Bewertung Produkte und Dienstleistungen Nachhaltige Beschaffung & Entsorgung

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Leitfaden für nachhaltige Beschaffung und Entsorgung (LNBE)Bewertung Produkte und Dienstleistungen Nachhaltige Beschaffung & Entsorgung
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Der Leitfadenbereich „Bewertung von Produkten & Dienstleistungen“ unterstützt Hochschulen dabei, nachhaltige Kriterien in ihre Beschaffungsentscheidungen einzubeziehen. Er zeigt, wie ökologische, soziale und wirtschaftliche Aspekte systematisch bewertet und gewichtet werden können. So kann Transparenz geschaffen und die Auswahl umwelt- und sozialverträglicher Produkte und Dienstleistungen erleichtert werden.

Das Arbeitspaket „Nachhaltigkeit bei Einkauf, Beschaffung und Entsorgung“ wird vom Institut für angewandte Logistik (THWS) im Rahmen des Projektvorhabens REKLINEU erarbeitet.

Alle im Folgenden dargestellten Inhalte erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Falls weitere Optionen bekannt sind oder veraltetete Kontakte bestehen: Nicht zögern - einfach mitmachen und ändern.

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Bewertung Produkte & Dienstleistungen

Analyse und Bewertung

Entdecken Sie, wie Entscheidungshilfen die nachhaltige Beschaffung und Entsorgung an Hochschulen unterstützen können. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Bewertung von Produkten und Dienstleistungen, um fundierte und nachhaltige Entscheidungen zu treffen.

THG-Bilanzierung Datenerfassung

THG-Bilanzierung Datenerfassung - Arbeitspaket „THG-Bilanzierung“ vom Institut für angewandte Logistik (THWS) im Rahmen des Projektvorhabens REKLINEU erarbeitet

Die THG-Bilanzierung ermöglicht Hochschulen, Emissionen aus Beschaffung und Entsorgung transparent zu erfassen und zu bewerten. Sie zeigt auf, in welchen Bereichen besonders hohe Umweltbelastungen entstehen, und schafft damit eine fundierte Entscheidungsgrundlage. So können nachhaltige Beschaffungsstrategien entwickelt und ressourcenschonende Entsorgungswege gezielt gefördert werden.

Die Datenerfassung unterstützt zudem die Einhaltung von Nachhaltigkeitszielen und gesetzlichen Vorgaben. Insgesamt stärkt die THG-Bilanzierung die ökologische Verantwortung und Vorbildfunktion der Hochschule.

Im Rahmen des REKLINEU - Arbeitspaket „Nachhaltigkeit bei Einkauf, Beschaffung und Entsorgung“ wurde vom Institut für angewandte Logistik (THWS) im Rahmen des Projektvorhabens ein beispielhaftes Vorgehen zur und Verarbeitung der relevanten THG-Emissionen erarbeitet.

Folgendes Vorgehen wurde hierbei verfolgt:

  • Schritte zur THG-Bilanzierung
    • Festlegung der System- und Bilanzgrenzen
    • Entwicklung einer standardisierten Datenerfassung unter Beteiligung der relevanten Akteure
    • Verabschiedung des Standardvorgehens
  • Ergebnisse und Wirkung
  • Gelingensbedingungen
  • Herausforderungen
Nähere Informationen zu Vorgehen und Inhalten (inkl. Links, Material, Ansprechperson) finden sich unter Prozess Treibhausgasbilanz (REKLINEU).

Der direkte Weg zu THG-Bilanzierungs-Software: THG-Bilanzierungstools

Schließung Datenlücken

Exklusiver IAL - Inhalt aus dem Arbeitspaket 4 - Nachhaltige Beschaffung und Entsorgung an Hochschulen - des BMFTR geförderten Projektes REKLINEU

Zur Schließung von Datenlücken innerhalb der THG-Bilanz im Bereich Beschaffung, wurde mithilfe des Life-Cycle-Assessment (LCA) Tools Umberto versucht, realitätsgetreue Emissionsfaktoren zu ermitteln. Dieses Vorhaben wurde ebenfalls durch das Arbeitspaket „Nachhaltigkeit bei Einkauf, Beschaffung und Entsorgung“ vom Institut für angewandte Logistik (THWS) im Rahmen des Projektvorhabens REKLINEU erarbeitet.

Vorgehen

Im Rahmen eines Projekts wurde mit dem LCA-Softwaretool Umberto eine Treibhausgas-(THG)-Bilanz für ein Whiteboard erstellt, um realitätsgetreue Emissionsfaktoren für den Beschaffungsbereich einer Hochschule zu ermitteln. Für die Berechnung wurden die Software Umberto in Kombination mit der Hintergrunddatenbank ecoinvent [1] verwendet, um Emissionsfaktoren für Materialien und Prozesse zu hinterlegen. Die Materialliste aus ChatGPT wurde entsprechend in Umberto implementiert.

Nähere Informationen zu Vorgehen und Inhalten finden sich unter Schließung Datenlücken THG-Bilanzierung (REKLINEU).

Ergebnis

Insgesamt zeigt das Ergebnis, dass Datenlücken und vereinfachte Annahmen zu einer Unterschätzung der Emissionen führen können – ein Befund, der die Bedeutung hochwertiger Datenbasis unterstreicht.

Fazit

Hochschulen bzw. kleinere Organisationen verfügen selten über die Ressourcen, alle prozess- und lieferkettenspezifischen Daten detailliert zu erheben. Dies deckt sich mit Erkenntnissen aus der Literatur, wonach vor allem Mangel an Daten und begrenztes Personal zu den Hauptbarrieren bei der Durchführung von LCAs gehören.

Ausschreibungen

Nachhaltige Ausschreibungen sind ein zentrales Instrument, um ökologische, soziale und wirtschaftliche Verantwortung in der Hochschulbeschaffung zu verankern. Dabei wird der gesamte Lebenszyklus von Produkten und Dienstleistungen – von der Herstellung über Nutzung bis zur Entsorgung – berücksichtigt.

Ein wichtiger Schwerpunkt ist die Lebenszykluskostenbetrachtung, bei der neben dem Anschaffungspreis auch Betriebs-, Wartungs- und Entsorgungskosten berücksichtigt werden. Dies ermöglicht langfristig wirtschaftliche und nachhaltige Beschaffungsentscheidungen.

Darüber hinaus fördern nachhaltige Ausschreibungen die Kreislaufwirtschaft, etwa durch Wiederverwendung, Recycling, Rücknahme- und Entsorgungskonzepte oder Leasingmodelle. Rechtliche Spielräume im Vergaberecht erlauben die Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten, sofern diese transparent und vergaberechtskonform formuliert sind.

Nachhaltige Ausschreibungen unterstützen Hochschulen dabei, ihre Vorbildfunktion wahrzunehmen und Nachhaltigkeitsstrategien wirksam in die Praxis umzusetzen. Eine vorige Marktanalyse (hier das Tool zur Lieferantenselbstauskunft) kann dabei helfen, Auschreibungen an den Marktbedingungen auszurichten - meist ist der Markt hinischtlich Nachhaltigkeit weiter, als vermutet - vgl da unten folgende Good Practise Praxisbeispiel– Ausschreibung Nachhaltige Gebäudereinigung (REKLINEU).

Vorgehen

Ausschreibungen sind immer maßgeschneidert auf den jeweiligen Beschaffungsbedarf – sie müssen rechtlich korrekt formuliert, wirtschaftlich sinnvoll und zugleich nachhaltigkeitsorientiert ausgestaltet sein. Nachhaltige Kriterien können dabei sowohl Muss‑Anforderungen (z. B. Reparierbarkeit, zertifizierte Materialien) als auch Gewichtete Zuschlagskriterien sein – und tragen so zur Umsetzung strategischer Nachhaltigkeitsziele bei.

Zehn Tipps für nachhaltige öffentliche Ausschreibungen[2][3][4][5]

  1. Frühzeitige Markterkundung - Ermitteln Sie, welche nachhaltigen Produkte‑ und Lösungen der Markt bietet, bevor Sie die Ausschreibung starten.
  2. Klare Nachhaltigkeitsziele definieren - Legen Sie fest, welche ökologischen und sozialen Effekte Sie erreichen wollen (z. B. CO₂‑Reduktion, faire Arbeitsbedingungen).
  3. Lebenszykluskosten berücksichtigen - Beurteilen Sie nicht nur den Kaufpreis, sondern auch Energie‑, Wartungs‑ und Entsorgungskosten.
  4. Nachhaltige Leistungsbeschreibungen nutzen - Formulieren Sie technische und soziale Mindestanforderungen direkt in den Leistungsverzeichnissen.
  5. Gütezeichen und Zertifikate einbinden - Setzen Sie Nachweise wie Blaue‑Engel‑ oder FSC‑Zertifizierung als Kriterium ein, um Umweltauswirkungen zu steuern.
  6. Gewichtung sozialer Kriterien - Berücksichtigen Sie neben Ökologie auch faire Arbeitsbedingungen, Chancengleichheit oder Lieferkettentransparenz.
  7. Marktteilnehmer einbeziehen - Dialog mit potenziellen Anbietern kann nachhaltigere Angebote fördern.
  8. Monitoring und Feedback - Legen Sie Monitoring‑Mechanismen für die Vertragserfüllung fest und nutzen Sie Ergebnisse für künftige Ausschreibungen.
  9. Innovationen ördern - Schaffen Sie idealerweise Anreize für innovative, ressourcenschonende Lösungen im Vergabeverfahren.
  10. Rechtliche Rahmenbedingungen beachten – Stellen Sie sicher, dass Nachhaltigkeitskriterien vergaberechtlich zulässig und diskriminierungsfrei formuliert sind.

Auszug Webseiten und Quellen zur nachhaltigen Ausschreibung

  • Vergabe-Insider – „Nachhaltigkeitskriterien in der Ausschreibung integrieren“[6]

Diese Website erklärt, wie und unter welchen rechtlichen Rahmenbedingungen öffentliche Auftraggeber soziale, ökologische und ökonomische Nachhaltigkeitskriterien in Vergabeverfahren aufnehmen können. Er geht dabei auf die relevanten vergaberechtlichen Voraussetzungen sowie auf praktische Beispiele zur Integration dieser Kriterien in Leistungsbeschreibung, Zuschlags- und Mindestanforderungen ein.

  • Vergabe-Insider – „Der erweiterte Umweltfragebogen zur rechtskonformen Ausschreibung von umweltfreundlichen Produkten“[7]

In diesem Beitrag wird ein erweiterter Umweltfragebogen vorgestellt, der Vergabestellen hilft, umweltfreundliche Reinigungsprodukte rechtskonform auszuschreiben. Basierend auf dem Umweltfragebogen des Umweltbundesamtes berücksichtigt er zusätzliche Umwelt- und Nachhaltigkeitskriterien wie EU-Ecolabel und Cradle to Cradle-Siegel und bietet praktische Anleitung zur Produktbewertung und Dokumentation.

  • KfW Entwicklungsbank – Toolbox Nachhaltige Auftragsvergabe (PDF-Leitfaden)[8]

Diese Toolbox bietet eine praxisorientierte Leitlinie zur Integration von Nachhaltigkeitskriterien in öffentliche Vergabeverfahren. Sie deckt verschiedene Verbands- und Planungsphasen ab, inklusive Definition des Auftragsgegenstands, Auswahl- und Vertragsgestaltung, und zeigt, wie ökologische, soziale und wirtschaftliche Anforderungen in technischen Spezifikationen und Zuschlagskriterien verankert werden können mit Blick auf umweltentlastende Maßnahmen wie CO₂-Reduktion, faire Arbeitsstandards und Lebenszykluskosten.

  • Bayerisches Staatsministerium für Wirtschaft, Landesentwicklung und Energie – Öffentliches Auftragswesen[9]

Die Seite bietet eine umfangreiche Informationsplattform zum öffentlichen Auftragswesen in Bayern, inklusive rechtlicher Rahmenbedingungen, Vergabeverfahren, nachhaltiger Beschaffung und aktualisierter Leitfäden. Sie richtet sich an öffentliche Auftraggeber, um Transparenz und Rechtssicherheit im Vergabeverfahren zu fördern und die Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten im Beschaffungsprozess zu unterstützen.

Exklusiver IAL - Inhalt aus dem Arbeitspaket 4 - Nachhaltige Beschaffung und Entsorgung an Hochschulen - des BMFTR geförderten Projektes REKLINEU

Good Practise

Good Practise – Ausschreibung Nachhaltige Gebäudereinigung (REKLINEU)

Das Institut für angewandte Logistik (THWS) entwickelte im Projekt REKLINEU ein praxisorientiertes Modell für eine nachhaltige Ausschreibung von Gebäudereinigungsleistungen. Ziel war eine rechtssichere, markttaugliche Integration ökologischer und sozialer Kriterien in Vergabeverfahren – exemplarisch erprobt an der THWS und übertragbar auf andere Hochschulen

Nähere Informationen zu Vorgehen und Inhalten (inkl. Links, Material, Ansprechperson) finden sich unter Good Practise - Ausschreibung Nachhaltige Gebäudereinigung (REKLINEU).


Weiteres zu diesem Themengebiet: UBA-Leitfaden zur nachhaltigen öffentlichen Beschaffung von Reinigungsdienstleistungen[10]

Ziel: Der UBA-Leitfaden beschreibt, wie öffentliche Auftraggeber Gebäudereinigung über umwelt- und gesundheitsbezogene Kriterien sowie geeignete Vergabeinstrumente nachhaltig gestalten können.

Auszug Inhalt | Zielgruppen: CE-Aspekte werden über geringeren Chemikalieneinsatz, Verpackungsreduktion und effizientere Verfahren berücksichtigt; Zielgruppe sind Vergabestellen für Reinigungsdienstleistungen.

Weitere Good Practise des UBA

Auf dieser Seite des Umweltbundesamts (UBA) stellt die Behörde praxisorientierte Ausschreibungsempfehlungen und Arbeitshilfen für öffentliche Auftraggeber bereit, um die umweltfreundliche öffentliche Beschaffung zu unterstützen. Die Empfehlungen umfassen produktbezogene Leitfäden und Kriterienkataloge bzw. Anbieterfragebögen, die direkt in Ausschreibungsunterlagen übernommen werden können.

Entscheidungshilfen

Siegel und Gütezeichen

Ein Nachhaltigkeitsgütezeichen, ist eine Kennzeichnung, die Produkten, Dienstleistungen oder Unternehmen verliehen wird, um deren Einhaltung bestimmter Umwelt- oder Sozialstandards zu demonstrieren. Diese Gütezeichen sollen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen, indem sie Transparenz über die nachhaltigen Eigenschaften eines Produkts oder einer Dienstleistung bieten. Nachhaltigkeitsgütezeichen werden in der Regel von unabhängigen Organisationen vergeben, die den Produktions- oder Dienstleistungsprozess anhand festgelegter Kriterien prüfen.

Grundsätzliche Verwendung von Gütezeichen:

• beschreibend bzw. pauschaler Verweis auf das Gütezeichen

• Gütezeichen als Nachweis, dass die geforderten Anforderungen eingehalten werden

Empfohlene Siegel & Zertifikate: Produktgruppen:

Laptop & Co.

Mobiltelefon

Papier

Textilien

Wasch- & Reinigungsmittel

Glossar Gütezeichen

ABC der Kennzeichnung

Siegelklarheit

Gütezeichenfinder

Kompass Nachhaltigkeit

Nachhaltige öffentliche Beschaffung (BW)

Die Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg (LUBW) zeigt, wie nachhaltige öffentliche Beschaffung als wirksames Steuerungsinstrument für Umwelt-, Klima- und Ressourcenschutz eingesetzt werden kann. Die Seite vermittelt praxisnahe Grundlagen, rechtliche Hinweise und konkrete Handlungsempfehlungen, um ökologische und soziale Kriterien systematisch in Vergabeprozesse zu integrieren. Öffentliche Einrichtungen – auch Hochschulen – erhalten damit eine fundierte Orientierung, wie Nachhaltigkeit vergaberechtskonform umgesetzt und als kommunale bzw. institutionelle Aufgabe langfristig verankert werden kann.

Grundlagen zu Nachhaltigkeit im Beschaffungsprozess über den gesamten Lebensweg („von der Herstellung bis zur Entsorgung“).[12]

Siegelklarheit

Datenbank zu Gütezeichen[13], inkl. Einschätzung, welche Umwelt- und Sozialaspekte abgedeckt werden (z.B. Recycling, Haltbarkeit)

Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung - Beschaffungsamt des BMI

https://www.nachhaltige-beschaffung.info/DE/Home/home_node.html

Zertifikate

Zertifikate können für Lieferanten und Produkte Nachhaltigkeitsstandards definieren. Nutzen Sie diese Informationen, um verantwortungsvolle Beschaffungsentscheidungen zu treffen und die Umweltbelastung zu reduzieren.

Organisation / Website Fokus / Branche Art der Kritik Link
Siegelklarheit Produkt- & Dienstleistungssiegel (übergreifend) Systematische Bewertung von Umwelt- & Sozialsiegeln nach Transparenz, Kontrolle und Anspruch Siegelklarheit. “Siegelklarheit – Nachhaltigkeit auf einen Blick.” Bundesinitiative Siegelklarheit. https://www.siegelklarheit.de/
Deutsche Umwelthilfe (DUH) Klimaneutral-Claims, Kompensation Juristische Kritik an Greenwashing und irreführender Siegelwerbung Deutsche Umwelthilfe e. V. “Greenwashing und Klimaneutral-Werbung.” DUH. https://www.duh.de/
foodwatch Lebensmittel, Agrarprodukte Kritik an schwachen oder irreführenden Nachhaltigkeitssiegeln foodwatch e. V. “Täuschende Werbung und Nachhaltigkeit.” foodwatch. https://www.foodwatch.org/de/informieren/kennzeichnung-siegel
Carbon Market Watch CO₂-Kompensation, Dienstleistungen, Events Kritische Analyse von Offset-Zertifikaten und „Net-Zero“-Claims Carbon Market Watch. “Carbon Neutrality and Offset Claims.” https://carbonmarketwatch.org/
Öko-Institut Energie, Kompensation, Umweltmanagement Wissenschaftliche Bewertung von Zertifikaten & Standards Öko-Institut e. V. “Klimaschutz durch Kompensation - Bewertung von Standards.” Öko-Institut. https://www.oeko.de/publikation/?tx_solr%5Bq%5D=zertifikate

Leitfäden

Neben diesem praktischen Leitfaden gibt es viele weitere, die Prozesse und Kriterien zur nachhaltigen Beschaffung erläutern. Diese bieten Handlungsrahmen und sind wertvolle Instrumente zur Integration von Nachhaltigkeit in den Beschaffungsalltag.

Ziel: Der Leitfaden zeigt, wie Universitäten Umwelt- und Sozialkriterien in zentrale Produktgruppen (z.B. Energie, Reinigung, IT, Mobilität) integrieren und nachhaltige Beschaffung strategisch verankern können.

Auszug Inhalt | Zielgruppen: Kreislaufwirtschaft wird über Langlebigkeit, Reparierbarkeit, Abfallvermeidung und Re-Use-Ansätze mitgedacht; Zielgruppe sind Universitäten und Hochschulen.

Ziel: Der Leitfaden unterstützt bayerische Behörden dabei, Umwelt- und Klimaschutz systematisch in Verwaltungshandeln und Beschaffungsprozesse zu integrieren.

Auszug Inhalt | Zielgruppen: Kreislaufwirtschaft erscheint in Form von Ressourcenschonung, Abfallvermeidung und Lebenszyklusbetrachtung; Zielgruppe sind Behörden und öffentliche Einrichtungen.

Ziel: Der HOCH-N-Leitfaden bündelt zentrale Handlungsfelder des nachhaltigen Hochschulbetriebs und behandelt Beschaffung, Abfall, Mobilität und Governance aus systemischer Perspektive.

Auszug Inhalt | Zielgruppen: Kreislaufwirtschaft wird über Abfallvermeidung, Re-Use, Recycling und Stoffstrombetrachtungen explizit aufgegriffen; Zielgruppe sind Hochschulen und Forschungseinrichtungen.

Ziel: Der BME-Leitfaden richtet sich an professionelle Einkäufer und zeigt, wie ökologische und soziale Kriterien entlang der Lieferkette in Einkaufsstrategien und -prozesse integriert werden können.

Auszug Inhalt | Zielgruppen: Circular-Economy-Aspekte fließen über Lebenszyklus- und Langlebigkeitskriterien ein; Zielgruppe sind Unternehmen und öffentliche Beschaffer mit strategischem Einkauf.

Ziel: Der Hamburger Umweltleitfaden legt für zahlreiche Produktgruppen detaillierte Umweltkriterien und Formulierungshilfen zur verbindlichen Anwendung in der öffentlichen Beschaffung fest.

Auszug Inhalt | Zielgruppen: CE ist stark verankert, etwa über Recycling, Re-Use, Reparierbarkeit und Lebenszykluskosten; Zielgruppe sind Verwaltung und öffentliche Einrichtungen, übertragbar auf Hochschulen.

Ziel: Die LeNa-Handreichung beschreibt einen Rahmen für Nachhaltigkeitsmanagement in Forschungsorganisationen, in dem Beschaffung als relevantes Handlungsfeld mitgedacht wird.

Auszug Inhalt | Zielgruppen: CE wird eher konzeptionell über Ressourcenschonung und Lebenszyklusdenken angesprochen; Zielgruppe sind außeruniversitäre Forschungsorganisationen und übertragbar Hochschulen.

Web-Plattformen

Gewinnen Sie einen Eindruck von digitalen Plattformen, die Informationen und Bewertungen zu nachhaltigen Produkten bereitstellen. Diese bieten wertvolle Unterstützung bei der Marktanalyse und Produktauswahl.

Ziel: Die UBA-Seite stellt konkrete Beispiele vor, wie öffentliche Einrichtungen umweltfreundliche Beschaffung erfolgreich umgesetzt haben und welche Umweltwirkungen erzielt wurden sortiert nach Produktgruppen

Auszug Inhalt | Zielgruppen: Je nach Beispiel werden CE-Aspekte wie Einsatz von Recyclingmaterialien, Re-Use und Lebenszyklusoptimierung sichtbar; Zielgruppe sind öffentliche Beschaffungsstellen aller Ebenen.

Ziel: Die UBA-Suchseite bündelt zahlreiche produktgruppenspezifische Leitfäden, die konkrete Ausschreibungs- und Umweltkriterien für unterschiedliche Beschaffungsgegenstände bereitstellen.

Auszug Inhalt | Zielgruppen: Viele der verlinkten Leitfäden sind explizit auf kreislauffähige Produkte, Recyclingmaterialien und Lebenszyklusorientierung ausgerichtet; Zielgruppe sind öffentliche Beschaffer und Hochschulen.

Good Practise

Ziel: Die Richtlinie definiert hochschulweit verbindliche Grundsätze, Zuständigkeiten und Nachhaltigkeitskriterien für Beschaffungsentscheidungen der HNEE.

Auszug Inhalt | Zielgruppen: Kreislaufwirtschaft wird über Vorgaben zu ressourcenschonenden, langlebigen und recyclingfähigen Produkten adressiert; Zielgruppe sind Hochschulbeschaffungs- und Verwaltungsbereiche.

Exklusiver IAL-Inhalt aus dem Arbeitspaket 4 - Nachhaltige Beschaffung und Entsorgung an Hochschulen - des BMFTR geförderten Projektes REKLINEU

Lebenszykluskostenberechnungen

Eine Lebenszykluskostenberechnung (Life Cycle Costing, LCC) geht weit über den anfänglichen Anschaffungspreis eines Produkts hinaus, indem sie alle relevanten Kosten über die gesamte Lebensdauer eines Produkts, einer Dienstleistung oder einer Investition berücksichtigt – von der Anschaffung über Betrieb und Wartung bis zur Nutzung und schließlich Entsorgung. Dies umfasst nicht nur direkte Ausgaben wie Kaufpreis, Energieverbrauch oder Reparaturkosten, sondern auch Folgekosten wie Entsorgung, Umweltbelastung und mögliche Risiken, die erst im späteren Lebenszyklus auftreten können. Dadurch bietet LCC eine realistischere und nachhaltigere Entscheidungsbasis für Beschaffungsverantwortliche.[23]

Alle weiteren Informationen finden sich hier im Kapitel Prozesse Nachhaltige Beschaffung.

Lieferantenselbstauskunft - Marktrecherche

Im Rahmen des Projektes REKLINEU wurde ein spezielles Befragungstool entwickelt, das auf LimeSurvey basiert und dazu dient, nachhaltige Unternehmen bzw. auch deren nachhaltige Produkte und Dienstleistungen im Rahmen einer Marktrecherche zu identifizieren. Mithilfe dieses Tools können Hochschulen gezielt Informationen von potenziellen Lieferanten einholen, um Nachhaltigkeit bei der Beschaffung bewerten zu können.

Nutzen: Das Tool erleichtert die systematische Sammlung von Daten über die Nachhaltigkeitsstandards von Lieferanten. Dies ermöglicht es Hochschulen, vorab Marktanalysen zu Unternehmen, Produkten, wie auch Dienstleistungen durchzuführen, um die mit ihren Nachhaltigkeitszielen übereinstimmen.

Anwendung: Die Lieferantenselbstauskunft wird eingesetzt, um Nachhaltigkeitspraktiken und Standards potenzieller Lieferanten zu ermitteln, die Auskunft über deren ökologische, soziale und ökonomische Praktiken geben. Die Verfügbarkeit einer Bewertungsmatrix zur Auswertung unterstützt dabei, die erhaltenen Informationen effizient zu analysieren.

Vorteile: Durch die Nutzung des Befragungstools wird der Auswahlprozess von Lieferanten transparenter und objektiver. Hochschulen können so Partnerschaften mit Unternehmen eingehen, die nachweislich ihren Nachhaltigkeitskriterien entsprechen. Dies trägt zur Stärkung nachhaltiger Beschaffungskreisläufe bei und unterstützt eine verantwortungsvolle Ressourcennutzung.

Das im Rahmen des REKLINEU Projektes exklusiv entwickelte Tool finden Sie hier. 

Software Beschaffung Nachhaltigkeitskriterien

Moderne Beschaffungssoftware oder -plattformlösungen können ein wirkungsvolles Instrument sein, um Nachhaltigkeitskriterien systematisch und ohne großen Rechercheaufwand im Hochschulbeschaffungsprozess zu verankern. Durch Schnittstellenanbindungen an Nachhaltigkeits- und Bewertungssoftware, Datenbanken und Standards lassen sich ökologische, soziale und Governance-Kriterien direkt in elektronische Ausschreibungs- und Vergabeprozesse integrieren, sodass Beschaffungsverantwortliche nicht jede Bewertung manuell erstellen müssen.

Darüber hinaus lässt sich der gemeinsame Einsatz von Softwarelösungen im Verbund mehrerer Hochschulen empfehlen, um Kosten und Ressourcen zu teilen, Standards zu harmonisieren und voneinander zu lernen. Ergänzend dazu ist ständige Vernetzung zwischen Hochschulen, öffentlichen Einrichtungen und Beschaffungsnetzwerken („Communities of Practice“) besonders hilfreich, da sie Erfahrungsaustausch, Best-Practice-Beispiele, Software-Integrationsmöglichkeiten und standardisierte Nachhaltigkeitskriterien fördert

Die „Tools and Guidance for Sustainable Procurement“-Website[24] bietet eine Übersicht praxisorientierter Leitfäden, Handbücher und Werkzeuge zur Unterstützung von nachhaltigen, zirkulären und sozial verantwortlichen Vergabeprozessen.

Exklusiver IAL-Inhalt aus dem Arbeitspaket 4 - Nachhaltige Beschaffung und Entsorgung an Hochschulen - des BMFTR geförderten Projektes REKLINEU

ESG-Score (Test der Software)

Die Software ESG-Score[25] dient dazu, Umwelt-, Sozial- und Governance-Kriterien (ESG) systematisch zu bewerten und in Entscheidungsprozesse einzubeziehen. Im Kontext der öffentlichen Beschaffung an Hochschulen kann sie unterstütztend dabei sein, Lieferanten und Produkte nach Nachhaltigkeitsaspekten möglichst objektiv beurteilen zu können und transparente, regelkonforme Vergabeentscheidungen praxisnäher zu gestalten. Dadurch könnten Hochschulen ihre Beschaffungsprozesse strategisch nachhaltiger gestalten und gesetzliche Vorgaben zielgerichtet erfüllen.

Dies wurde im Rahmen des REKLINEU Projektes getestet - alle relevanten Ergebnisse finden sich hier: Test ESG-Score Software.

Im Folgenden sind die Vorteile und Nachteile der Nutzung einer Scoring-Software (auch andere) im Kontext der öffentlichen Beschaffung an Hochschulen gelistet. Eine intensiveren Einblick erhalten Sie im ausführlichen REKLINEU Projektergebnis hierzu.


Vorteile

  1. Bessere Steuerung von Nachhaltigkeit: Durch eine solche Software können Beschaffungsprozesse einer Hochschule gezielt ESG-Kriterien (Umwelt, Soziales, Governance) berücksichtigen, wodurch Risiken (z. B. Lieferkettenprobleme, Reputationsschäden) reduziert werden.
  2. Verstärkte Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Lieferantenbewertungen und Produktentscheidungen lassen sich dokumentieren und begründen – was gerade im öffentlichen Sektor wichtig ist (Vergaberecht, Nachweispflichten).
  3. Strategische Nachhaltigkeitsausrichtung: Eine solche Software kann Hochschulen helfen, ihre Beschaffungspolitik langfristig nachhaltiger auszurichten, z. B. durch Einbezug von CO₂-Fußabdruck, soziale Arbeitsbedingungen oder Governance-Strukturen bei Lieferanten.

Nachteile

  1. Integrationsaufwand: Eine solche Software muss häufig mit bestehenden Systemen (z. B. E-Procurement-Plattformen, ERP) verbunden werden. Ohne Schnittstellenanbindung oder Anpassung kann der Einsatz sehr aufwendig sein.
  2. Datenqualität und Standardisierung: ESG-Daten stammen oft aus unterschiedlichen Quellen, sind uneinheitlich, teils selbst gemeldet und kaum standardisiert – was die Qualität der Bewertungen einschränkt.
  3. Kosten und Ressourcenbedarf: Die Einführung einer solchen Lösung (Software, Schulung, Datenbeschaffung) kann initial hohe Kosten und personellen Aufwand bedeuten – besonders herausfordernd für Hochschulen mit begrenzten Budgets.

Fazit

Eine wirklich niedrigschwellige, leicht nutzbare Anwendung ist aktuell meist nur dann möglich, wenn die ESG-Scoring-Software über eine Schnittstellenanbindung mit einer bestehenden E-Procurement-Software oder Beschaffungsplattformlösung betrieben wird. Ohne solche Anbindung entsteht häufig ein zusätzlicher Aufwand (Dateneingabe manuell, getrennte Prozesse), was die Nutzung für Hochschulen erschwert und die Einstiegshürde erhöht.

Übersicht weitere Software | Plattformlösungen

Alle im Folgenden aufgeführten Lösungen und Angebote wurden im Rahmen des Projektes REKLINEU nicht oder nur bedingt (ESG-Score) auf Praxistauglichkeit getestet. Die Einordnungen erfolgen rein auf literarischer Recherche. Eventuell lassen sich über bestehende Netzwerke im Rahmen der Hochschulbeschaffung Erfahrungswerte austauschen.

Auch Cloud-basierte ESG-Plattformen oder spezialisierte Module für Supplier Sustainability Rating und Carbon Accounting können automatisch Daten zu Lieferanten-Emissionen, Lebenszykluskennzahlen oder Nachhaltigkeitsbewertungen bereitstellen, die direkt in ERP- oder e-Procurement-Systeme eingespeist werden können.

ESG-Scoring / Nachhaltigkeitsdaten

Lösung Typ Kurzbeschreibung Vorteile Nachteile / Grenzen Preis / Lizenz
ESG-Score SUSTAYNR GmbH ESG-Datenplattform / Rating Liefert digitale ESG-Scores für Millionen Standardprodukte, explizit auch für öffentliche Auftraggeber; Scores werden in Beschaffungssysteme integriert, um nachhaltige Kaufentscheidungen zu unterstützen.[26] Produktbezogene ESG-Bewertung, labelübergreifende Vergleichbarkeit; massive Datenbasis für Standardprodukte; speziell auf Beschaffung zugeschnitten; für Verwaltungen und Hochschulen interessant, die viele Katalogartikel nutzen.[26] Wichtiger Nachteil: Wirklich niedrigschwellige Nutzung ist praktisch nur sinnvoll über Schnittstellen (z. B. in e-Procurement-Plattformen); als Stand-alone-Tool müssten Daten händisch gesucht/übertragen werden. SaaS / B2B-Lösung, Zugang über Registrierung; Preise individuell nach Volumen/Umfang, keine öffentlichen Tarife.[27]
Envoria ESG- & Nachhaltigkeits-Reporting All-in-One-Software für ESG- und Finanzreporting (CSRD/ESRS, EU-Taxonomie, Lieferketten, Emissionen etc.); kann Kennzahlen aus Beschaffung/Einkauf in Berichte integrieren.[28] Stark im Reporting (CSRD, EU-Taxonomie), gut für Einrichtungen, die Nachhaltigkeitsberichte erstellen müssen; beschaffungsbezogene Kennzahlen können sauber integriert werden. Fokus auf Reporting, nicht auf operative Einkaufsprozesse; für reine „Einkaufslösung“ ggf. zu schwergewichtig; Integration mit E-Procurement nötig, um Daten automatisiert zu ziehen. Klassische Enterprise-SaaS, Preise projektabhängig; häufig jährliche Lizenz + Implementierung.[29]
Prewave Lieferketten- & ESG-Risikoplattform KI-gestütztes Supply-Chain-Risk-Management mit ESG- und Menschenrechtsfokus (LkSG, CSRD); überwacht Lieferantenrisiken in Echtzeit.[30] Sehr stark bei Lieferketten-/ESG-Risikoerkennung; evtl. hilfreich für Hochschulen mit komplexen globalen Lieferketten (z. B. Medizintechnik, Labore); unterstützt Compliance mit Lieferkettengesetzen.[31] Auf Industrie bzw. größere Unternehmen zugeschnitten; Einführung und Datenerhebung sind für kleinere Beschaffungs-abteilungen (klassische Hochschule) relativ aufwendig; kein „klassisches“ ESG-Scoring. Enterprise-Lizenz, modulbasiert; i. d. R. individuelles Angebot, keine Standardpreisliste öffentlich.

E-Procurement / Marktplätze mit ESG-Bezug

Lösung Typ Kurzbeschreibung Vorteile Nachteile / Grenzen Preis / Lizenz
TEK-SERVICE AG – webbasierte Einkaufslösung + ESG-Score E-Procurement-Plattform für öffentliche Hand Zentrale, webbasierte Einkaufslösung für Verwaltungen; seit 2025 ist der ESG-Score von SUSTAYNR direkt integriert.[26] Speziell auf öffentliche Hand ausgerichtet; ESG-Score in den Katalogen sichtbar, nachhaltige Sortierung / Filterung möglich; kann den manuellen Aufwand zur Bewertung von Nachhaltigkeitslabels reduzieren.[26] Abhängig von der Nutzung der TEK-SERVICE-Plattform; Integration in bestehende Hochschul-Systemlandschaft (Finanz-/ERP, Vergabe) nötig; kein „Plug-&-Play“ wie eine kleine SaaS-App. Hoher Aufwand. E-Procurement-Dienstleistung; Konditionen i. d. R. über Rahmenverträge / individuelle Vereinbarungen mit Trägern / Verbünden.
Unite (ehem. Mercateo) – Lösung für Universitäten & Hochschulen Digitaler Marktplatz / E-Procurement Spezialisierte Lösung für Hochschulen mit großem Artikelspektrum; unterstützt vergaberechtskonforme Beschaffung, CO₂-Tracking nach GHG-Protocol, Nachhaltigkeitsfilter und Emissionsdaten je Artikel.[32] Speziell auf Hochschulen und öffentlichen Sektor zugeschnitten; integrierbare Marktplatzlösung (Punch-Out); automatische CO₂-Reports, Nachhaltigkeitsfilter und Scope-3-Unterstützung sollen nachhaltige Beschaffung erleichtern.[32] Marktplatzlogik (indirekter Bedarf) – für komplexe Bau- / Dienstleistungsvergaben nur begrenzt geeignet; wirkliche Wirkung v. a. bei hohem Katalog- / Standardbedarf. Nutzungsmodell als Plattform mit Rahmenvertrag; Konditionen typischerweise über Hochschule / Träger verhandelt, keine Standardpreisliste öffentlich.
ESG-Score + andere E-Procurement-Plattformen

(z. B. wescale)

ESG-Integration in bestehende Plattformen ESG-Score von SUSTAYNR wird zunehmend in verschiedene Plattformen integriert (z. B. wescale), um nachhaltige Beschaffung direkt im Bestellprozess transparenter zu machen.[33] Erhöht den Nutzen bestehender E-Procurement-Systeme; Nutzer*innen sehen ESG-Bewertungen direkt am Artikel; reduziert Medienbrüche und Rechercheaufwand. Wieder derselbe strukturelle Nachteil:

Ohne technische Integration ist ESG-Score nur eingeschränkt niedrigschwellig nutzbar – Sinn entfaltet sich erst in Verbindung mit einer Plattform / E-Procurement-Software.

Üblicherweise kombinierte Lizenz- / Servicekosten (Plattform + ESG-Daten), verhandelt mit Anbieter & ESG-Score.

Internationale ESG- / Beschaffungslösungen, die für Hochschulverbünde interessant sein könnten

Lösung Typ Kurzbeschreibung Vorteile Nachteile / Grenzen Preis / Lizenz
IntegrityNext ESG- / Lieferanten-Nachhaltigkeitsplattform Fokus auf nachhaltige Beschaffung & Lieferkettensorgfalt; Fragebögen, Zertifikate, Risikobewertung, API-Anbindung an ERP / SRM / E-Procurement.[34] Evtl. für größere Hochschulverbünde / Forschungsorganisationen mit vielen Lieferanten; API-Fähigkeiten; unterstützt Lieferkettengesetze und ESG-Compliance. Für einzelne Hochschulen zu groß / komplex; Einführung & Integration aufwändig; Nutzen hängt stark von Schnittstellen zum Beschaffungssystem ab. Enterprise-SaaS, Preise auf Anfrage (Lizenz + Implementierung).
EcoVadis Globale ESG-Rating-Plattform Bewertet Lieferanten hinsichtlich Umwelt, Arbeits- & Menschenrechte, Ethik, nachhaltige Beschaffung; große internationale Lieferantenbasis.[35] Standardisierte Ratings und breites Lieferantennetzwerk – kann zentrale Lieferanten ESG-seitig einordnen, besonders in internationalen Beschaffungen. Fokus eher auf große, globale Lieferanten; kleinere regionale Lieferanten oft nicht vorbewertet; Anbindung an Beschaffungsplattform nötig, sonst Mehraufwand durch Medienbruch. Abo-Modell mit Staffeln (Anzahl Lieferanten, Module); genaue Preise nur auf Anfrage.

Kritische Diskussionen (Reflexion)

Setzen Sie sich mit den Herausforderungen auseinander, die im Rahmen nachhaltiger Beschaffung auftreten können, wie beispielsweise Rebound-Effekte. Erörtern Sie, wie gegensätzliche Maßnahmen erkannt und minimiert werden können, um wirklich nachhaltige Lösungen zu fördern. Im folgenden ein Auszug kritischer Diskussionspunkte. Die Auflistung erhabt weder Anspruch auf Vollständigkeit als Ganzes noch innerhalb der Einzelpunkte. Sie soll Diskussion und Lösung anregen - individuell, je nach Herausforderung, Maßnahme oder Prozess.

Themenfeld Kritischer Punkt / Diskussionsaspekt Definition Chancen Risiken Handlungsempfehlungen
Ökonomie & Kostenlogik Minderausgabenprinzip / "use it or lose it"-Prinzip Nicht verbrauchte Mittel am Ende einer Budgetperiode (oft das Geschäftsjahr) verfallen, anstatt in die nächste Periode übertragen zu werden oder das Budget des Folgejahres wird dann automatisch geringer beziffert.[36] Kostendisziplin, Haushaltskontrolle Blockiert Investitionen in langlebige, nachhaltige Produkte Umstellung auf Lebenszykluskostenprinzip; Nachhaltigkeitsbudget schaffen
Lebenszykluskostenansatz Das billigste Angebot ist oft nicht das wirtschaftlichste, da Folgekosten wie Energieverbrauch, Wartung oder Entsorgung höher sein können. Der Lebenszykluskostenansatz berücksichtigt diese Faktoren und kann so umweltfreundliche Produkte fördern.[37] Betrachtet Umwelt- und Folgekosten, fördert langfristige Effizienz Erhöhter Aufwand für Datenerhebung, komplexe Modelle Standards und Tools für LCC (Life Cycle Costing) nutzen
Skaleneffekte Abhängigkeit der produzierten Menge (Output) von den eingesetzten Produktionsfaktoren (Input).[38] Größere Beschaffungsvolumina senken Preise Kleine Einrichtungen benachteiligt Gemeinsame Beschaffungsplattformen aufbauen (regionale Kooperationen)
Organisation & Governance Zentrale vs. dezentrale Beschaffung Bei einer dezentralen Einkaufsorganisation agieren die Organisationseinheiten eigenständig, während bei einer zentralen der gesamte Einkauf an einer Stelle gebündelt wird. In der Praxis überwiegen hybride Modelle, die die Vorteile beider Ansätze kombinieren.[39] Zentral: Know-how-Bündelung, Einheitlichkeit; Dezentral: Flexibilität, Nähe zum Bedarf Zentral: Bürokratie, Inflexibilität; Dezentral: fehlende Standards Hybrides Modell mit zentralen nachhaltigen Rahmenverträgen und dezentraler Bedarfserhebung
Verantwortungsdiffusion Phänomen, bei dem die Verantwortung für eine Aufgabe auf mehrere Personen verteilt wird, was dazu führt, dass sich jede Einzelperson weniger verantwortlich fühlt.[40] Breite Einbindung verschiedener Abteilungen Unklare Zuständigkeiten, fehlende Rechenschaft Klare Rollenverteilung (z. B. Nachhaltigkeitsbeauftragte in Beschaffung)
Umweltwirkungen & Systemeffekte Rebound-Effekte "Effizienzsteigerungen senken oft die Kosten für Produkte oder Dienstleistungen. Dies kann dazu führen, dass sich das Verhalten der Nutzerinnen und Nutzer ändert: Sie verbrauchen mehr - die ursprünglichen Einsparungen werden teilweise wieder aufgehoben."[41] Technologische Effizienzsteigerung Mehrverbrauch durch sinkende Nutzungskosten Kombination von Effizienz mit Suffizienzstrategien (z. B. Nutzungsbegrenzung)
Verlagerungseffekte (global) Reduktion von Emissionen innerhalb eines Projekts , haben negative Auswirkungen bzw- Anstieg auf Emissionen außerhalb und somit auf Gesamtemissionen.[42] Outsourcing kann Kostenvorteile bringen Umweltbelastung in anderen Regionen Lieferketten-Transparenz, soziale Standards verpflichtend verankern
Downcycling statt Recycling Recycelte Materialien werden zu Produkten mit geringerer Qualität verarbeitet. Dies kann zu einem materiellen Wertverlust führen.[43] Ressourcenschonung durch Wiederverwertung Materialqualität sinkt, Kreislauf bricht Design for Recycling, Qualitätskriterien für Sekundärrohstoffe
Entsorgung & Kreislaufwirtschaft Abfallhierarchie (Vermeidung > Recycling > Entsorgung) Zentraler Leitfaden für den Umgang mit Abfällen, um Umweltauswirkungen zu minimieren und Ressourcen zu schonen.[44] Klare Priorisierung ökologischer Strategien Umsetzung herausfordernd

(z. B. Hygiene, Kosten)

Beschaffung mit Fokus auf Wiederverwendbarkeit und Reparierbarkeit
Schnittstelle Beschaffung – Entsorgung Ganzheitlicher Ansatz entlang Lebenszyklus Abteilungen arbeiten oft isoliert, fehlende Kommunikationsstrukturen untereinander bzw. innerhalb der Prozesse Institutionalisierte Abstimmung zwischen Beschaffung & Entsorgung
Soziale & ethische Dimension Faire Lieferketten / Menschenrechte Verbesserung ökonomischer, ökologischer und sozialer Lebensbedingungen weltweit nach internationalen Standards. Verbesserung globaler Arbeitsbedingungen Hoher Kontrollaufwand, geringe Transparenz Nutzung anerkannter Gütesiegel; Lieferkettengesetz aktiv umsetzen
Lieferkettentransparenz Nachvollziehbarkeit der gesamten Lieferkette eines Unternehmens. Verständnis über Herstellungen der Produkte, angewandter Arbeitspraktiken und deren Umweltauswirkungen. Zugang zu Informationen über jeden Teilprozess ermöglichen. Vertrauen, Reputationsgewinn Datenmangel, IT-Aufwand Digitale Produktpässe, Blockchain-basierte Nachweise, Nutzung anerkannter Gütesiegel; Lieferkettengesetz aktiv umsetzen
Markt & Beschaffungsrecht Vergaberechtliche Hürden Verfahren sind an bestimmte Zulassungsvoraussetzungen geknüpft, die in den Vergabe- und Vetragsordnungen / Gesetzen ausgestaltet sind. Wettbewerbssicherung, Transparenz Nachhaltigkeitskriterien schwer operationalisierbar Anpassung der Bewertungssysteme (z. B. ökologische Zuschlagskriterien), Anwendung von Good-Practise Beispielen
Marktverfügbarkeit nachhaltiger Produkte Nachhaltiger Konsum, Lebenshaltungskosten und Umweltbelastung treten bei Konsumentscheidungen in den Vordergrund. Innovationsförderung Begrenzte Anbieter, höhere Preise Aufbau von Anbieterverzeichnissen, gezielte Marktentwicklung durch die Mittel der öffentlichen Beschaffung
Steuerung & Kontrolle Nachhaltigkeitskennzahlen & Monitoring Messbare Indikatoren, die den Fortschritt von Nachhaltigkeitsdimensionen quantifizieren, z.B. CO2-Fußabdruck, Wasserverbrauch. Implementierung von Nachhaltigkeitscontrolling als entscheidender Faktor um Nachhaltigkeistziele zu verfolgen und bewerten zu können. Erfolgsmessung, Steuerbarkeit Fehlende Standards, Erfassungsaufwand Einführung von ESG-KPIs für Beschaffung & Entsorgung (vgl. EMAS)
Greenwashing-Gefahr Täuschung von Verbauchern und Stakeholdern, durch umweltfreundlichere & sozialere Außendarstellung als in Realität vorhanden. „beschönigende oder sogar irreführende Werbeaussagen bezüglich der Umweltfreundlichkeit von Produkten."[45] Positive Außendarstellung Glaubwürdigkeitsverlust, fehlende Substanz Verifizierung durch unabhängige Audits, transparente Kommunikation, Marktrecherche
Bildung & Kulturwandel Nachhaltigkeitsbewusstsein
  1. Nachhaltigkeitswissen beschreibt das Verständnis der Prinzipien nachhaltiger Entwicklung sowie die Fähigkeit, Prozesse hinsichtlich ihrer Nachhaltigkeit zu beurteilen.
  2. Nachhaltigkeitseinstellungen beinhalten die Haltung gegenüber nicht nachhaltigen Prozessen und die Motivation, diese zu verändern.
  3. Nachhaltigkeitsrelevante Verhaltensintentionen bezeichnen die Absicht und bereits gelebte Umsetzung nachhaltigen Handelns im Alltag.[46]
Langfristige Verhaltensänderung Zeitaufwand, Trägheit in großen Institutionen Schulungen, Anreizsysteme, Nachhaltigkeit in Zielvereinbarungen

Quellen

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