Dezentrale Beschaffung

Dezentrale Beschaffungsstrukturen an Hochschulen stellen eine besondere Herausforderung für die Umsetzung nachhaltiger Beschaffung dar. Unterschiedliche Zuständigkeiten, fehlende zentrale Steuerung und uneinheitliche Informationsflüsse erschweren die Integration ökologischer und sozialer Kriterien in Vergabeprozesse. Der Artikel zeigt, wie Hochschulen trotz dezentraler Organisation durch Sensibilisierung, Wissenstransfer, Monitoring und klare Leitlinien wirksame Strukturen für eine nachhaltige Beschaffung aufbauen können.

Dezentrale Beschaffung nachhaltig gestalten

An vielen Hochschulen ist die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen sowohl zentral als auch dezentral organisiert. Während zentrale Vergabestellen bestimmte Produktgruppen oder Dienstleistungen hochschulweit koordinieren, werden zahlreiche Einkäufe direkt in Fakultäten, Instituten oder einzelnen Verwaltungseinheiten durchgeführt. Diese dezentrale Struktur ermöglicht flexible und bedarfsgerechte Beschaffungsentscheidungen, erschwert jedoch gleichzeitig eine einheitliche strategische Ausrichtung – insbesondere im Hinblick auf Nachhaltigkeit. Nachhaltige Beschaffung erfordert, ökologische und soziale Kriterien systematisch in Vergabeprozesse einzubeziehen. In dezentralen Strukturen ist dies häufig mit organisatorischen und kommunikativen Herausforderungen verbunden, da Zuständigkeiten, Informationsflüsse und Entscheidungswege vielfältig und teilweise unübersichtlich sind.

Herausforderungen der Dezentralität

Dezentrale Beschaffungssysteme bringen vor allem drei strukturelle Herausforderungen mit sich: Die Sensibilisierung der Mitarbeitenden, die Vermittlung von Wissen und die Sicherstellung eines wirksamen Monitorings. Die Sensibilisierung für nachhaltige Beschaffung ist komplex, da viele verschiedene Akteur*innen an Beschaffungsprozessen beteiligt sind und nicht alle regelmäßig miteinander im Austausch stehen. Um ein gemeinsames Verständnis für die Einhaltung von Nachhaltigkeitszielen zu schaffen, müssen etwa Schulungsangebote mehrfach und in unterschiedlichen Formaten kommuniziert werden. Auch die Wissensvermittlung gestaltet sich anspruchsvoll. Mitarbeitende in dezentralen Einheiten benötigen klare Informationen darüber, wie Nachhaltigkeitskriterien praktisch umgesetzt werden können, welche Gütezeichen Orientierung bieten und welche Nachweise bei Ausschreibungen gefordert werden können. Schließlich ist das Monitoring in dezentralen Strukturen besonders aufwendig. Da Beschaffungsentscheidungen an vielen Stellen getroffen werden, ist es schwierig, Daten zu Volumina, Produktgruppen oder Nachhaltigkeitskriterien systematisch zu erfassen und auszuwerten. Ohne verlässliche Datenbasis bleibt die Bewertung des Fortschritts in der nachhaltigen Beschaffung jedoch lückenhaft.

Abstimmungs- und Austauschprozesse fördern

Um Nachhaltigkeit auch unter dezentralen Bedingungen wirksam zu verankern, können Abstimmungs- und Austauschprozesse zwischen verschiedenen Akteur*innen in der Hochschule gefördert werden. Eine teilweise Zentralisierung einzelner Beschaffungsbereiche oder die Bündelung gemeinsamer Beschaffungsvorhaben zwischen Fachbereichen kann Synergien schaffen, Zeit und Ressourcen sparen sowie Nachhaltigkeitsstandards vereinheitlichen. Wenn eine vollständige Zentralisierung nicht umsetzbar ist, bieten gezielte Maßnahmen zur Sensibilisierung und Qualifizierung wirksame Ansatzpunkte. Workshops, Schulungen oder Informationsmaterialien zu ökologischen und sozialen Gütekriterien fördern Wissen und Motivation. Darüber hinaus kann das Monitoring durch abgestimmte Datenerhebung verbessert werden, etwa durch gemeinsame Auswertungsinstrumente oder regelmäßige Berichterstattung.

Bedeutung der Leitungsebene

Die Hochschulleitung spielt eine zentrale Rolle, um nachhaltige Beschaffung institutionell zu verankern. Durch verbindliche Vorgaben, Richtlinien oder Zielvereinbarungen kann sie Orientierung schaffen und klare Rahmenbedingungen für alle Beschaffungseinheiten setzen. Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass dezentrale Beschaffer*innen sich häufig verbindliche Standards wünschen, um mehr Handlungssicherheit zu gewinnen. Darüber hinaus kann die Leitungsebene die Bedeutung nachhaltiger Beschaffung hochschulweit sichtbar machen und notwendige personelle sowie zeitliche Ressourcen bereitstellen. Nachhaltigkeit wird so nicht als Zusatzaufgabe, sondern als Teil der strategischen Hochschulentwicklung verstanden.

Zusammenarbeit und Kommunikation als Erfolgsfaktoren

Dezentrale Strukturen erfordern einen kontinuierlichen Austausch zwischen zentralen und dezentralen Beschaffungsstellen, Nachhaltigkeitsbeauftragten und weiteren relevanten Akteur*innen an der Hochschule. Offene Kommunikationskanäle und regelmäßige Abstimmungen helfen, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen, gemeinsame Standards zu entwickeln und Erfahrungen auszutauschen. Durch Zusammenarbeit, Wissensaustausch und klare Zuständigkeiten kann nachhaltige Beschaffung auch unter dezentralen Bedingungen effektiv umgesetzt werden. Langfristig trägt dies dazu bei, ökologische und soziale Verantwortung als integralen Bestandteil des Beschaffungswesens an Hochschulen zu etablieren.

Zum Weiterlesen

• Fairtrade Deutschland e.V. (Hrsg.). 2022. Öko-soziale Beschaffung an deutschen Hochschulen, unter https://+www.fairtrade-universities.de/fileadmin/user_upload/ft-unis/02_Kampagne/fairtrade_abschlussbericht_studie_oeko-soziale_beschaffung_langversion_2022.pdf [Zuletzt abgerufen am 6.01.2025].

• FEMNET e. V. & Fairtrade Deutschland (Hrsg.). 2024. Einkauf an Hochschulen nachhaltig gestalten Praxisleitfaden für die öko-soziale Beschaffung von Lebensmitteln und Textilien, unter: https://femnet.de/aktuelles/nachrichten/nachrichten-zu-unserer-arbeit/321-nachrichten-nachhaltiger-textileinkauf/4865-neuer-praxisleitfaden-einkauf-an-hochschulen-nachhaltig-gestalten.html [Zuletzt abgerufen am 11.11.2025]

---

Diese Seite ist im Rahmen des Projekts Fair Wear Works von FEMNET e.V. entstanden. Es wird gefördert durch Engagement Global mit Mitteln des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung und mit freundlicher Unterstützung von Fairtrade Deutschland und der Deutschen Postcode Lotterie.

---