Vorlagenseite für den Leitfaden nachhaltige Beschaffung und Entsorgung
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Inhalte zur Unterüberschrift 1
Unterüberschrift 2
Inhalte zur Unterüberschrift 2 - (Unterkapitel zu Unterüberschrift 1)
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Lieferantenselbstauskunft - Downloadbereich
Das Tool erleichtert die systematische Sammlung von Daten über die Nachhaltigkeitsstandards von Lieferanten. Dies ermöglicht es Hochschulen, fundierte Beschaffungsentscheidungen treffen zu können, die mit ihren Nachhaltigkeitszielen übereinstimmen. Um den diversen Anforderungen einer Marktrecherche gerecht zu werden, wurden drei Befragungsvarianten entwickelt:
Nachhaltigkeit gesamtes Unternehmen
Dateien Befragung + Bewertungsmatrix:
Nachhaltigkeit Dienstleistungen
Dateien Befragung + Bewertungsmatrix:
Nachhaltigkeit Verbrauchsgüter (Einwegprodukte)
Dateien Befragung + Bewertungsmatrix:
Nachhaltigkeit Gebrauchsgüter (Mehrwegprodukte)
Dateien Befragung + Bewertungsmatrix:
Schritt-für-Schritt-Vorgehen (praktikable Routine)
Vorbereitung & Metadaten erfassen
- Ziel & Scope: Definiert, ob die Auswertung für eine Vergabeentscheidung, reine Marktsondierung oder zur Lieferantenentwicklung dient.
- Kategorisierung: Ordnet jede LSA-Antwort der passenden Kategorie zu (Unternehmen/Dienstleistung / Verbrauchsgut / Gebrauchsgut).
- Metadaten erfassen: Datum, befragte Einheit, Antwortstatus (vollständig/teilweise), Nachweise hochgeladen (ja/nein), ggf. Kontakt für Plausibilitätsfragen.
Begründung: Klare Scope-Definition ist Sustainable Procurement Best Practice[1]
2) Punktvergabe nach Matrix (direkte Anwendung)
- Automatisierte/Manuelle Zuweisung: Für jede Fragegruppe die vorgegebene Punktzahl zuweisen (z. B. „Ja + Nachweis = 10“, „Nein = 0“). Nutzen Sie Formular-Import (z. B. LimeSurvey.lss) für Automatisierung, wenn möglich.
- Beweispflicht: Punkte für „Ja + Nachweis“ nur vergeben, wenn das angeforderte Dokument/Link als Nachweis vorliegt und plausibel ist (z. B. ISO-Zertifikat, Nachhaltigkeitsbericht, Audit). Dokumentenprüfung dokumentieren (wer, wann).
- Zwischenfälle: Wenn die Antwort „Sonstige“ oder textliche Begründung enthält, bewertet ein Fallback-Reviewer (2. Person) diese qualitativ und weist Punkte gemäß Matrix (z. B. 5/10) zu.
Methodischer Hinweis: Vergabe nur bei Evidenz vermeidet „Greenwashing“-Inflation und entspricht GPP-Prinzipien zur Verifizierbarkeit.[2]
3) Normalisierung und Vergleichbarkeit
Da die Matrizes unterschiedliche Maximalpunktzahlen pro Kategorie haben (z. B. Max 75, 85), ist eine Normierung notwendig, bevor Lieferanten vergleichend gerankt werden.
- Prozentualer Score: Für jeden Lieferanten (L) in Kategorie (K): Score_pct (L,K) = (Summe erreichte Punkte / Maximalpunktzahl_K) * 100 Das ergibt einen 0–100%-Wert, vergleichbar über Kategorien.
- Alternativ: Standardwert (wenn Verteilung sehr schief): Für statistische Vergleichsanalysen (z. B. Erkennen von Ausreißern) zusätzlich z-Scores berechnen.
4) Gewichtung (optional, empfohlen)
- Option A | Gleichgewichtung (einfach, fair): Alle Kategorien (Nachhaltigkeitsstrategie, Ökologie, Soziales, Ökonomie etc.) gleich gewichten. Vorteil: transparent und leicht nachvollziehbar.
- Option B | Stakeholdergewichtung (präferiert bei strategischen Zielen): Gewichtungen mittels Workshop mit Beschaffenden, Nachhaltigkeitsbeauftragten, Nutzenden festlegen (z. B. Ökologie 35%, Soziales 25%, Ökonomie 20%, Sonstiges 20%). Dokumentieren Sie die Herkunft bzw. Argumentation der Gewichte.
- Gewichtungsformel: TotalScore = Σ (Score_pct_subcategory * Gewicht_subcategory)
Empfehlung: Gewichtungsentscheidung dokumentieren und publizieren (Transparenz).[1]
5) Umgang mit fehlenden oder teilweisen Antworten
- Fehlende Nachweise: Punkte für «Ja + Nachweis» nur halb vergeben (z. B. 50 %) oder 0, abhängig von Ihrer Policy. Empfohlen: konservative Behandlung (keine Punkte ohne Nachweis), aber Nachfrist zur Nachreichung ermöglichen.
- Teilweise Antworten: Bewerten Sie Teil-Nachweise gemäß Matrix (die Matrix sieht z. B. 5/10 vor).
- Imputation vermeiden (Definition: fehlende Daten - Antwortausfälle – vervollständigen): Vermeidet statistische Imputation mit Durchschnittswerten bei Kernkriterien - kann Verzerrungen verursachen; dokumentiert aber, wenn Imputation erfolgt (z. B. bei großen Stichproben für Trendanalysen).
Begründung (Quelle): GHG Protocol empfiehlt supplier-specific data vor Durchschnittsdaten; analog: verifizierbare Antworten vor Annahmen.[3]
6) Verifizierung & Qualitätssicherung
- Dokumentenprüfung: Stichprobenhafte Verifizierung (z. B. 20 % der Lieferanten) durch Prüfteam; bei kritischen Lieferanten (hohes Volumen oder Risikokategorie) Vollverifikation.
- Drittanbieterchecks: Wenn vorhanden, berücksichtigt externe Ratings (EcoVadis, B Corp, ISO-Zertifikate) als Zusatznachweis; zieht diese als separate Evidenzspalte heran.
- Audits: Bei Unklarheiten oder Widersprüchen Kurz-Audit / Interview durchführen. Protokolliert Korrekturen.
Quelle: Praxisleitfäden zu Supplier Assessment und ISO 20400 empfehlen Verifizierungsstufen[1].
7) Aggregation, Ranking und Einordnung (Relative Grade)
- Rangliste erstellen: Sortiert nach TotalScore oder nach Teilbereichen (z. B. Ökologie-Score).
- Relative Grade (nach eurer Vorgabe „relative Vergleich“): Bildet Grade z. B. A/B/C/D anhand Perzentile oder fixen Prozentbändern:
- A (sehr nachhaltig): Top 10 % oder Score ≥ 85 %
- B (gut): 70–85 %
- C (ausreichend): 50–70 %
- D (kritisch): < 50 % Alternativ Grade-Bänder anpassen an Verteilung der Scores (z. B. Quartile). Dokumentiert Wahl und Grenzen.
- Visualisierung: Nutzt Heatmaps (Kriterien vs. Lieferanten), Radar-Plots pro Lieferant (Stärken/Schwächen), Scorecards (Kurzprofil mit Punktesplit).
Hinweis: Relative Grade sind das, was ihr als „Einordnung im relativen Vergleich“ definiert - stellt sicher, dass die Definition kommuniziert wird. MCDA-Literatur empfiehlt Sensitivitäts-/Stabilitätsprüfungen (siehe nächster Schritt)[4].
8) Reporting & Integration in Beschaffungsprozess
- Report-Elemente: (1) Kurzfassung mit Top-Kandidaten und Grades, (2) Detaillierte Scorecards pro Lieferant, (3) Nachweisliste (eingereichte Dokumente), (4) Empfehlungen (z. B. präferenzielle Zuschläge, Bedingungen, Entwicklungsmassnahmen), (5) Dokumentation von Unsicherheiten und Sensitivitätsbefunden.
- Einbindung in Vergabe: Legen Sie fest, ob LSA-Score "zwingend" (Ausschlusskriterium) oder "bewertend" (Mehrpunkte/Bonus) wirkt. Bei öffentlichen Einrichtungen GPP-Konformität prüfen. [2]
9) Follow-up, Kapazitätsaufbau & Continuous Improvement
- Feedback an Lieferanten: Senden Sie standardisierte Scorecards mit möglichen Entwicklungsempfehlungen (z. B. Schulungen, Nachholtermine).
- Monitoring: Wiederholte Befragung alle 12 - 24 Monate; Entwicklungverfolgung.
- Integration in KPIs der Hochschule: Z. B. Anteil nachhaltiger Lieferanten (A/B) am Gesamtvolumen.
Quelle: ISO 20400 empfiehlt Einbettung in organisatorische Prozesse und kontinuierliche Verbesserung.[1]
Quellen
- ↑ 1,0 1,1 1,2 1,3 ISO. 2017. ISO 20400:2017 – Sustainable Procurement – Guidance. Geneva: International Organization for Standardization. https://www.iso.org/standard/63026.html
- ↑ 2,0 2,1 European Commission. “GPP Criteria and Requirements.” Green Forum – Green Business, accessed November 18, 2025. https://green-forum.ec.europa.eu/green-business/green-public-procurement/gpp-criteria-and-requirements_en
- ↑ Greenhouse Gas Protocol Initiative. Category 1: Purchased Goods and Services. Technical Guidance for Calculating Scope 3 Emissions, chapter 1. Washington, DC: World Resources Institute & World Business Council for Sustainable Development, December 2022. Accessed November 18, 2025. https://ghgprotocol.org/sites/default/files/2022-12/Chapter1.pdf?utm_source
- ↑ Ferla, Giulio, Benedetta Mura, Silvia Falasco, Paola Caputo, and Agata Matarazzo. “Multi-Criteria Decision Analysis (MCDA) for Sustainability Assessment in Food Sector: A Systematic Literature Review on Methods, Indicators and Tools.” Science of The Total Environment 946 (2024): 174235. https://doi.org/10.1016/j.scitotenv.2024.174235
