Blaupause: Klimafreundliche Dienstreisen an Hochschulen

Diese Blaupause beschreibt wie im Rahmen des Projektes KlimaPlanReal an der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg (OVGU) Maßnahmen zu klimafreundlichen geplant wurden und enthält Hinweise zur Umsetzung.

Blaupause: Klimafreundliche Dienstreisen an Hochschulen
Handlungsfelder
Forschung, Betrieb
Themenbezug
Nachhaltigkeit, Klimaneutralität, Mobilität
Stichworte
Dienstreisen, Partizipation
Zielgruppe
Forschende, Lehrende, Studierende, Verwaltungsmitarbeitende, Hochschulleitung, Nachhaltigkeitsbeauftragte(r), Wissenschaftliche(r) Mitarbeiter(in)
Richtung
BottomUp
Hochschule
Otto-von-Guericke Universität
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Maßnahmenbeschreibung

Impactrelevantes Transformationsfeld: Nachhaltige Mobilität - Fokus Dienstreisemobilität

Das Transferlabor „Klimafreundliche Dienstreisen" umfasste ein integriertes Maßnahmenpaket zur systematischen Reduktion der Treibhausgasemissionen bei Dienstreisen an der OVGU. Die Maßnahme orientiert sich an der Maßnahme „Anreize für Bahnfahrten statt Flugreisen“ aus dem KlimaPlan der OVGU der zugehörigen Impact-Bewertung der OVGU und dem Senatsbeschluss zur angestrebten Treibhausgasneutralität bis 2035.

Kernziele des Transformationsteams:

• Entwicklung und Verabschiedung einer klimafreundlichen Dienstreiserichtlinie mit klaren Leitlinien für nachhaltige Mobilität
• Update der Reisekostenabrechnung Software WinTrip zur automatischen Erfassung von Treibhausgasemissionen bei Dienstreisen
• Entwicklung einer Travel Map, welche die Reisedauer zu relevanten Dienstreisezielen und CO₂-Emissionen der Transportmittel anzeigt
• Impulse für einen Klimafonds an der OVGU zur Finanzierung von Kompensationsmaßnahmen und nachhaltigen Mobilitätsprojekten

Für Evaluationszwecke können nach der Umsetzung hierbei die folgenden Wirkungscharakter (anhand der Indikatoren für den Klimaimpact an Hochschulen) genutzt werden:

• Reduktion der Treibhausgasemissionen durch klimafreundliche Verkehrsmittelwahl
• Erhöhung des Anteils nachhaltiger Dienstreisen (Bahn, ÖPNV, digitale Alternativen)

Umsetzung und Übertragbarkeit

Ist-Zustand

Die Basis für klimafreundliche Dienstreisen an der OVGU bilden die Status Quo Analyse, der KlimaPlan des Hochschulklimarats sowie der Senatsbeschluss zur angestrebten Klimaneutralität.

Ausgangslage an der OVGU:

• Etabliertes digitales Programm zu Beantragung, Genehmigung und Abrechnung von Dienstreisen (WinTrip)
• Bestehende Reisekostenrichtlinie ohne explizite Nachhaltigkeitskriterien
• Keine systematische Erfassung der CO₂-Emissionen aus Dienstreisen
• Hoher Anteil von Flugreisen bei wissenschaftlichen Konferenzen und internationaler Kooperation (siehe Klimaschutzkonzept der OVGU)

Akteursanalyse

Im Rahmen des Projektes KlimaPlanReal wurde eine umfassende Akteur*innenanalyse durchgeführt und das Transformationsteam für die Umsetzung dieser Maßnahme interdisziplinär zusammengesetzt:

• Verwaltung (Reisekostenstelle)
• Wissenschaftliche Mitarbeiter*innen (verschiedene Fakultäten)
• Professor*innen (verschiedene Fakultäten)
• Leitung Nachhaltigkeitsbüro
• Mitarbeiter des Klimaschutzmanagements

Einschätzung zur Zusammensetzung:

• Hohe Motivation und Expertise durch eigene Reisen oder Tätigkeit in dem Bereich
• Teilweise direkter Zugang zu Entscheidungsstrukturen
• Interdisziplinäre Perspektiven aus Verwaltung, Wissenschaft und Studierendenschaft
• Gute Vernetzung zu externen Partner*innen und anderen Hochschulen

Umsetzungsschritte

Erkundungsphase (1. Monat)

• Aufbau der Organisations- und Kommunikationsstrukturen im Transformationsteam
• Analyse der bestehenden Dienstreisepraxis und -richtlinien (Best Practices Cluster)
• Auswertung aktueller CO₂-Emissionen der Dienstreisen an OVGU

Findungsphase (1.-2. Monat)

• Hochschulöffentliche Partizipationsveranstaltung unter Einbindung der Senatskommission Klima und Impulse anderen Hochschulen
• Definition konkreter Ziele und Maßnahmen
• Konzeptentwicklung für die vier Kernbereiche (Richtlinie, WinTrip-Update, Travel Map, Klimafonds) mit Zeit und Arbeitsplan

Konkretisierungsphase (3.-9. Monat)

• Richtlinienentwicklung: Erarbeitung einer klimafreundlichen Dienstreiserichtlinie mit klaren Kriterien (z.B. Bahn-vor-Flug-Regel, Kompensationspflicht, digitale Alternativen)
• WinTrip-Systemupdate: Spezifikation der technischen Anforderungen für CO₂-Tracking und Reporting-Funktionen, Angebotseinholung für die Umsetzung des technisches Updates beim Dienstleister für die Software
• Travel Map Entwicklung: Festlegung der Inhalte der Travel Map, Erstellung einer Tabelle mit Reisezielen, Kilometerangaben und den Treibhausgasemissionen für den Zug und das Flugzeug; Beauftragung einer Grafiker*in zur Erstellung der Map
• Klimafonds-Konzept: Entwicklung von Ausgestaltungsmöglichkeiten eines universitären Klimafonds

Umsetzungsphase (9.-10. Monat)

• Richtlinienentwicklung: Austausch zur entwickelten Richtlinie mit der Senatskommission Klima und dem Rektorat, Anpassung der Richtlinie – keine Verabschiedung durch Rektorat oder Senat  
• WinTrip-Systemupdate: Prüfung des Angebots des Dienstleisters unter Einbezug des Softwaregremiums (Personalrat, Datenschutz, etc.), Änderungen müssen vorgenommen werden
• Travel Map: Prüfung der Entwürfe, Feedbackschleifen für kleinere Anpassungen
• Klimafonds-Konzept: Ausgestaltungsideen wurden in den Maßnahmenkatalog des Klimaschutzkonzeptes integriert

Abschluss- und Verstetigungsphase (ab 10. Monat)

• Richtlinienentwicklung: keine Verabschiedung durch Rektorat oder Senat
• WinTrip-Systemupdate: keine Beauftragung des Updates durch ungeklärte Datenschutzfragen und vakanter Stelle in der Reiskostenabteilung
• Travel Map: online über die Webseite verfügbar, Postkarten zur Sensibilisierung wurden gedruckt, Tür-zu-Tür-Gespräche sind geplant
• Klimafonds-Konzept: Ausgestaltungsideen sind im Maßnahmenkatalog des Klimaschutzkonzeptes enthalten, welches durch das Rektorat beschlossen wurde

Übertragbarkeit

Konkrete Empfehlungen

Strategische Erfolgsfaktoren:

• Frühzeitige Einbindung der Hochschulleitung bspw. zum Auftakt für strategische Legitimation und Ressourcenbereitstellung
• Nutzung bestehender IT-Infrastruktur (z.B. vorhandene Reisekostensysteme) als Ausgangspunkt
• Partizipativer Ansatz mit Beteiligung aller Statusgruppen zur Erhöhung der Akzeptanz
• Benchmark mit anderen Hochschulen zur Identifikation von Best Practices und Vermeidung von Fehlern
• Change Management und Kommunikation als kontinuierlicher Prozess während der gesamten Umsetzung

Technische Umsetzung:

• Schrittweise Einführung der vier Komponenten je nach verfügbaren Ressourcen (Modularer Ansatz)
• Nutzung bestehender Systeme und deren Erweiterung

Organisatorische Aspekte:

• Klare Verantwortlichkeiten zwischen IT, Verwaltung, Nachhaltigkeits-/Klimaschutzmanagement und Hochschulleitung definieren
• Kapazitäten für kontinuierliches Monitoring und Anpassung basierend auf Nutzerfeedback und Wirkungsmessung einplanen

Hinweise zur Kommunikation

Interne Kommunikation:

• Transparent über Ziele, Maßnahmen und Fortschritte informieren
• Erfolge sichtbar machen (z.B. CO₂-Einsparungen, Kosteneffizienz)

Externe Kommunikation:

• Austausch mit anderen Hochschulen über Netzwerke (z.B. DGHochN)
• Veröffentlichung von Erfahrungen und Lessons Learned bzw. Blaupause

Herausforderungen und Lösungsansätze

• Wissenschaftsfreiheit vs. Klimaschutz: Balance zwischen notwendiger internationaler Vernetzung und Klimazielen durch smarte Anreizsysteme statt Verbote
• Kosten-Nutzen-Abwägung: Langfristige Kosteneinsparungen durch Effizienzgewinne und Imageverbesserung kommunizieren
• Technische Komplexität: Schrittweise Einführung und kontinuierliche Nutzerunterstützung

Erfolgsmessung

• Quantitative Indikatoren: CO₂-Emissionen pro Dienstreise, Anteil nachhaltiger Verkehrsmittel, Kosteneinsparungen
• Qualitative Indikatoren: Nutzerakzeptanz, Prozesseffizienz, Beitrag zur Klimaneutralitätsziel
• Monitoring-Zyklen festlegen und Ergebnisse kommunizieren

Rahmenbedingungen der OVGU

Rahmenbedingungen des Transferlabors

• Laufzeit: Das Transferlabor hatte eine Laufzeit von zehn Monaten
• Finanzen: 10.000 € Projektmittel

Rahmenbedingungen an der Hochschule

• Standort: Die OVGU hat einen Hauptcampus, einen Humanwissenschaftlichen Campus (Zschokkestraße), den Wissenschaftshafen (Joseph-von-Fraunhofer-Str.) und das Universitätsklinikum (Leipziger Straße).
• Hochschulgröße (in Vollzeitäquivalente): rund 12.833 Studierende und über 2.672 Mitarbeitende, davon 195 Professor*innen, 1.528 Wissenschaftliche Mitarbeiter*innen, 949 Nichtwissenschaftliche Mitarbeitende (Stand vom 31.12.2023)

Unterstützung der Hochschulleitung zur Maßnahmenumsetzung

Die Hochschulleitung unterzeichnete für den Projektantrag einen Letter of Intent, in welchem die Unterstützung zugesichert wurde. Rektor und Kanzlerin wurden konsequent neben der Auswahl der Maßnahme vor Beginn des Transferlabors und während der stetigen Transferphase informiert und in Feedbackschleifen einbezogen.

Institutionalisierung von Nachhaltigkeit & Klimaschutz

Zum Zeitpunkt der Maßnahmenumsetzung gab es sowohl ein Nachhaltigkeitsbüro als auch eine Senatskommission die sich mit dem Themenbereich Klima beschäftigt. Darüber hhinaus sind die Nachhaltigkeitsstrategie der OVGU sowie den Senatsbeschluss zur angestrebten Treibhausgasneutralität der OVGU relevant.

Weblinks

KlimaPlanReal – Homepage Universität Magdeburg

KlimaPlanReal im DGHochN Wiki