Mobilität an deutschen Hochschulen – Wie lassen sich Dienstreisen an Hochschulen effizient auswerten?, 18.03.25

In diesem Hub werden verschiedene Ansätze zur digitalen Datenerhebung und Auswertung von Dienstreisen beleuchtet. Expert:innen stellen Praxisbeispiele des niedersächsischen Netzwerks HochNiNa und der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg vor. Im Anschluss wird gemeinsam über die Herausforderungen und Lösungsansätze diskutiert.

Mobilität an deutschen Hochschulen – Wie lassen sich Dienstreisen an Hochschulen effizient auswerten?, 18.03.25
Datum
Di 18 März 2025 10:00 Uhr
Schwerpunkte
Dienstreisen
Bezug Wiki-Themen
Nachhaltigkeit, Klimaneutralität, Mobilität, Betrieb

Agenda und Informationen

• Moderatorin: Julia Twachtmann
• Datum: 18.03.2025
• Zeit: 10:00 Uhr – 11:30 Uhr
• Ort: Online

10:00 Uhr – Begrüßung durch die Moderatorin

• Erläuterung des Ablaufplans
• Vorstellung der Hub-Thematik

10:05 Uhr – Präsentation: Best Practice Beispiele von der Hochschule Magdeburg-Stendal

• Vorstellung von Best-Practice-Beispielen zur Erfassung und Auswertung von Dienstreisen.
• Schwierigkeiten bei der digitalen Auswertung werden thematisiert. Die bisherige manuelle Datenauswertung war sehr zeitaufwändig, da sie händisch ablief. Daher ist die Umstellung auf ein digitales Tool vorgesehen, welches beispielsweise Parameter zur Wahl des Verkehrsmittels enthalten kann.
• Definition von Parametern zur Förderung nachhaltiger Mobilität, da Mobilität einen erheblichen Einfluss auf die Treibhausgasemissionen hat.
• Durchführung einer Mentimeter-Umfrage mit folgenden Fragen und Ergebnissen:
  1. Frage: Warum nehmen die Teilnehmenden am heutigen Meeting teil?
     • Antwort: Mehrheitlich, um von anderen zu lernen
  2. Frage: In welcher Funktion nehmen die Teilnehmenden teil?
     • Antwort: Meist als "Sonstige" (Projektmanager:innen, Mobilitätsmanager:innen, Qualitätsmanager:innen), gefolgt von Nachhaltigkeits- und Klimaschutzmanager:innen
  3. Frage: Welches System wird zur Erfassung von Dienstreisen genutzt?
     • Antwort: umfassen z.B. SAP, HIS-RKA und MACH ERP.
  4. Frage: Wurde bereits versucht, die Dienstreisedaten auszuwerten?
     • Antwort: unter anderem zeitaufwendig, mühsam, „Ja“ und „Nein“ beides vertreten.

10:15 Uhr – Vortrag OVGU

• Analyse der Emissionen für Dienstreisen basierend auf vorhandenen Abrechnungsdatensätzen.
• Herausforderungen durch unzureichende Auflösung der Daten (nur ein Ort pro Tag, keine exakte Verkehrsmittelzuordnung).
• Berechnung der Distanzen mithilfe des R-Pakets und Zuordnung der CO2-Emissionen basierend auf dem klimaschädlichsten Verkehrsmittel.
• Probleme die dabei aufgetreten sind: Tippfehler in Ortsangaben, fehlende nicht abgerechnete Dienstreisen, lange Abrechnungsfristen.
• In den letzten Jahren wurden 1000-1500 Tonnen CO2-Äquivalente gemessen. Hierbei ist die wesentliche Unbekannte, wenn kein Verkehrsmittel angegeben wurde. Es wurden drei Distanzkategorien entwickelt (Interkontinental, intereuropäisch und innerdeutsch), bei jeder Kategorie wird definiert, wie der Verkehrsmittelmix zusammengesetzt ist (hier wurde sich auf Flugzeug, Auto und Bahn beschränkt, wobei letzteres zwischen Nah- und Fernverkehr differenziert wurde). Danach Bildung eines Emissionsfaktors.
• 90 % der CO2-Emissionen aus Dienstreisen stammen aus Flugreisen. Darum wird empfohlen, sich bei den Dienstreisen auf das Flugzeug zu konzentrieren.
• OVGU berechnet die Strecken streckenspezifisch mit Formel (von der Website MyClimate).
• Beim Verkehrsmittel Auto werden mit Faktoren des Umweltbundesamtes (standardisierte Emissionsfaktoren) gerechnet.

10:25 Uhr – Vortrag: Projekt COUNTS (Zwischenstand des Leitfadens zur Dienstreiseabrechnung)

• Das drei Jahre laufende Projekt COUNTS an der Uni Oldenburg entwickelt einen einheitlichen Treibhausgasbilanzrahmen für niedersächsische Hochschulen.
• Hintergrund: Klimaneutralitätsziel der niedersächsischen Hochschulen bis 2035.
• Mobilitätsbezogene Emissionen machen 45 % der Gesamtemissionen aus.
• Es gibt in dem Projekt 4 Taskforces, die unterschiedliche Themen behandeln. Hier wird die Taskforce 2 vorgestellt (Dienstreisen und Auslandssemesterreisen).
• Analyse bestehender Bilanzierungspraktiken zeigt große Unterschiede in der Erfassung und der jeweiligen Güte, auch durch unterschiedliche Tools die genutzt werden.
• Grundidee der Taskforce: Entscheidungsbäume sollen eine einheitliche Bilanzierung ermöglichen. Annahme ist hierbei, dass je genauer die Datengüte ist, desto höher sind die Emissionen (könnte ein negativer Anreiz sein).
• Zentrale Erkenntnisse: Beim Bilanzrahmen wurde diskutiert, ob man nur Personen bilanziert die „Outgoing“ sind und nicht „Incoming“, wobei sich auf „Outgoing“ geeinigt wurde. Zudem wurden Dienstreisen von Professor:innen auffällig oft nicht abgerechnet. Hierfür wurde eine Umfrage erstellt, die es möglich machen soll herauszufinden, wie viele Dienstreisen nicht abgerechnet wurden, um die angefallenen und nicht erfassten Emissionen einschätzen zu können.
• Weiterer Punkt sind die Bahnreisen, bei denen auch die Antriebsart der Züge für die Bilanzierung von Bedeutung wäre, jedoch sind diese schwierig zu erfassen und eine automatisierte Wegstreckenermittlung ist ebenfalls problematisch.

11:00 Uhr – Break-Out-Räume

• Den Teilnehmenden wurden folgende Leitfragen zur Orientierung vorgeschlagen:
  1. Welche Daten werden bisher erfasst und welche Daten fehlen noch im digitalen Tool?
  2. Wie geht ihr damit um, wenn Daten im Tool nicht abgefragt werden?
  3. Welche Bedarfe gibt es noch?

Ergebnis-Zusammenfassung der Break-Out-Räume

• HIS/QIS-SVA: Frage, die sich gestellt wurde: Sind HIS und QIS-SVA das Gleiche? Diskussion über fehlende Startpunkte und Zwischenstopps in den Systemen. Konsens: Diese sollten erst bei der Abrechnung erfasst werden, um den Antrag zu erleichtern und flexible Anpassungen zu ermöglichen.
• SAP: Auslandssemester waren hier Thema, Herausforderung bei der Erfassung von Studierendenmobilität. Diskussion über Annahme, dass 1 % der Studierenden in ein Auslandssemester gehen und Langstreckenflüge nutzen, sowie mögliche Integration von Erasmus-Daten zur besseren Erfassung der realen Mobilitätsströme. Ein weiteres Thema war der Nachteil von SAP, da Reiseketten nicht nachvollziehbar sind (wo ist die Person auf ein anderes Verkehrsmittel umgestiegen etc.).
• Weitere Frage ist, wie man die Daten von Reiseanbietenden und Buchungssoftwaren integrieren könnte. Vorteil einer direkten Anbindung an Buchungssysteme zur genauen Emissionsberechnung. Herausforderung: Finanzielle und technische Umsetzung.
• Noch kein Tool: Diskussion über zentrale Erfassung und die Nutzung pauschaler Berechnungsmethoden aufgrund fehlender einheitlicher Strukturen.
• Weiteres: In diesem Raum wurde die Studierendenmobilität diskutiert. Unklare Erfassung von Erasmus- und Pendlerströmen. Beispiel OVGU: 4.000 Tonnen CO2 durch Pendlerverkehr, wobei einige Bereiche nicht bilanziert sind, wie zum Beispiel Internationales. Notwendigkeit einer präziseren Datenerfassung wird betont.

Diskussion im Chat (Fragen und Antworten)

• Frage: Wie wird die Distanz für Zugreisen berechnet?
  • Berechnung erfolgt über ein R-Paket, welches auf OpenStreetMap-Daten zugreifen kann und darüber dann die Distanzen berechnen kann. Das Paket ist frei zugänglich.
• Frage: Wie kann man nachvollziehen, mit welchem Transportmittel die längste Strecke zurückgelegt wurde?
  • Das kann man nicht komplett bestimmen. Falls zum Beispiel Flugzeug und Bahn aufgezählt werden, wird davon ausgegangen, dass es das Flugzeug war.
• Frage: Sollten extern eingeladene Angestellte bilanziert werden?
  • Derzeit nicht, aber es gab bereits Anfragen, bei denen Dozierende bilanziert werden wollten. In einer großen Hochschulbilanzierung soll es aber nicht durchgeführt werden.
• Frage: Wie wird verfahren, wenn eine Hochschule für Dienstreisen bezahlt, aber eine andere die Kosten übernimmt?
  • Keine standardisierte Erfassung, Transparenz über solche Reisen fehlt.
• Frage: Wo wird die Datengrundlage für die Berechnung gesetzt?
  • Unterschiedlich – Finanzbuchhaltung als Notlösung, grundsätzlich genauere Werte durch spezifische Dienstreise-Datensätze.
• Frage: In NRW gibt es eine Arbeitsgruppe zur klimaneutralen Landesverwaltung, an der sich auch Hochschulen beteiligen. Diese Gruppe arbeitet an einem Berichtssystem zur Treibhausgasbilanzierung und setzt Standards fest. Beispielsweise werden Kilometer mit Geodaten berechnet. Besonders interessant ist die Berechnung von Flugemissionen: Diese basiert auf einer IFEU-Studie (Institut für Energie- und Umweltforschung Heidelberg) unter Verwendung von TREMOD-Daten (Transport Emission Model). Dabei werden sechs verschiedene Distanzklassen und Flughöhen berücksichtigt, um präzise Emissionsfaktoren im Tool zu hinterlegen. Dadurch müssen die Mitarbeitenden keine eigenen Berechnungen durchführen.
  • Das IFEU-Institut stellt ein Webtool zur Bilanzierung auf der Website FlyingLess zur Verfügung, das alle relevanten Daten liefern sollte. Atmosfair bietet ähnliche Daten, wird jedoch als weniger transparent und schwer handhabbar beschrieben.
  • Es bringt wenig, jede einzelne Tonne CO₂ mit großem Aufwand exakt zu berechnen – stattdessen sollte man mit einem praktikablen Rahmen arbeiten.
  • Ein weiterer wichtiger Punkt beim Bilanzrahmen: Es werden nur Reisen bilanziert, die über die Hochschule abgerechnet werden. Wenn ein Dozent oder eine Dozentin eingeladen wird und die Kosten von einer anderen Institution übernommen werden, erscheint diese Reise nicht in der Hochschulbilanz.
  • Bei der Studierendenmobilität bestehen Unsicherheiten hinsichtlich der Erfassung von Incomings und Outgoings. Während einige Hochschulen nur ausgehende Studierende berücksichtigen, bilanzieren einige angelsächsische Universitäten beide Gruppen.

Weiterführende Links und Informationen

• MyClimate Flugrechner: http://www.myclimate.org
• Tidygeocoder (RStudio) wurde zur Schätzung der Streckenlängen genutzt und ist frei zugänglich
• Klimaschutzkonzept Hochschule Magdeburg-Stendal: Formeln Klimaschutzkonzept auf Seite 17