Nachhaltige Entsorgungsprozesse an (bayerischen) Hochschulen (REKLINEU)

Das Arbeitspaket „Arbeitspaket 4 - Nachhaltige Beschaffung und Entsorgung an Hochschulen“ wurde vom Institut für angewandte Logistik (THWS) im Rahmen des Projektvorhabens REKLINEU erarbeitet. Das Beispiel zeigt die THG-Erfassung an der Technischen Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS).

Exklusiver IAL - Inhalt aus dem Arbeitspaket 4 - Nachhaltige Beschaffung und Entsorgung an Hochschulen - des BMFTR geförderten Projektes REKLINEU

Kurzbeschreibung

Im Rahmen des REKLINEU-Arbeitspakets 4 wurde ein praxisorientiertes und rechtssicheres Entsorgungsmodell für bayerische Hochschulen entwickelt. Dieses Modell bietet eine vollständige, nach VV Art. 61 und 63 BayHO konforme Prozesskette, die Hochschulen nach Prüfung interner Prozess und Anweisungen übernehmen und in ihre Dienstanweisungen integrieren könnten. Eine individuelle rechtliche Prüfung durch die institutionseigene Rechtsabteilung muss nochmals vorgenommen werden. Eine Anfrage durch das Institut für angwandte Logistik (THWS) bezüglich Rechtssicherheit an das zuständige Ministerium wurde bisher nicht beantwortet. (Stand: 08.12.2025)

Der Good-Practice-Prozess berücksichtigt:

• rechtliche Vorgaben (interne Weitergabe → eGon → Veräußerung → Spende → Entsorgung)
• Nachhaltigkeitsanforderungen (Green-IT-Maßnahmenkatalog, Kreislaufwirtschaft)
• Praxisbedarfe (IT-Sicherheit, heterogene Hochschulstrukturen, Verfügbarkeit von Refurbishern)
• administrative Vereinfachung (vereinheitlichte Anträge, Wertnachweise, eGon-Zugänge)

Das Ergebnis stellt einen Rahmen für einen übertragbaren Hochschulprozess dar, welcher als Good Practice dienen kann.

Ziele

Das entwickelte Modell zielt darauf ab:

1. Eine einheitliche und eine in Anlehnung an die entsprechenden Verwaltungsvorschriften des Freistaates Bayern rechtssichere Vorgehensweise für die Entsorgung und Weitergabe von Gegenständen an Hochschulen zu schaffen.
2. Nachhaltige Verwertungswege (Weitergabe, Verkauf, Spende, Refurbishing) systematisch zu priorisieren.
3. Musterprozesse, Dienstanweisungen und Formulare in einer standardisierten und praxistauglichen Form bereitzustellen.
4. eGon als bayernweite Weitergabeplattform standardisiert in die Prozesse integrieren.
5. Rechtliche Unklarheiten zu minimieren, etwa zur Spendenbefugnis oder Privatveräußerung.
6. Lebenszyklusverlängerung und Kreislaufwirtschaft gemäß Green-IT-Katalog zu fördern.

Die Ziele orientieren sich an den Anforderungen aus BayHO, BayHIG, Energieeffizienzgesetz und Green-IT-Initiativen der bayerischen Hochschulen.

Vorgehen

09/24 - 12/24 | Praxisaustausch über AG Nachhaltige Beschaffung & Entsorgung - Auszüge Inhalte:

• 2. Sitzung am 17.09.24 - TOP:
  • Projekt WueMue - Mülltrennung, -vermeidung und -recycling an der JMU Würzburg | Ohenewa Akufo, Anna Riedmann, Prof. Dr. Birgit Lugrin (Projektleitung), Dr. Markus Leisegang (Projektleitung)
  • Entsorgung & Verwertung an Hochschulen – Herausforderung Nachhaltigkeit | Frank Mertens, Abfallbeauftragter & Abfallmanagement, Stabsstelle Nachhaltigkeit und Energie, Freie Universität Berlin
  • Planung & Einführung einer Möbelbörse | Klara Theobald, wiss. Mitarbeiterin Fachbereich Umweltwirtschaft / -recht, Hochschule Trier – Umwelt-Campus Birkenfeld
  • Austausch Prozesse der Entsorgung an Hochschulen – Ideen & Vernetzung

• 3. Sitzung am 03.12.24 - TOP:
  • Vorstellung „Entsorgungsleitfaden für IT-Geräte nach der ersten Nutzungsphase“ - Annette Kott (Universität Regensburg) & Jennifer Schuster (Technische Hochschule Nürnberg) | Projekt Green-IT, gefördert durch das StMWK
  • Austausch Prozesse der Entsorgung an Hochschulen – Beispielprozesse nachhaltiger Entsorgung | Ideen und Herausforderungen

09/24 - 10/24 | Austausch mit Projekt WueMue - Mülltrennung, -vermeidung und -recycling an der JMU Würzburg zu Projektvorhaben, Synergien und Verwertung von Ergebnissen

09/24 - 12/24 | Austausch mit Digitalverbund Bayern im Hochschulbereich - Green IT und AG Green IT - in Zusammenarbeit mit dem Digitalverbund Bayern (BayZeN) über Entsorgungspraktiken und Annahmen.

04/25 | Austausch mit der Uni Regensburg - Verwaltung / Referat Haushaltssteuerung & Klimaschutzmanagement - zur Notwendigkeit von dezentralen Zugriffen auf eGon als bayernweite Weitergabeplattform, um die zukünftige Transformation von Entsorgungsprozessen hin zu Vertwertungsprozesse im Sinne einer Kreislauforientierung in der Praxis effizient umsetzen zu können. Ergebnis: Auf Ministerium zugehen, um evtl. einen leichteren Zugang für eGon zu kreiieren (evtl. über die Schnittstelle Mitarbeiterservice Bayern - authega)

05/25 - 07/25 | Analyse der interne Aussonderungsprozesse an der THWS mit dem Ziel Transformationspotentiale und -notwendigkeiten anhand von Praxisprozessen zu identizifieren

07/25 - 09/25 | Erarbeitung von Musterprozessen und Vorlagen als Good Practise Beispiel durch das Institut für angewandte Logistik (THWS) im Rahmen des Projektvorhabens REKLINEU .

07/25 - 09/25 | Austausch mit Klimaschutzmanagement Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) hinsichtlich Abstimmung Musterprozesse und Ausarbeitung Anfrage Ministerium

10/25 | Anfrage - "Rechtssichere Entsorgungsprozesse an bayerischen Hochschulen" via Mail an das Bayerische Wirtschaftsministerium (stmwi) wg. Koordination der Behörden-Schulungen Nachhaltige Beschaffung. Verweis auf Zuständigkeit bei Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst.

11/25 | Anfrage - "Rechtssichere Entsorgungsprozesse an bayerischen Hochschulen" via Mail Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst (stmwk). Nachfrage im Dezember 2025 aufgrund fehlender Rückmeldung.

Ergebnis & Umsetzungsempfehlungen

Rechtssicherer Gesamtprozess nach BayHO

Der entwickelte Prozess setzt die VV zu Art. 61 und 63 BayHO vollständig um und übersetzt sie in eine operationale Schrittfolge, die für alle Hochschulen identisch anwendbar ist:

1. Aussonderungsantrag (inkl. Inventardaten, Fotos, Wertnachweis, Datenlöschung für IT-Geräte) – gemäß Musterformularen
2. Interne Weitergabe (14 Tage Umlauffrist)
3. eGon-Angebot (≥ 1 Monat, verpflichtend außer bei objektiver Wertlosigkeit)
4. Veräußerung zum vollen Wert (Ausschreibung, Versteigerung oder interner Verkauf)
5. Spende im Ausnahmefall (bei Restwert < 1.750 € delegiert an Hochschule)
6. Weitergabe an Refurbisher (zulässig als Verkauf oder Verwertungsschritt)
7. Ordnungsgemäße Entsorgung (nur bei klarer Unbrauchbarkeit)

Dieser Ablauf ist als Good-Practice-Standard empfohlen und kann direkt in die Dienstanweisung einer Hochschule übernommen werden.

Umsetzungsempfehlung

• Nutzung und Anpassung der Muster-Dienstanweisung zur hochschulspezifischen Implementierung (Regelung der Zuständigkeiten, Dokumentationen, Prüffristen)
• Nutzung eines zentralen digitalen Aussonderungsformulars für alle Organisationseinheiten
• Festlegung einer hochschulinternen „Stelle Entsorgung / Wiederverwendung“ (Beschaffung oder Inventarverwaltung)
• Aufbau eines kleinen Schulungsmoduls (E-Learning) zur Durchführung der Prozesse

Rechtssichere Möglichkeiten der Spende

Die Analyse ergibt:

Ja — Spenden sind im Ausnahmefall zulässig, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

1. Kein Bedarf hausintern oder innerhalb des Staates (inkl. eGon-Angebot).
2. Restwert < 1.750 € → Entscheidung durch die Hochschule (Delegationsrahmen gemäß VV zu Art. 63 1.7a, 1.8).
3. Marktwert ist festgestellt (z.B. 0 € oder geringer wirtschaftlicher Restwert).
4. Dokumentation vollständig (Wertnachweis, Spendenformblatt, Nachweis Gemeinnützigkeit).
5. Datenlöschung / Datenträgermanagement bei IT-Hardware gemäß Entsorgungsleitfaden.

Spenden sind nachhaltiger als Entsorgung und entsprechen den Empfehlungen des Green-IT-Katalogs.

Umsetzungsempfehlung

• Spendenrichtlinie in Dienstanweisung aufnehmen
• Spendenformular verpflichtend nutzen
• Zusammenarbeit mit gemeinnützigen Organisationen standardisieren (z. B. HeyAlter, Computertruhe, Labdoo)
• IT-Abteilungen verpflichten, eine DSGVO-konforme Datenlöschung zu dokumentieren

Bewertung und Übernahme des Muster-Prozesses

Der Muster-Prozess („Muster-Prozess Entsorgung Hochschulen“) wird als:

✔ rechtssicher

✔ vollständig

✔ praxistauglich

✔ direkt implementierbar

bewertet. Er bildet die gesetzlich vorgesehene Reihenfolge sauber ab und ist mit VV BayHO konform.

Die schematische Darstellung wurde als Best Practice in die Good-Practice-Empfehlung integriert.

Umsetzungsempfehlung

• Prozessgrafik in lokale Dienstanweisung und Intranet integrieren
• Rollout über Kurzschulungen / Awareness-Maßnahmen
• Verknüpfung mit den universitären Beschaffungs- oder Inventarsystemen prüfen

Bewertung von Muster-Dienstanweisung & Formularen

Die vorgelegten Dokumente erfüllen alle Anforderungen:

• vollständiger Ablauf gemäß Art. 63 BayHO
• klar definierte Zuständigkeiten (IT, Haushaltsdezernat, Inventarverwaltung etc.)
• lückenlose Dokumentation
• Einbindung der eGon-Pflicht
• Spenden- und Veräußerungsregelungen korrekt abgebildet

Diese Dokumente gelten daher als Good Practice und können nahezu unverändert übernommen werden.

(Quelle: Dienstanweisung und Aussonderungsformular)

Umsetzungsempfehlung

• Hoch individuelle Anpassung nicht erforderlich — nur hochschulspezifische Rollen ergänzen
• Nutzung der Formulare verpflichtend für alle Organisationseinheiten
• Einbindung in ein digitales Workflow-System anstreben

Öffnung und Nutzung von eGon für dezentrale Zugänge

Die Prüfung zeigt:

Es spricht grundsätzlich nichts dagegen, Hochschulbeschäftigten einen erleichterten Zugang zu eGon zu ermöglichen.

Die Nutzung unterstützt die Pflicht zur staatlichen Weitergabe und fördert nachhaltige Kreislaufwirtschaft.

Notwendige Schritte:

1. Kontaktaufnahme zur zuständigen eGon-Administratorstelle (in der Regel Landesamt für Finanzen / Betreiber Behördennetz).
2. Hochschulinterne Festlegung, ob Zugang zentral (nur Beschaffung) oder breit (alle Mitarbeitenden) erfolgt.
3. Einrichtung der nutzerseitigen Berechtigungen.
4. Aufnahme in Dienstanweisung.
5. Kommunikation und Schulung der Beschäftigten.

Die im Anhang enthaltene E-Mail aus der Universität Regensburg zeigt die praktikable Vorgehensweise.

(Quelle: EXT Antw: Wtrlt: Einrichtung eines Zugangs für „EGON“)

Umsetzungsempfehlung

• Einheitliches Formular zur Zugangsbeantragung entwickeln
• Nutzung freiwillig, aber empfohlen definieren
• eGon als Standardprüfschritt in Aussonderungsprozess aufnehmen

I

Schlüsselakteure und -strukturen

Ergebnisse und Wirkungen

Gelingensbedingungen

Materialien, Links & Ansprechpartner

Downloadbereich Datenblätter

Die THG-Bilanzierungsdatenblätter für Hochschulen finden Sie auch hier:

Datei:REKLINEU Datenbedarf Beschaffungen.docx	Datei:THG Datenbedarf Beschaffungen.xlsx	Datei:REKLINEU Datenbedarf Gebäudemanagement (Word).docx	Datei:THG Datenbedarf Gebäudemanagement (Excel).xlsx
Datei:REKLINEU Datenbedarf Internationale Mobilität (Word).docx	Datei:THG Datenbedarf Internationale Mobilität (Excel).xlsx	Datei:REKLINEU Datenbedarf Personal Studierende (Word).docx	Datei:THG Datenbedarf Personal Studierende (Excel).xlsx
Datei:REKLINEU Datenbedarf IT (Word).docx	Datei:REKLINEU Datenbedarf Mobilität (Word).docx	Datei:THG Datenbedarf Bücher (Excel).xlsx	Datei:THG Datenbedarf Druckerzeugnisse (Excel).xlsx
Datei:THG Datenbedarf Exkursionen (Excel).xlsx		Datei:THG Datenbedarf Gäste (Excel).xlsx

Kontakt BayCalc

Die wichtigsten Fragen zum Tool wie auch die Verwendung und der Downloadbereich befinden sich unter https://www.bayzen.de/materialien/baycalc/.

Die Erstellung des Tools und die Projektleitung verantwortet

Prof. Dr. Manfred Sargl

Mail:  mailto:manfred.sargl@unibw.de

Hinweis zur aktuellen Umsetzung

zurück zur Hauptkategorie "Prozesse Nachhaltige Beschaffung"

zurück zur Hauptseite "Leitfaden nachhaltige Beschaffung und Entsorgung"

Quellen