellung
• Nutzung bestehender IT-Infrastruktur (z.B. vorhandene Reisekostensysteme) als Ausgangspunkt
• Partizipativer Ansatz mit Beteiligung aller Statusgruppen zur Erhöhung der Akzeptanz
• Benchmark mit anderen Hochschulen zur Identifikation von Best Practices und Vermeidung von Fehlern
• Change Management und Kommunikation als kontinuierlicher Prozess während der gesamten Umsetzung

Technische Umsetzung:

• Modularer Ansatz: Schrittweise Einführung der vier Komponenten je nach verfügbaren Ressourcen
• Integration statt Neuentwicklung: Nutzung bestehender Systeme und deren Erweiterung
• Nutzerfreundlichkeit priorisieren: Einfache, intuitive Bedienung zur Förderung der Akzeptanz
• Datenqualität sicherstellen: Verlässliche CO₂-Faktoren und regelmäßige Updates der Berechnungsgrundlagen

Organisatorische Aspekte:

• Klare Verantwortlichkeiten zwischen IT, Verwaltung, Nachhaltigkeits-/Klimaschutzmanagement und Hochschulleitung definieren
• Schulungs- und Unterstützungsangebote für alle Nutzergruppen bereitstellen
• Kontinuierliches Monitoring und Anpassung basierend auf Nutzerfeedback und Wirkungsmessung
• Verstetigung durch Governance-Strukturen (z.B. Nachhaltigkeitskommission, Klimafonds-Beirat)

Hinweise zur Kommunikation

Interne Kommunikation:

• Transparent über Ziele, Maßnahmen und Fortschritte informieren
• Erfolge sichtbar machen (z.B. CO₂-Einsparungen, Kosteneffizienz)
• Niedrigschwellige Informationsformate (Leitfäden, FAQ, Video-Tutorials)
• Regelmäßige Feedback-Möglichkeiten und Anpassungen basierend auf Nutzerrückmeldungen

Externe Kommunikation:

• Austausch mit anderen Hochschulen über Netzwerke (z.B. DGhochN, Hochschulnetzwerk Nachhaltigkeit)
• Veröffentlichung von Erfahrungen und Lessons Learned
• Präsentation auf Konferenzen und in Fachpublikationen
• Bereitstellung von Open-Source-Lösungen für nachhaltige Mobilität

Optional weitere methodische Empfehlungen

• Erweiterte Nutzung agiler Changemanagement-Tools (Kanban, Scrum, usw.)
• Einsatz von Facilitator-Team u.a. zur Koordination des Trafoteams
• Konsequente Nutzung cloudbasierter digitaler Formate (Zoom, BBB, Miro, usw.)
• Kombination aus Top-down und Bottom-up Maßnahmen

Rahmenbedingungen der OVGU

Rahmenbedingungen des Transferlabors

• Laufzeit: Das Transferlabor hatte eine Laufzeit von zehn Monaten
• Finanzen: 10.000 € Projektmittel

Rahmenbedingungen an der Hochschule

• Standort: Hauptcampus in Magdeburg am Universitätsplatz
• Hochschulgröße (in Vollzeitäquivalente): rund 12.833 Studierende und über 2.672 Mitarbeitende, davon 195 Professor*innen, 1.528 Wissenschaftliche Mitarbeiter*innen, 949 Nichtwissenschaftliche Mitarbeitende (Stand vom 31.12.2023)

Unterstützung der Hochschulleitung zur Maßnahmenumsetzung

Die Hochschulleitung unterzeichnete für den Projektantrag einen Letter of Intent, in welchem die Unterstützung zugesichert wurde. Rektor und Kanzlerin wurden konsequent neben der Auswahl der Maßnahme vor Beginn des Transferlabors und während der stetigen Transferphase informiert und in Feedbackschleifen einbezogen.

Institutionalisierung von Nachhaltigkeit & Klimaschutz

Zum Zeitpunkt der Maßnahmenumsetzung gab es sowohl ein Nachhaltigkeitsbüro und eine Senatskommission Klima. Darüberhinaus die Nachhaltigkeitsstrategie der OVGU sowie den Senatsbeschluss zur Treibhausgasneutralität der OVGU.

Hinweise und Ergänzungen

Herausforderungen und Lösungsansätze

• Wissenschaftsfreiheit vs. Klimaschutz: Balance zwischen notwendiger internationaler Vernetzung und Klimazielen durch smarte Anreizsysteme statt Verbote
• Kosten-Nutzen-Abwägung: Langfristige Kosteneinsparungen durch Effizienzgewinne und Imageverbesserung kommunizieren
• Technische Komplexität: Schrittweise Einführung und kontinuierliche Nutzerunterstützung

Erfolgsmessung

• Quantitative Indikatoren: CO₂-Emissionen pro Dienstreise, Anteil nachhaltiger Verkehrsmittel, Kosteneinsparungen
• Qualitative Indikatoren: Nutzerakzeptanz, Prozesseffizienz, Beitrag zur Klimaneutralitätsziele
• Monitoring-Zyklen: Vierteljährliche Auswertungen mit jährlicher Gesamtbewertung

Weblinks

KlimaPlanReal – Homepage Universität Magdeburg

KlimaPlanReal im DGhochN Wiki