Nachhaltige Entsorgungsprozesse an (bayerischen) Hochschulen (REKLINEU)
Das Arbeitspaket „Arbeitspaket 4 - Nachhaltige Beschaffung und Entsorgung an Hochschulen“ wurde vom Institut für angewandte Logistik (THWS) im Rahmen des Projektvorhabens REKLINEU erarbeitet. Das Beispiel zeigt die THG-Erfassung an der Technischen Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS).
Kurzbeschreibung
Im Rahmen des REKLINEU-Arbeitspakets 4 wurde ein praxisorientiertes und rechtssicheres Entsorgungsmodell für bayerische Hochschulen entwickelt. Dieses Modell bietet eine vollständige, nach VV Art. 61 und 63 BayHO konforme Prozesskette, die Hochschulen nach Prüfung interner Prozess und Anweisungen übernehmen und in ihre Dienstanweisungen integrieren könnten. Eine individuelle rechtliche Prüfung durch die institutionseigene Rechtsabteilung muss nochmals vorgenommen werden. Eine Anfrage durch das Institut für angwandte Logistik (THWS) bezüglich Rechtssicherheit an das zuständige Ministerium wurde bisher nicht beantwortet. (Stand: 08.12.2025)
Der Good-Practice-Prozess berücksichtigt:
- rechtliche Vorgaben (interne Weitergabe → eGon[1] → Veräußerung → Spende → Entsorgung)
- Nachhaltigkeitsanforderungen (Green-IT-Maßnahmenkatalog[2], Kreislaufwirtschaft)
- Praxisbedarfe (IT-Sicherheit[2], heterogene Hochschulstrukturen, Verfügbarkeit von Refurbishern)
- administrative Vereinfachung (vereinheitlichte Anträge, Wertnachweise, eGon[1]-Zugänge)
Das Ergebnis stellt einen Rahmen für einen übertragbaren Hochschulprozess dar, welcher als Good Practice dienen kann.
Ziele
Das entwickelte Modell zielt darauf ab:
- Eine einheitliche und eine in Anlehnung an die entsprechenden Verwaltungsvorschriften[3][4] des Freistaates Bayern rechtssichere Vorgehensweise für die Entsorgung und Weitergabe von Gegenständen an Hochschulen zu schaffen.
- Nachhaltige Verwertungswege (Weitergabe, Verkauf, Spende, Refurbishing) systematisch zu priorisieren.
- Musterprozesse, Dienstanweisungen und Formulare in einer standardisierten und praxistauglichen Form bereitzustellen.
- eGon[1] als bayernweite Weitergabeplattform standardisiert in die Prozesse integrieren.
- Rechtliche Unklarheiten zu minimieren, etwa zur Spendenbefugnis oder Privatveräußerung.
- Lebenszyklusverlängerung und Kreislaufwirtschaft gemäß Green-IT-Katalog[2] zu fördern.
Die Ziele orientieren sich an den Anforderungen aus BayHO[5], BayHIG[6], Energieeffizienzgesetz[7] und Green-IT-Initiativen der bayerischen Hochschulen.
Vorgehen
09/24 - 12/24 | Praxisaustausch über AG Nachhaltige Beschaffung & Entsorgung - Auszüge Inhalte:
- 2. Sitzung am 17.09.24 - TOP:
- Projekt WueMue - Mülltrennung, -vermeidung und -recycling an der JMU Würzburg | Ohenewa Akufo, Anna Riedmann, Prof. Dr. Birgit Lugrin (Projektleitung), Dr. Markus Leisegang (Projektleitung)
- Entsorgung & Verwertung an Hochschulen – Herausforderung Nachhaltigkeit | Frank Mertens, Abfallbeauftragter & Abfallmanagement, Stabsstelle Nachhaltigkeit und Energie, Freie Universität Berlin
- Planung & Einführung einer Möbelbörse | Klara Theobald, wiss. Mitarbeiterin Fachbereich Umweltwirtschaft / -recht, Hochschule Trier – Umwelt-Campus Birkenfeld
- Austausch Prozesse der Entsorgung an Hochschulen – Ideen & Vernetzung
- 3. Sitzung am 03.12.24 - TOP:
- Vorstellung „Entsorgungsleitfaden für IT-Geräte nach der ersten Nutzungsphase[2]“ - Annette Kott (Universität Regensburg) & Jennifer Schuster (Technische Hochschule Nürnberg) | Projekt Green-IT, gefördert durch das StMWK
- Austausch Prozesse der Entsorgung an Hochschulen – Beispielprozesse nachhaltiger Entsorgung | Ideen und Herausforderungen
09/24 - 10/24 | Austausch mit Projekt WueMue - Mülltrennung, -vermeidung und -recycling an der JMU Würzburg zu Projektvorhaben, Synergien und Verwertung von Ergebnissen
09/24 - 12/24 | Austausch mit Digitalverbund Bayern im Hochschulbereich - Green IT[8] und AG Green IT - in Zusammenarbeit mit dem Digitalverbund Bayern (BayZeN)[9] über Entsorgungspraktiken und Annahmen.
04/25 | Austausch mit der Uni Regensburg - Verwaltung / Referat Haushaltssteuerung & Klimaschutzmanagement - zur Notwendigkeit von dezentralen Zugriffen auf eGon[1] als bayernweite Weitergabeplattform, um die zukünftige Transformation von Entsorgungsprozessen hin zu Vertwertungsprozesse im Sinne einer Kreislauforientierung in der Praxis effizient umsetzen zu können. Ergebnis: Auf Ministerium zugehen, um evtl. einen leichteren Zugang für eGon zu kreiieren (evtl. über die Schnittstelle Mitarbeiterservice Bayern - authega[10])
05/25 - 07/25 | Analyse der interne Aussonderungsprozesse an der THWS mit dem Ziel Transformationspotentiale und -notwendigkeiten anhand von Praxisprozessen zu identizifieren
07/25 - 09/25 | Erarbeitung von Musterprozessen und Vorlagen als Good Practise Beispiel durch das Institut für angewandte Logistik (THWS) im Rahmen des Projektvorhabens REKLINEU .
07/25 - 09/25 | Austausch mit Klimaschutzmanagement Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) hinsichtlich Abstimmung Musterprozesse und Ausarbeitung Anfrage Ministerium
10/25 | Anfrage - "Rechtssichere Entsorgungsprozesse an bayerischen Hochschulen" via Mail an das Bayerische Wirtschaftsministerium (stmwi) wg. Koordination der Behörden-Schulungen Nachhaltige Beschaffung. Verweis auf Zuständigkeit bei Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst.
11/25 | Anfrage - "Rechtssichere Entsorgungsprozesse an bayerischen Hochschulen" via Mail Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst (stmwk). Nachfrage im Dezember 2025 aufgrund fehlender Rückmeldung.
Ergebnis
Rechtssicherer Gesamtprozess nach BayHO
Der entwickelte Prozess setzt die VV zu Art. 61 [3]und 63[4] BayHO[5] vollständig um und übersetzt sie in eine operationale Schrittfolge, die für alle (bayerischen - in Teilen übertragbar) Hochschulen identisch anwendbar ist:
- Aussonderungsantrag (inkl. Inventardaten, Fotos, Wertnachweis, Datenlöschung für IT-Geräte) – gemäß Musterformularen
- Interne Weitergabe (14 Tage Umlauffrist)
- eGon[1]-Angebot (≥ 1 Monat, verpflichtend außer bei objektiver Wertlosigkeit)
- Veräußerung zum vollen Wert (Ausschreibung, Versteigerung oder interner Verkauf)
- Spende im Ausnahmefall (bei Restwert < 1.750 € delegiert an Hochschule)
- Weitergabe an Refurbisher (zulässig als Verkauf oder Verwertungsschritt)
- Ordnungsgemäße Entsorgung (nur bei klarer Unbrauchbarkeit)
Dieser Ablauf ist als Good-Practice-Standard empfohlen und kann direkt in die Dienstanweisung einer Hochschule übernommen werden.
Umsetzungsempfehlungen inkl. Downloads
- Nutzung und Anpassung der Muster-Dienstanweisung zur hochschulspezifischen Implementierung (Regelung der Zuständigkeiten, Dokumentationen, Prüffristen):
- Nutzung eines zentralen digitalen Aussonderungsformulars für alle Organisationseinheiten
- Festlegung einer hochschulinternen „Stelle Entsorgung / Wiederverwendung“ (Beschaffung oder Inventarverwaltung)
- Aufbau eines kleinen Schulungsmoduls (E-Learning) zur Durchführung der Prozesse
Rechtssichere Möglichkeiten der Spende
Die Analyse ergibt:
Ja - Spenden sind im Ausnahmefall zulässig, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
- Kein Bedarf hausintern oder innerhalb des Staates (inkl. eGon[1]-Angebot).
- Restwert < 1.750 € → Entscheidung durch die Hochschule (Delegationsrahmen gemäß VV zu Art. 63[4] 1.7a, 1.8).
- Marktwert ist festgestellt (z.B. 0 € oder geringer wirtschaftlicher Restwert).
- Dokumentation vollständig (bspw. Wertnachweis, Spendenformblatt, Nachweis Gemeinnützigkeit).
- Datenlöschung / Datenträgermanagement bei IT-Hardware gemäß Entsorgungsleitfaden[2].
Spenden sind nachhaltiger als Entsorgung und entsprechen den Empfehlungen des Green-IT-Katalogs.
Umsetzungsempfehlung
- Spendenrichtlinie in Dienstanweisung aufnehmen
- Spendenformular verpflichtend nutzen
- Zusammenarbeit mit gemeinnützigen Organisationen (v. a. vor Ort) intensivieren und standardisieren
- IT-Abteilungen verpflichten, eine DSGVO[11]-konforme Datenlöschung zu dokumentieren
Bewertung und Übernahme des Muster-Prozesses
Der Muster-Prozess („Muster-Prozess Entsorgung Hochschulen“) wird als:
✔ voraussichtlich rechtssicher (vgl. Kapitel Kurzbeschreibung)
✔ vollständig
✔ praxistauglich
✔ direkt implementierbar
bewertet. Er bildet die gesetzlich vorgesehene Reihenfolge sauber ab und ist mit VV BayHO konform.
Die schematische Darstellung wurde als Best Practice in die Good-Practice-Empfehlung integriert.
Umsetzungsempfehlung
- Prozessgrafik in lokale Dienstanweisung und Intranet integrieren
- Rollout über Kurzschulungen / Awareness-Maßnahmen
- Verknüpfung mit den universitären Beschaffungs- oder Inventarsystemen prüfen
Bewertung von Muster-Dienstanweisung & Formularen
Die vorgelegten Dokumente erfüllen alle Anforderungen:
- vollständiger Ablauf gemäß Art. 63 BayHO
- klar definierte Zuständigkeiten (IT, Haushaltsdezernat, Inventarverwaltung etc.)
- lückenlose Dokumentation
- Einbindung der eGon-Pflicht
- Spenden- und Veräußerungsregelungen korrekt abgebildet
Diese Dokumente gelten daher als Good Practice und können nahezu unverändert übernommen werden.
(Quelle: Dienstanweisung und Aussonderungsformular)
Umsetzungsempfehlung
- Hoch individuelle Anpassung nicht erforderlich — nur hochschulspezifische Rollen ergänzen
- Nutzung der Formulare verpflichtend für alle Organisationseinheiten
- Einbindung in ein digitales Workflow-System anstreben
Öffnung und Nutzung von eGon für dezentrale Zugänge
Die Prüfung zeigt:
Es spricht grundsätzlich nichts dagegen, Hochschulbeschäftigten einen erleichterten Zugang zu eGon zu ermöglichen.
Die Nutzung unterstützt die Pflicht zur staatlichen Weitergabe und fördert nachhaltige Kreislaufwirtschaft.
Notwendige Schritte:
- Kontaktaufnahme zur zuständigen eGon-Administratorstelle (in der Regel Landesamt für Finanzen / Betreiber Behördennetz).
- Hochschulinterne Festlegung, ob Zugang zentral (nur Beschaffung) oder breit (alle Mitarbeitenden) erfolgt.
- Einrichtung der nutzerseitigen Berechtigungen.
- Aufnahme in Dienstanweisung.
- Kommunikation und Schulung der Beschäftigten.
Die im Anhang enthaltene E-Mail aus der Universität Regensburg zeigt die praktikable Vorgehensweise.
(Quelle: EXT Antw: Wtrlt: Einrichtung eines Zugangs für „EGON“)
Umsetzungsempfehlung
- Einheitliches Formular zur Zugangsbeantragung entwickeln
- Nutzung freiwillig, aber empfohlen definieren
- eGon als Standardprüfschritt in Aussonderungsprozess aufnehmen
I
Schlüsselakteure und -strukturen
Ergebnisse und Wirkungen
Gelingensbedingungen
Materialien, Links, Ansprechpartner
Downloadbereich Datenblätter
Die THG-Bilanzierungsdatenblätter für Hochschulen finden Sie auch hier:
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Kontakt BayCalc
Die wichtigsten Fragen zum Tool wie auch die Verwendung und der Downloadbereich befinden sich unter https://www.bayzen.de/materialien/baycalc/.
Die Erstellung des Tools und die Projektleitung verantwortet
Prof. Dr. Manfred Sargl
Mail: mailto:manfred.sargl@unibw.de
Hinweis zur aktuellen Umsetzung
Quellen
- ↑ 1,0 1,1 1,2 1,3 1,4 1,5 eGon: "entbehrliche Gegenstände online" - im Bayerischen Behördennetz abrufbare und obligatorisch zu nutzende Plattform (vgl. VV zu Art. 61 BayHO)
- ↑ 2,0 2,1 2,2 2,3 2,4 Kott, Annette, Jennifer Schuster, Prof. Dr. Rainer Groß und Dr. Christoph Bauer. Maßnahmenkatalog Green IT an bayerischen Hochschulen. Version 1.0. Nürnberg / Regensburg: Digitalverbund Bayern (Technische Hochschule Nürnberg Georg Simon Ohm & Universität Regensburg), 2025. Accessed December 2025. https://digitalverbund.bayern/wp-content/uploads/sites/12/2025/02/Massnahmenkatalog_Green-IT.pdf
- ↑ 3,0 3,1 Freistaat Bayern. Verwaltungsvorschrift zu Art. 61 der Bayerischen Haushaltsordnung (VV-BayHO-NN61). In Verwaltungsvorschriften zur Bayerischen Haushaltsordnung (VV-BayHO). Version gültig ab 1. Januar 2025. Zugriff am 4. Dezember 2025. https://www.gesetze-bayern.de/Content/Document/VVBayHO-NN61
- ↑ 4,0 4,1 4,2 Freistaat Bayern. Verwaltungsvorschrift zu Art. 63 der Bayerischen Haushaltsordnung (VV-BayHO-NN63). In Verwaltungsvorschriften zur Bayerischen Haushaltsordnung (VV-BayHO), Fassung vom 5. Juli 1973 (Text gilt ab 1. Januar 2025). Zugriff am 4. Dezember 2025. https://www.gesetze-bayern.de/Content/Document/VVBayHO-NN63
- ↑ 5,0 5,1 Freistaat Bayern. Haushaltsordnung des Freistaates Bayern (Bayerische Haushaltsordnung – BayHO), vom 8. Dezember 1971, in der bereinigten Fassung, zuletzt geändert durch § 8 des Gesetzes vom 25. Juli 2025 (BayRS 630-1-F). Zugriff am 4. Dezember 2025. https://www.gesetze-bayern.de/Content/Document/BayHO
- ↑ Freistaat Bayern. Bayerisches Hochschulinnovationsgesetz (BayHIG), vom 5. August 2022 (GVBl. S. 414, BayRS 2210-1-3-WK), zuletzt geändert durch § 14 und § 8 des Gesetzes vom 23. Dezember 2024. Zugriff am 4. Dezember 2025. https://www.gesetze-bayern.de/Content/Document/BayHIG
- ↑ Bundesrepublik Deutschland. Energieeffizienzgesetz (EnEfG) – Gesetz zur Steigerung der Energieeffizienz in Deutschland, vom 13. November 2023 (BGBl. I Nr. 309), in der Fassung vom 18. November 2023. Zugriff am 4. Dezember 2025. https://www.gesetze-im-internet.de/enefg/BJNR1350B0023.html
- ↑ Digitalverbund Bayern im Hochschulbereich. “Green IT.” Abgeschlossene Projekte. Zugriff am 4. Dezember 2025. https://digitalverbund.bayern/projekte/abgeschlossene-projekte/green-it/
- ↑ Zentrum Hochschule und Nachhaltigkeit Bayern (BayZeN). “AG Green IT in Zusammenarbeit mit dem Digitalverbund Bayern.” Handlungsfelder → Betrieb. Zugriff am 4. Dezember 2025. https://www.bayzen.de/handlungsfelder/betrieb/ag-green-it/
- ↑ Freistaat Bayern – Mitarbeiterservice Bayern. Mitarbeiterservice Bayern – Online-Portal des Freistaats Bayern. Zugriff am 4. Dezember 2025. https://www.mitarbeiterservice.bayern.de/ https://www.authega.bayern.de/gate/web/ui/common/portal
- ↑ dsgvo-gesetz.de. “Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Finaler Text der DSGVO inklusive Erwägungsgründe.” Zugriff am 4. Dezember 2025. https://dsgvo-gesetz.de/
