HOCH-N:Nachhaltige Beschaffung

Betroffener Personenkreis

Dieser Beitrag richtet sich an zentrale und dezentrale Beschaffer*innen, Einkäufer*innen, bspw. Sekretär*innen und Personen, die im Rahmen ihrer Hochschulangehörigkeit und -tätigkeit Produkte, Waren und Dienstleistungen ausschreiben und beschaffen. Angesprochen sind auch Mitarbeiter*innen der akademischen Verwaltung im Zuständigkeitsbereich der Mittelvergabe wie etwa Dekanatsrät*innen.

Relevanz

Bei der Beschaffung von Materialien, Produkten und Dienstleistungen berücksichtigen nachhaltigkeitsorientierte Hochschulen zunehmend umweltbezogene, soziale und ethische Aspekte als wichtige Entscheidungskriterien. Waren und Leistungen sollten demnach die folgenden Eigenschaften aufweisen: umwelt- und sozialverträglich, langlebig, abfallarm, rezykliert und/oder rezyklierbar, aus nachwachsenden Rohstoffen, energieeffizient, klimaneutral, möglichst regional und/oder biologisch erzeugt und fair gehandelt bzw. transportiert.

Relevant ist die nachhaltige Beschaffung an Hochschulen durch das damit einhergehende Finanz- und Nachfragevolumen. Eine konsequente Nachfrage von nachhaltigen Produkten und Dienstleistungen trägt zum Schutz der natürlichen Lebensgrundlagen bei und wirkt als Innovationsmotor für ebendiese Güter bzw. Leistungen. Nachhaltige Beschaffung kann aber auch ein Auslöser für ein gesamtheitliches Umdenken mit dem Ziel des nachhaltigen Campus sein.

Rechtliche Relevanz hat eine nachhaltige Beschaffung und die damit verbundene Einhaltung von Umwelt- und Energieeffizienzkriterien sowie Grenzwerten insbesondere bei energieverbrauchsrelevanten Produkten und Dienstleistungen sowie bei Stoffen und Gemischen, die im Sinne des Chemikalienrechts als gefährlich eingestuft sind. Nachhaltige Beschaffung an Hochschulen muss nach rechtlicher Relevanz außerdem mit den Forderungen des Kreislaufwirtschaftsgesetzes, insbesondere § 45 („Pflichten der öffentlichen Hand“) einhergehen und die Langlebigkeit, Reparaturfreundlichkeit und Wiederverwendbarkeit oder Verwertbarkeit von Produkten berücksichtigen. Außerdem fordert eine rechtskonforme Beschaffung Produkte und Dienstleistungen, die im Vergleich zu anderen Erzeugnissen weniger oder schadstoffärmere Abfälle erzeugen. In der Vergabeverordnung (VgV) ist darüber hinaus seit 2016 geregelt, dass in den Leistungs- und Funktionsanforderungen umweltbezogene Aspekte als Auftragsgegenstand Berücksichtigung finden sollten. Es ist anzumerken, dass die Umweltkriterien mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen und verhältnismäßig zum Auftragswert und Beschaffungsziel sind, wodurch wiederum durch den Kostenaspekt eine Relativierung erfolgt.

Umweltbezogene Anforderungen dürfen und sollten auch an den Herstellungsprozess sowie den Lebenszyklus (Produktions- und Lieferkette) gestellt werden. Die Anforderungen an Nachhaltigkeit müssen sich dabei nicht in materiellen Eigenschaften vom Auftragsgegenstand niederschlagen und können mit definierten Produktkriterien und -zertifikaten in Verbindung stehen. Hochschulen sollten daher in Prozessen der Bedarfsermittlung und -planung sowie für Ausschreibungen und Auftragsvergaben Kriterien für eine nachhaltige Beschaffung definieren und diese bspw. in einer internen Beschaffungsrichtlinie festschreiben. Denn vergaberechtlich wird nur geregelt, wie das Verwaltungsverfahren einer Beschaffung ablaufen muss und nicht welche Produkte und Leistungen beschafft werden sollen.

Ökonomisch relevant kann nachhaltige Beschaffung sein, wenn in den Leistungsbeschreibungen und Zuschlagskriterien konkrete Nachhaltigkeitskriterien definiert sind und demzufolge ausschließlich Angebote eingehen, die diese Kriterien erfüllen. Auch wenn daraufhin das kostengünstigste Angebot den Zuschlag erhält, wird der Anspruch an die Nachhaltigkeit erfüllt. Werden dennoch konventionelle mit nachhaltigen Erzeugnissen/Dienstleistungen verglichen, können letztere gegenüber ersteren zunächst teurer sein. Das Mehr an Nachhaltigkeitsleistung kann aber partiell die Mehrkosten rechtfertigen. Höhere Kosten können bei materiellen und technischen Produkten zumeist einmalig bei der Erstanschaffung entstehen. In der Nutzungsphase sind die Verbrauchskosten von nachhaltigen Erzeugnissen oftmals geringer, da sich dann Einsparpotentiale z. B. von Energie, Abfall und Verbrauchsmitteln bemerkbar machen. Durch nachhaltige Beschaffung lassen sich in der Nutzungsphase weitere unmittelbare Preisvorteile erzielen, zum Beispiel durch Recyclingpapiere, Nachfüllpackungen oder wiederaufbereitete Tinten- und Tonerkartuschen.

Durch die Langlebigkeit nachhaltiger, hochwertiger Materialien kann zudem die Nutzungsphase verlängert werden, wodurch sich Kosten für kurzfristigere Neuanschaffungen reduzieren.

Die Vermittlung dieser kausalen Beziehungen ist für die in der Beschaffung handelnden Personen einer Hochschule von außerordentlicher Bedeutung und wurde bzw. wird vielfach unterschätzt und vernachlässigt. Sehr häufig sind die Prämissen der ausschließlichen „Kostengünstigkeit“ und/oder auf Erfahrung basierender Funktionalität und Praktikabilität tief verwurzelt und erschweren eine Neuausrichtung im Sinne der Nachhaltigkeit. Das Ziel der nachhaltigen Beschaffung wird daher nicht zwingend erreicht, indem ein top-down gesteuertes Verfahren etwa durch Modifikation von Beschaffungsrichtlinien oder im Hochschulbetriebssystem etabliert wird. Vielmehr müssen den an der Beschaffung beteiligten Personen im Rahmen eines kommunikativen und kontinuierlichen Austauschprozesses die vorstehend genannten Zusammenhänge argumentativ nachvollziehbar erläutert werden, um dadurch einen Prozess des Umdenkens und der Motivation anzustoßen.

Dass nachhaltige Produkte über den Lebenszyklus betrachtet kostengünstiger sein können als konventionelle Varianten, belegt auch eine von der Stadt Berlin veröffentlichte Studie bei 10 von 15 Produktgruppen. Dazu gehörten u. a. Bürobeleuchtung, Computer, Gebäude, Kopier- und Druckpapier, Multifunktionsgeräte und Reinigungsmittel. Eine hohe Relevanz sollten nachhaltig beschaffende Hochschulen laut Bundesministerium des Inneren (BMI) zudem auf folgende Produktgruppen legen, die unter Einhaltung von Nachhaltigkeitskriterien (wie dem Blauen Engel, Holz aus nachhaltiger Forstwirtschaft (FSC)) eingekauft werden können:

• Bekleidung und Textilien (z. B. Arbeitsbekleidung für technisches Personal)
• Beleuchtung (z. B. LED-Leuchtmittel im Innen- und Außenbereich)
• Betriebsmittel (z. B. Schmierstoffe, Lösemittel)
• Bürobedarf (z. B. Stifte etc.)
• Büroeinrichtung (z. B. Tische, Stühle, Schränke, Regale)
• Bürogeräte (z. B. Drucker, Kopierer und Zubehör)
• Fuhrpark (z. B. Dienst-Kfz)
• Gartenbaugeräte und -maschinen
• Gas (z. B. zur Wärmeversorgung)
• Händetrocknungssysteme
• Hygiene- und Reinigungsartikel (z. B. Seifen, Toilettenpapiere etc.)
• Informations- und Rechnertechnik (z. B. Computer, Monitore, Notebooks)
• Lacke, Farben, Klebstoffe
• Lebensmittel und Catering (z. B. Kaffee, Tee, Milch, Snacks)
• Papierprodukte (z. B. Druck-, Kopier-, Pressepapier u. -erzeugnisse)
• Schädlingsbekämpfung (z. B. Pestizide, Herbizide)
• Streumittel
• Strom.

Gesundheitlich relevant kann nachhaltige Beschaffung sein, da bspw. durch emissionsarme Drucker und Kopierer das Raumklima verbessert und die Gesundheit von Beschäftigten geschont wird.

Sozial und gesellschaftlich relevant ist eine nachhaltige Beschaffung, da gerade Hochschulen eine wichtige Vorbildfunktion für ihre Angehörigen und für die Gesellschaft insgesamt einnehmen. Informierte und beteiligte Studierende, Beschäftigte und externe Partner*innen sind außerdem wichtige Multiplikator*innen innerhalb einer Hochschule und darüber hinaus im privaten, beruflichen und gesamtgesellschaftlichen Leben. Schließlich kann das Image und Eigenmarketing einer Hochschule gestärkt werden, was z. B. Standortvorteile und stabile Studierendenzahlen mit sich bringen kann.

Eine nachhaltige Beschaffung unter Berücksichtigung von Lebenszykluskosten von Materialien, Produkten und (Dienst-) Leistungen, kann zusammenfassend mittel- und unmittelbar für die Umweltauswirkungen, Gesundheit und Wirtschaftlichkeit einer Hochschule relevant sein. Wenn Hochschulen ihre nachhaltige Beschaffung steigern und dadurch einen mengenmäßigen Absatz, d. h. die Nachfrage, von nachhaltigen Produkten und Dienstleistungen erhöhen, könnten dadurch Preise sinken, die bisher wegen geringen Absatzes höher waren als bei stark nachgefragten konventionellen Waren und Leistungen. Eine verstärkte Nachfrage der Hochschulen nach nachhaltigen Erzeugnissen und Dienstleistungen trägt somit dazu bei, mittel- und langfristige Produktions- und Konsumtrends nachhaltig zu ändern.

Festzuhalten ist aber auch, dass viele Hochschulen bei der Beschaffung eingeschränkte Gestaltungs- und Entscheidungsspielräume haben, da in mehreren Bundesländern die Beschaffung und/oder die Vergabe von Dienstleistungen insbesondere im Bereich Liegenschaften und Gebäudemanagement (teilweise) zentralisiert und die diesbezügliche Hochschulautonomie daher beschränkt ist.

Ziele

Für eine nachhaltige Beschaffung können sich Hochschulen unter Einbeziehung der handelnden Personen in Abstimmung mit der Leitungsebene beispielsweise folgende Ziele setzen und diese in spezifischen Beschaffungsrichtlinien niederlegen.

• Beschaffung und Nutzung von
  • langlebigen und reparaturfreundlichen Produkten und damit verbundenen langen Nutzungszeiten anstelle von häufigen Neuanschaffungen in kurzen Zeitintervallen,
  • Produkten und Dienstleistungen, die umwelt- oder sozialverträglich, abfallarm, recycelt, aus nachwachsenden Rohstoffen, energieeffizient, klimaneutral, fair und/oder regional gehandelt oder biologisch erzeugt sind,
  • von Produkten die im Vergleich zu anderen Erzeugnissen zu weniger oder schadstoffärmeren Abfällen führen,
• regionale Wertschöpfung,
• Analyse und Erfassung der Beschaffungssituation,
• Steuerung und Verbesserung der Beschaffungssituation,
• Schulung von Beschaffer*innen,
• formale und non-formale Bildung, Bewusstseinsschaffung und -schärfung,
• Vorbild- und Multiplikatorenwirkung und
• Nachhaltigkeitsberichterstattung zur Beschaffung,
• Rechtskonformität.

Hemmnisse und Treiber

Hemmnisse

Treiber

zentrale Beschaffung von Produkten/Dienstleistungen durch länderzentrale Behörden (in Sachsen z. B. SIB) beschränkte Handlungs- und Entscheidungsspielräume der Hochschulen bei interner sowie insbesondere bei zentraler Beschaffung Fokussierung auf Anschaffungskosten anstelle von Lebenszykluskosten zeitlich-personeller Mehraufwand bei nachhaltigkeitsorientierter Beschaffung fehlende oder unzureichende Akzeptanz neuer Kriterien mit Nachhaltigkeitsbezug, Regelungen (interne Beschaffungsrichtlinien) durch betroffenen Personenkreis Unkenntnis im betroffenen Personenkreis

Berücksichtigung rechtlicher Rahmenbedingungen (z.B. § 45 KrWG, VOL, VHB, interne Vergaberichtlinien, EU-Vorgaben) Kosteneinsparung bei langlebigen sowie abfall- und wartungsarmen Erzeugnissen Energieeffizienz bei Beschaffung von energieverbrauchseffizienten Geräten Definition und Integration qualitativer und quantitativer NH-Kriterien in (rechtskonformen) internen Beschaffungsrichtlinien Gestaltung des Beschaffungsprozesses gemeinsam mit betroffenem Personenkreis (einschließlich Fakultäten/Fachbereiche), Lieferanten, Dienstleistern und Behörden

Checkliste nachhaltige Beschaffung

Checkliste Beschaffung

Good Practice

Richtlinie zur nachhaltigen Beschaffung an der Hochschule für nachhaltige Entwicklung Eberswalde
Mit dieser Richtlinie hat sich die Hochschule für nachhaltige Entwicklung Eberswalde (HNEE) strengen, auf nachhaltige Kriterien ausgerichteten Grundsätzen gestellt. Grundsätzlich gilt, dass zu beschaffende Produkte und Dienstleistungen von der Produktion bis zur Entsorgung unter Berücksichtigung von sozialen, ökologischen und ökonomischen Aspekten hergestellt werden. Darunter berücksichtigt die HNEE zehn Produktgruppen, die mit genauen Produkten untersetzt sind, bspw. Kopierer, Computer und Zubehör, EDV-Verbrauchsmaterialien für Drucker/Multifunktionsgeräten. Mehr Info: http://www.hnee.de/de/Hochschule/Leitung/Amtliche-Mitteilungen-Gesetzestexte/Amtliche-Mitteilungen-Gesetzestexte-K879.htm.

Tauschbörse LMU Ulla u. Jens - Beispiel erarbeiten

Case Study - nachhaltige Beschaffung an der HSZG

in Arbeit

Weiterführende Informationen und Links

• Kompass Nachhaltigkeit - Dieses Webportal bietet umfangreiche Informationen zur nachhaltigen öffentlichen Beschaffung.
• home_node.html Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung - Das Internetportal vom Bundesministerium des Innern informiert über Gesetze, Regelungen, Leitfäden, Beispiele, Termine und Schulungen zur nachhaltigen Beschaffung.
• Nachhaltige Produkte finden - Hier finden Einkäufer*innen Informationen zur nachhaltigen biobasierten Beschaffung zu verschiedensten Produktgruppen und gelistete Produktbeschreibung, Umweltgütezeichen sowie Preisen und Produktlinks.

Beschlüsse und Leitlinien zum nachhaltigen Einkauf und umweltorientiertem Verwaltungshandeln

• Leitfaden für eine umweltverträgliche Beschaffung in Hamburg
• Verwaltungsvorschrift „Beschaffung und Umwelt“ der Stadt Berlin
• Leitfaden zur nachhaltigen Beschaffung von Bürobedarf in Hessen
• Leitfaden zu Beschaffung energieeffizienter Produkte und Dienstleistungen
• Leitfaden innovative öffentliche Beschaffung

Leistungsbeschreibungen und Ausschreibungen

• Bedarfsbeschreibung für ein Bürogebäude
• Formulierungshilfen für (Produkt-) Ausschreibungen
• Ausschreibungshilfen von „natureplus“
• Ausschreibungshilfen vom Umweltbundesamt
• Ausschreibungsempfehlungen von der Fachagentur Nachwachsende Rohstoffe
• Broschüre: das nachwachsende Büro

Schulungsskripte „Umweltfreundliche Beschaffung“ vom Umweltbundesamt (UBA) Das UBA hat 2010 erstmalig Schulungsskripte veröffentlicht, die einen praxisnahen Einblick in die umweltfreundliche Beschaffung in 6 Themenbereiche gegliedert anbieten. Die aktuellen und überarbeiten Versionen gibt es seit 2016. Schulungsskripte :

1. Grundlagen der umweltfreundlichen Beschaffung
2. Rechtliche Grundlagen der umweltfreundlichen Beschaffung
3. Einführung in die Verwendung von Produktkriterien aus Umweltzeichen
4. Strategische Marktbeobachtung und -analyse
5. Einführung in die Berechnung von Lebenszykluskosten und deren Nutzung im Beschaffungsprozess
6. Hemmnisanalyse für eine umweltfreundliche Beschaffung mittels Selbstevaluations-Tool

Berechnung der Lebenszykluskosten – Tool-Picker Mit dem Lebenszykluskosten-Tool-Picker vom Kompetenzzentrum für innovative Beschaffung (KOINNO) steht auch Hochschulen ein Instrument zur Verfügung, das bei der Berechnung von Lebenszykluskosten von Produkten Unterstützung leisten kann. Den Anwender*innen stehen dabei warengruppenspezifische und bedarfsgerechte Möglichkeiten zur Verfügung.

Umweltzeichen, -siegel und Label:

• https://label-online.de/ - gibt einen Überblick über eine Vielzahl an Siegeln und Labeln, was sie bedeuten und welche Qualität sie auszeichnen
• https://www.siegelklarheit.de - unterstützt beim nachhaltigen Einkauf und analysiert die Bereiche Wasser, Boden, Energie, Klima, Chemikalien, Abfall, Luftverschmutzung, Biodiversität, Ökosysteme, Umweltmanagement, Materialeinsatz und Qualität
• https://www.umweltbundesamt.de/themen/wirtschaft-konsum/umweltfreundliche-beschaffung/datenbank-umweltkriterien - Das Umweltbundesamt hat u.a. für die Bereiche Bauwesen, Bürogeräte, Büroverbrauchsmaterialien, Fahrzeuge, Gebäude, Lebensmittel und Catering, Möbel, Rechenzentren, Reinigung/Hygiene, Textilien, Entsorgung, Strom- und Wärmeversorgung sowie für "Weiße Ware" Umweltzeichen zusammengestellt.

Quellen

Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz.(20.7.2017 I 2808). Kreislaufwirtschaftsgesetz – KrWG. Abgerufen am 04. Mai 2018 von http://www.gesetze-im-internet.de/krwg/

Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz.(18.7.2017 I 2745). Vergabeverordnung – VgV. Abgerufen am 04. Mai 2018 von http://www.gesetze-im-internet.de/vgv_2016/__67.html

Bundesministerium des Inneren – Beschaffungsamt – Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung. (2018). Portal für nachhaltige Beschaffung, Produktgruppen. Abgerufen am 04. Mai 2018 von http://www.nachhaltige-beschaffung.info/DE/Produktgruppen/produktgruppen_node.html

Bundesministerium für Arbeit und Soziales. (2011). Die DIN ISO 26000 „Leitfaden zur gesellschaftlichen Verantwortung von Organisationen“ – Ein Überblick –. Abgerufen am 04. Mai 2018 von https://www.bmas.de/SharedDocs/Downloads/DE/PDF-Publikationen/a395-csr-din-26000.pdf?__blob=publicationFile

Europäische Kommission. (2011). Grünbuch über die Modernisierung der europäischen Politik im Bereich des öffentlichen Auftragswesens. Abgerufen am 04. Mai 2018 von http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:52011DC0015&from=DE

Fachagentur Nachwachsende Rohstoffe e. V. (Hrsg.). (2017). Nachwachsende Rohstoffe im Einkauf, Themenheft III: Büro – Einrichtung, Material, Gestaltung. Abgerufen am 04. Mai 2018 von https://www.fnr.de/fileadmin/beschaffung/pdf/Themenheft_Buero_web__V05.pdf

Fraunhofer-Gesellschaft, Helmholtz-Gemeinschaft, Leibniz-Gemeinschaft (Hrsg.). (2016). fact sheet Nachhaltige Beschaffung in der Nutzungsphase. Abgerufen am 04. Mai 2018 von http://www.nachhaltig-forschen.de/fileadmin/user_upload/factsheets/LeNa_FactSheet_Nachhaltige_Beschaffung_Nutzung_fin.pdf

Umweltbundesamt (Hrsg.). (2016). Rechtliche Grundlagen der umweltfreundlichen öffentlichen Beschaffung / Schulungsskript 2. Abgerufen am 07. 06 2018 von https://www.umweltbundesamt.de/sites/default/files/medien/377/publikationen/170123_uba_ratgeber_schulungsskript2_bf_0.pdf

Umweltbundesamt (Hrsg.). (2016). Umweltfreundliche Beschaffung, Schulungsskript 1. Abgerufen am 04. Mai 2018 von https://www.umweltbundesamt.de/sites/default/files/medien/377/publikationen/170127_uba_ratgeber_schulungsskript1_bf.pdf

Einzelnachweise