Nachhaltige Entsorgungsprozesse an (bayerischen) Hochschulen (REKLINEU)

Das Arbeitspaket „Arbeitspaket 4 - Nachhaltige Beschaffung und Entsorgung an Hochschulen“ wurde vom Institut für angewandte Logistik (THWS) im Rahmen des Projektvorhabens REKLINEU erarbeitet. Das Beispiel zeigt die THG-Erfassung an der Technischen Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS).

Exklusiver IAL - Inhalt aus dem Arbeitspaket 4 - Nachhaltige Beschaffung und Entsorgung an Hochschulen - des BMFTR geförderten Projektes REKLINEU

Kurzbeschreibung

Im Rahmen des REKLINEU-Arbeitspakets 4 wurde ein praxisorientiertes und rechtssicheres Entsorgungsmodell für bayerische Hochschulen entwickelt. Dieses Modell bietet eine vollständige, nach VV Art. 61 und 63 BayHO konforme Prozesskette, die Hochschulen nach Prüfung interner Prozesse und Anweisungen übernehmen und in ihre Dienstanweisungen integrieren könnten. Eine individuelle rechtliche Prüfung durch die institutionseigene Rechtsabteilung muss nochmals vorgenommen werden. Eine Anfrage durch das Institut für angwandte Logistik (THWS) und die AGNBE (BayZeN) bezüglich Rechtssicherheit an das zuständige Ministerium wurde dahingehend beantwortet, dass Hochschulen nach interner Prüfung und noch offener rechtlicher Fragen individuell das Bayerische Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst zur Abstimmung kontaktieren sollen. Ein weiteres Eingehen auf die Vereinfachung der eGon-Zugänglichkeit war nicht Bestandteil der Antwort.

Der Good-Practice-Prozess berücksichtigt:

• rechtliche Vorgaben (interne Weitergabe → eGon → Veräußerung → Spende → Entsorgung)
• Nachhaltigkeitsanforderungen (Green-IT-Maßnahmenkatalog, Kreislaufwirtschaft)
• Praxisbedarfe (IT-Sicherheit, heterogene Hochschulstrukturen, Verfügbarkeit von Refurbishern)
• administrative Vereinfachung (vereinheitlichte Anträge, Wertnachweise, eGon-Zugänge)

Das Ergebnis stellt einen Rahmen für einen übertragbaren Hochschulprozess dar, welcher als Good Practice dienen kann.

Ziele

Das entwickelte Modell zielt darauf ab:

1. Eine einheitliche und eine in Anlehnung an die entsprechenden Verwaltungsvorschriften des Freistaates Bayern rechtssichere Vorgehensweise für die Entsorgung und Weitergabe von Gegenständen an Hochschulen zu schaffen.
2. Nachhaltige Verwertungswege (Weitergabe, Verkauf, Spende, Refurbishing) systematisch zu priorisieren.
3. Musterprozesse, Dienstanweisungen und Formulare in einer standardisierten und praxistauglichen Form bereitzustellen.
4. eGon als bayernweite Weitergabeplattform standardisiert in die Prozesse integrieren.
5. Rechtliche Unklarheiten zu minimieren, etwa zur Spendenbefugnis oder Privatveräußerung.
6. Lebenszyklusverlängerung und Kreislaufwirtschaft gemäß Green-IT-Katalog zu fördern.

Die Ziele orientieren sich an den Anforderungen aus BayHO, BayHIG, Energieeffizienzgesetz und Green-IT-Initiativen der bayerischen Hochschulen.

Vorgehen

09/24 - 12/24 | Praxisaustausch über AG Nachhaltige Beschaffung & Entsorgung - Auszüge Inhalte:

• 2. Sitzung am 17.09.24 - TOP:
  • Projekt WueMue - Mülltrennung, -vermeidung und -recycling an der JMU Würzburg | Ohenewa Akufo, Anna Riedmann, Prof. Dr. Birgit Lugrin (Projektleitung), Dr. Markus Leisegang (Projektleitung)
  • Entsorgung & Verwertung an Hochschulen – Herausforderung Nachhaltigkeit | Frank Mertens, Abfallbeauftragter & Abfallmanagement, Stabsstelle Nachhaltigkeit und Energie, Freie Universität Berlin
  • Planung & Einführung einer Möbelbörse | Klara Theobald, wiss. Mitarbeiterin Fachbereich Umweltwirtschaft / -recht, Hochschule Trier – Umwelt-Campus Birkenfeld
  • Austausch Prozesse der Entsorgung an Hochschulen – Ideen & Vernetzung

• 3. Sitzung am 03.12.24 - TOP:
  • Vorstellung „Entsorgungsleitfaden für IT-Geräte nach der ersten Nutzungsphase“ - Annette Kott (Universität Regensburg) & Jennifer Schuster (Technische Hochschule Nürnberg) | Projekt Green-IT, gefördert durch das StMWK
  • Austausch Prozesse der Entsorgung an Hochschulen – Beispielprozesse nachhaltiger Entsorgung | Ideen und Herausforderungen

09/24 - 10/24 | Austausch mit Projekt WueMue - Mülltrennung, -vermeidung und -recycling an der JMU Würzburg zu Projektvorhaben, Synergien und Verwertung von Ergebnissen

09/24 - 12/24 | Austausch mit Digitalverbund Bayern im Hochschulbereich - Green IT und AG Green IT - in Zusammenarbeit mit dem Digitalverbund Bayern (BayZeN) über Entsorgungspraktiken und Annahmen.

04/25 | Austausch mit der Uni Regensburg - Verwaltung / Referat Haushaltssteuerung & Klimaschutzmanagement - zur Notwendigkeit von dezentralen Zugriffen auf eGon als bayernweite Weitergabeplattform, um die zukünftige Transformation von Entsorgungsprozessen hin zu Vertwertungsprozesse im Sinne einer Kreislauforientierung in der Praxis effizient umsetzen zu können. Ergebnis: Auf Ministerium zugehen, um evtl. einen leichteren Zugang für eGon zu kreiieren (evtl. über die Schnittstelle Mitarbeiterservice Bayern - authega)

05/25 - 07/25 | Analyse der interne Aussonderungsprozesse an der THWS mit dem Ziel Transformationspotentiale und -notwendigkeiten anhand von Praxisprozessen zu identizifieren

07/25 - 09/25 | Erarbeitung von Musterprozessen und Vorlagen als Good Practise Beispiel durch das Institut für angewandte Logistik (THWS) im Rahmen des Projektvorhabens REKLINEU .

07/25 - 09/25 | Austausch mit Klimaschutzmanagement Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) hinsichtlich Abstimmung Musterprozesse und Ausarbeitung Anfrage Ministerium

10/25 | Anfrage - "Rechtssichere Entsorgungsprozesse an bayerischen Hochschulen" via Mail an das Bayerische Wirtschaftsministerium (stmwi) wg. Koordination der Behörden-Schulungen Nachhaltige Beschaffung. Verweis auf Zuständigkeit bei Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst.

11/25 | Anfrage - "Rechtssichere Entsorgungsprozesse an bayerischen Hochschulen" via Mail Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst (stmwk). Nachfrage im Dezember 2025 aufgrund fehlender Rückmeldung.

Ergebnis

Rechtssicherer Gesamtprozess nach BayHO

Der entwickelte Prozess setzt die VV zu Art. 61 und 63 BayHO vollständig um und übersetzt sie in eine operationale Schrittfolge, die für alle (bayerischen - in Teilen übertragbar) Hochschulen identisch anwendbar ist:

1. Aussonderungsantrag (inkl. Inventardaten, Fotos, Wertnachweis, Datenlöschung für IT-Geräte) – gemäß Musterformularen
2. Interne Weitergabe (14 Tage Umlauffrist) -> Installation und Integration einer Austauschplattform empfohlen (kann evtl. auch über Möglichkeiten im Intranet dargestellt werden)
3. eGon-Angebot (≥ 1 Monat, verpflichtend außer bei objektiver Wertlosigkeit)
4. Veräußerung zum vollen Wert (Ausschreibung, Versteigerung oder interner Verkauf)
5. Spende im Ausnahmefall (bei Restwert < 1.750 € delegiert an Hochschule)
6. Weitergabe an Refurbisher (zulässig als Verkauf oder Verwertungsschritt)
7. Ordnungsgemäße Entsorgung (nur bei klarer Unbrauchbarkeit)

Dieser Ablauf ist als Good-Practice-Standard empfohlen und kann direkt in die Dienstanweisung einer Hochschule übernommen werden.

Umsetzungsempfehlungen Downloads

• Nutzung und Anpassung der Muster-Dienstanweisung zur hochschulspezifischen Implementierung (Regelung der Zuständigkeiten, Dokumentationen, Prüffristen)
• Nutzung eines zentralen digitalen Aussonderungsformulars für alle Organisationseinheiten
• Festlegung einer hochschulinternen „Stelle Entsorgung / Wiederverwendung“ (Beschaffung oder Inventarverwaltung)
• Aufbau eines kleinen Schulungsmoduls (E-Learning) zur Durchführung der Prozesse

Rechtssichere Möglichkeiten der Spende

Die Analyse ergibt:

Ja - Spenden sind im Ausnahmefall zulässig, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

1. Kein Bedarf hausintern oder innerhalb des Staates (inkl. eGon-Angebot).
2. Restwert < 1.750 € → Entscheidung durch die Hochschule (Delegationsrahmen gemäß VV zu Art. 63 1.7a, 1.8).
3. Marktwert ist festgestellt (z.B. 0 € oder geringer wirtschaftlicher Restwert).
4. Dokumentation vollständig (bspw. Wertnachweis, Spendenformblatt, Nachweis Gemeinnützigkeit).
5. Datenlöschung / Datenträgermanagement bei IT-Hardware gemäß Entsorgungsleitfaden.

Spenden sind nachhaltiger als Entsorgung und entsprechen den Empfehlungen des Green-IT-Katalogs.

Umsetzungsempfehlung

• Spendenrichtlinie in Dienstanweisung aufnehmen
• Spendenformular verpflichtend nutzen
• Zusammenarbeit mit gemeinnützigen Organisationen (v. a. vor Ort) intensivieren und standardisieren
• IT-Abteilungen verpflichten, eine DSGVO-konforme Datenlöschung zu dokumentieren

Bewertung und Übernahme des Muster-Prozesses

Der Muster-Prozess („Muster-Prozess Entsorgung Hochschulen“) wird als:

✔ voraussichtlich rechtssicher (vgl. Kapitel Kurzbeschreibung)

✔ voraussichtlich praxistauglich

✔ offen implementierbar durch Vorlagen

bewertet. Er bildet die in Bayern gesetzlich vorgesehene Reihenfolge sauber ab und orientiert sich somit an den VV BayHO.

Umsetzungsempfehlung

• Prozessgrafik in lokale Dienstanweisung und Intranet integrieren
• Rollout über Kurzschulungen / Awareness-Maßnahmen
• Verknüpfung mit den universitären Beschaffungs- oder Inventarsystemen prüfen

Muster Prozess Entsorgung | Exklusiver IAL - Inhalt des BMFTR geförderten Projektes REKLINEU

Bewertung von Muster-Dienstanweisung und Formularen

Die vorgelegten Dokumente erfüllen folgende Anforderungen:

• vollständiger Ablauf gemäß Art. 63 BayHO
• klar definierte Zuständigkeiten (IT, Haushaltsdezernat, Inventarverwaltung, etc.)
• lückenlose Dokumentation
• Einbindung der eGon-Pflicht
• Spenden- und Veräußerungsregelungen korrekt abgebildet

Muster-Dienstanweisung |Exklusiver IAL - Inhalt des BMFTR geförderten Projektes REKLINEU

Muster-Formular zur Muster-Dienstanweisung Exklusiver IAL - Inhalt des BMFTR geförderten Projektes REKLINEU

Umsetzungsempfehlung

• Individuelle Anpassung auf ein Minimum reduziert — nur hochschulspezifische Rollen ergänzen
• Nutzung der Formulare verpflichtend für alle Organisationseinheiten - Kommunizieren!
• Einbindung in ein digitales Workflow-System anstreben

Öffnung und Nutzung von eGon für dezentrale Zugänge

Es spricht grundsätzlich nichts dagegen, Hochschulbeschäftigten einen erleichterten Zugang zu eGon zu ermöglichen. Die Nutzung unterstützt die Pflicht zur staatlichen Weitergabe und fördert nachhaltige Kreislaufwirtschaft.

Notwendige Schritte nach Rückmeldung Ministerium (vgl. Kapitel Kurzbeschreibung):

1. Kontaktaufnahme zur zuständigen eGon-Administratorstelle (in der Regel Landesamt für Finanzen / Betreiber Behördennetz).
2. Hochschulinterne Festlegung, ob Zugang zentral (nur Beschaffung) oder breit (alle Mitarbeitenden) erfolgt.
3. Einrichtung der nutzerseitigen Berechtigungen.
4. Aufnahme in Dienstanweisung.
5. Kommunikation und Schulung der Beschäftigten.

Umsetzungsempfehlung

• Einheitliches Formular zur Zugangsbeantragung entwickeln
• Nutzung freiwillig, aber empfohlen definieren
• eGon als Standardprüfschritt in Aussonderungsprozess aufnehmen

Schlüsselakteure und -strukturen

Die Umsetzung des Good-Practice-Modells erfordert eine klare Rollenverteilung:

Hochschulintern

• Beschaffungsstelle - Inventarverwaltung | Prozessführung und Dokumentation, Tauschbörse interne Sharing und Weitergabe
• IT-Abteilung | Prüfung & Datenlöschung (IT-Geräte)
• Haushaltsdezernat | Rechtliche Prüfung
• Hochschulleitung | Genehmigung von Spenden unterhalb der Delegationsgrenze
• Organisationseinheiten | Meldung und Ersteinstufung der Gegenstände

Extern

• StMWK / StMFH (in Bayern) – Rechtsauslegung Art. 63 BayHO, Genehmigung von Spenden über 1.750 €
• Refurbisher – Verkaufs- oder Verwertungswege
• Gemeinnützige Organisationen – Spendenabnehmer
• Digitalverbund (in Bayern / BayZeN) – fachliche Unterstützung, Austauschplattform
• Betreibende Behördennetz zur Weiternutzung gebrauchter Güter – eGon-Zugang (in Bayern)

Ergebnisse und Wirkungen

Durch Übernahme des Good-Practice-Modells ergeben sich:

Rechtlicher Rahmen

• voraussichtlich Übereinstimmung mit VV zu Art. 61 und 63 BayHO (in Bayern)
• revisionsfeste Dokumentation
• klare Zuständigkeiten und Genehmigungswege

Nachhaltige Wirkung

• deutlich reduzierte Entsorgungsquote
• Stärkung der Kreislaufwirtschaft durch Weitergabe, Refurbishing und Spenden
• längere Nutzungsdauer institutioneller Ressourcen
• Beiträge zu Klimaschutzverpflichtungen
• Kostenreduktion u. a. durch Anschaffungsreduzierung und Entsorgungskostenminimierung

Verwaltungseffizienz

• Standardisierte Abläufe reduzieren Bearbeitungszeiten
• Klarheit für Beschäftigte
• Behördenübergreifende Synergien - Bspw. praktikable eGon-Zugänge stärken bayernweiten Austausch

Gelingensbedingungen

1. Verbindliche Dienstanweisung – Grundlage für einheitliches Handeln
2. Digitale Formulare & Schulungen – einfache Anwendung
3. DSGVO-konforme Datenlöschung bei IT-Hardware (mit Nachweis)
4. Klare Kommunikation zum Spenden- und Veräußerungsprozess
5. Regelmäßige Weiterentwicklung - Empfohlen: Hochschul- bzw. Institutionsübergreifend
6. Technischer Zugang zu bzw. Existenz von Behördennetz zur Weiternutzung gebrauchter Güter
7. Rückkopplung mit Ministerien für finale Rechtsauslegung

Materialien und Kontakte

Downloadbereich

Nochmals zusammengefasst hilfreiche Materialien:

Muster Prozess Entsorgung | Exklusiver IAL - Inhalt des BMFTR geförderten Projektes REKLINEU

Muster-Dienstanweisung |Exklusiver IAL - Inhalt des BMFTR geförderten Projektes REKLINEU

Muster-Formular zur Muster-Dienstanweisung Exklusiver IAL - Inhalt des BMFTR geförderten Projektes REKLINEU

Kontakte:

Prof. Dr. Müller-Steinfahrt (IAL- Leitung - THWS)

Mail: Ulrich.Mueller-Steinfahrt@thws.de

oder

Peter Walker (IAL - THWS) - Projekt REKLINEU

Mail: ial@thws.de

Hinweis zur aktuellen Umsetzung

vgl. Kapitel Kurzbeschreibung am Anfang des Wiki-Eintrages

Kritische Diskussion (Reflexion)

Themenfeld	Stärken / Positive Bewertung	Schwächen / Kritische Aspekte	Reflexion / Verbesserungspotenziale	Besonderheit Bayern / Einschränkung der Übertragbarkeit
Grundkonzept & Zielsetzung	Klare Orientierung an BayHO, BayHIG, Green IT, EnEfG.	Ziele für einige Hochschulen anspruchsvoll.	Rechtsklarheit durch Ministerien notwendig.	Grundlage basiert auf BayHO, die in anderen Bundesländern nicht gilt → Abläufe und Delegationsgrenzen unterscheiden sich.
Vorgehen / Methodik	Mehrstufiges Vorgehen, breite Stakeholder-Einbindung.	Hoher Aufwand in Abstimmungsprozessen.	Systematische Projektsteuerung ausbauen.	Andere Länder haben andere IT-Landschaften, Plattformen und Verwaltungsstrukturen.
Rechtlicher Rahmen	Saubere Umsetzung der VV zu Art. 61 & 63 BayHO.	Fehlende endgültige Rechtsauslegung.	Abstimmung mit StMWK/StMFH nötig.	Der rechtliche Rahmen ist landesspezifisch – VV BayHO ist nicht bundesweit gültig; z. B. Spendenbefugnisse und Veräußerungsgrenzen variieren.
Muster-Prozess & Umsetzbarkeit	Hohe Praxisnähe, klare Struktur.	Digitalisierungsgrad variiert.	Integration in Hochschul-IT-Systeme erforderlich.	Andere Bundesländer haben andere Inventarregelungen, haushaltsrechtliche Vorgaben und Dienstanweisungen – Prozess evtl. nur bedingt übertragbar.
Nutzung von eGon	Erfüllt Pflicht zur Weitergabe im bayerischen Behördennetz.	Zugang teils komplex.	Vereinfachte Rollenmodelle entwickeln.	eGon ist eine bayerische Plattform. → Andere Bundesländer nutzen andere Plattformen oder haben keine verpflichtende Weitergaberegelung.
Nachhaltigkeitswirkung	Förderung Kreislaufwirtschaft, THG-Reduktion.	Keine quantitative Messung vorgesehen.	Entwicklung von Kennzahlen sinnvoll.	Nachhaltige Wirkung grundsätzlich übertragbar, aber rechtliche Prozessvorgaben nicht.
Organisation & Verantwortlichkeiten	Klar definierte Rollen.	Hoher Koordinationsbedarf.	Rollenprofile standardisieren.	Organisationsstrukturen unterscheiden sich zwischen Ländern (z. B. andere Dezernate, Leitungsstrukturen).
IT-Sicherheit & DSGVO	Konsequent eingebunden.	Zuständigkeiten teils unklar.	Standardisierte Löschzertifikate einführen.	DSGVO bundesweit gültig → dieser Teil ist übertragbar; jedoch IT-Verfahrensregelwerke sind länderspezifisch.
Verwaltungseffizienz	Klare Abläufe reduzieren Bearbeitungszeit.	Hoher Initialaufwand.	Pilotierung empfohlen.	Verwaltungsdigitalisierung in anderen Bundesländern unterschiedlich weit fortgeschritten – Übertragbarkeit eingeschränkt.
Kommunikation & Schulung	E-Learning unterstützt Umsetzung.	Abhängigkeit von Teilnahme.	Schulungspflicht einführen.	Inhalte müssen für andere Länder zwingend an deren Haushaltsrecht & Verwaltungsstrukturen angepasst werden.
Gesamtbewertung	Innovativer, klarer und nachhaltiger Prozess.	Abhängigkeiten von Behörden und Digitalverbund.	Weiterentwicklung mit Landesbehörden sinnvoll.	Prozess wurde exklusiv für Bayern entwickelt. → Für andere Bundesländer ist eine rechtliche und organisatorische Anpassung erforderlich (Verwaltungsvorschriften, Zuständigkeiten, Digitalinfrastruktur).

Zusammenfassung der erweiterten Reflexion

• Warum der Prozess nicht 1:1 übertragbar ist
  • Das Haushaltsrecht der Länder unterscheidet sich deutlich (BayHO ≠ LHO NRW, LHO BW, LHO HE usw.).
  • Die Verwaltungsvorschriften zu Spenden, Veräußerung, Verwertung variieren stark.
  • IT-Landschaften und digitale Plattformen sind föderal organisiert.
  • Bayern nutzt mit eGon eine eigene, verpflichtende Weitergabeplattform.
  • Hochschulorganisationen sind länderspezifisch unterschiedlich strukturiert.
  • Delegationsgrenzen, Genehmigungspflichten, und Zuständigkeiten sind nicht einheitlich.

• Was dennoch übertragbar wäre
  • Nachhaltigkeitsprinzipien (Kreislaufwirtschaft, Refurbishing, Weitergabe).
  • Prozesslogik (Weitergabe → Verwertung → Entsorgung).
  • Musterformulare und Dokumentation (mit Anpassung an Landesrecht).
  • Schulungskonzepte und Awareness-Bausteine.

• Fazit

Der Prozess ist ein Modell für Bayern – kein universeller Bundesmodell-Prozess. Für andere Bundesländer wäre ein eigenständiger Abgleich mit Landesrecht und zuständigen Ministerien zwingend erforderlich.

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Quellen