Blaupause für Maßnahmen zu Dienstreisemobilität

Blaupause für Maßnahmen zu Dienstreisemobilität
Die Blaupause entstand im Rahmen des Projektes KlimaPlanReal, innerhalb des zweiten Transferlabors an der MLU, und ist im Handlungsfeld "Nachhaltige Dienstreisemobilität" angesiedelt.
Handlungsfelder
Forschung, Betrieb
Themenbezug
Nachhaltigkeit, Klimaneutralität, Mobilität, Betrieb
Stichworte
Dienstreisen, Partizipation
Zielgruppe
Forschende, Lehrende, Studierende, Verwaltungsmitarbeitende, Hochschulleitung, Nachhaltigkeitsbeauftragte(r), Wissenschaftliche(r) Mitarbeiter(in)
Richtung
BottomUp
Hochschule
Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
Organisationseinheit
KlimaPlanReal
Adresse
Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg Universitätsplatz 10 06108 Halle Die folgende Koordinate wurde nicht erkannt: Geocoding failed.Die folgende Koordinate wurde nicht erkannt: Geocoding failed.
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Website
https://www.rektorin.uni-halle.de/stabsstellen/vielfalt-chancengleichheit/nachhaltigkeit/klimaplanreal/ transferlabore/transferlabor 2/
Projektbezug
Transformationspfade (traNHSform)

Vorwort

Diese Blaupause wurde auf der Basis eines Transferlabors (angelehnt an den Reallaboransatz) an der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg (MLU) im Rahmen des Projekts KlimaPlanReal erstellt und enthält Hinweise zur Umsetzung.

Beschreibung der Maßnahme

Impactrelevantes Transformationsfeld

Nachhaltige Mobilität – Nachhaltige Dienstreisemobilität

Maßnahmenbeschreibung

Die umgesetzte Maßnahme trägt den Titel „Flugreisen reduzieren und Dienstreisen nachhaltiger gestalten“. Sie orientiert sich an der Maßnahme 11 aus dem KlimaPlan der MLU. Ziel dieser Maßnahme ist es, dass Treibhausgase, die im Kontext von Dienstreisen an der MLU entstehen, reduziert bzw. eingespart werden.

Um eine quantitative Wirkung der Maßnahme feststellen zu können, bedarf es statistischer Daten der Treibhausgasemissionen vor und nach der Maßnahme. Diese wiederum können aus Daten zu Dienstreisen ermittelt werden, die sich aus Angaben über getätigte Dienstreisen an der MLU (Start- und Zielort, zurückgelegte Strecke und jeweilige genutzte Verkehrsmittel) ergeben. Zum Zeitpunkt der Maßnahmenumsetzung lagen erste Daten vor, die jedoch keine valide quantitative Datenbasis und Aussagen erlaubten (siehe Ausgangslage). Deswegen wurden qualitative Zielstellungen priorisiert, die insbesondere die Ziele der Sensibilisierung zur Thematik, Kommunikation und Information verfolgten.

Mit der Maßnahme werden unmittelbar Mitarbeitende der MLU adressiert, die administrativ in der Planung und Organisation von Dienstreisen für andere Beschäftigte tätig sind (u.a. Sekretariate) und die eigenständig Dienstreisen im Rahmen ihrer Beschäftigung und Tätigkeiten an der MLU (Wissenschaft, Verwaltung etc.) planen, organisieren und durchführen. Mittelbar sollen alle Beschäftigten der MLU zum Thema nachhaltige Dienstreisen sensibilisiert werden. Mit der Maßnahme wird ein gesamtuniversitärer Prozess angeregt und das Individualverhalten der Beschäftigten adressiert.

Folgende Ziele wurden im Transformationsteam verfolgt:

• Förderung der Reduktion von Treibhausgasemissionen durch Vermeidung von Flugreisen und Individualverkehr
• Förderung von Bahnreisen bzw. öffentlichen Nah- und Fernverkehr im Allgemeinen
• Erarbeitung von Handlungsempfehlungen für die nachhaltige Gestaltung von Dienstreisen ins-besondere in Bezug auf die Wahl des Verkehrsmittels
• Erarbeitung einer Entscheidungshilfe für nachhaltigere Dienstreisen an der MLU
• Integration der erarbeiteten Handlungsempfehlungen in das digitale Buchungssystem des Ver-tragsreisebüros der MLU auf der Website der Abteilung für Reisekosten
• Nachhaltigkeit wird als Querschnittsthema bei der Beantragung, Bearbeitung und Umsetzung von Dienstreisen berücksichtigt

Umsetzung

Ausgangslage

Für die Maßnahme „Flugreisen reduzieren und Dienstreisen nachhaltiger gestalten“ sind statistische Daten hilfreich, die Dienstreisen mit Start- und Zielort, mögliche Zwischenstopps und die jeweiligen genutzten Verkehrsmittel aller Beschäftigten der Organisation detailliert erfassen. Daraus können die reisebezogenen Treibhausgasemissionen berechnet werden. Das schafft eine Argumentationsgrundlage für die Notwendigkeit der Maßnahme und ermöglicht eine Messbarkeit der Wirksamkeit. Es zeigt auch, wo Handlungsschwerpunkte liegen können, sodass bedarfsgerechte Maßnahmen abgeleitet werden können. In der Status Quo Analyse der MLU war eine Bilanzierung der Dienstreisen noch nicht möglich. Die vorhandene Verwaltungssoftware, mit welcher Dienstreisen in der Abteilung Reisekosten abgerechnet werden, ermöglicht keine automatische und detaillierte Erfassung der einzelnen Reisewege und gewählten Verkehrsmittel. Möglich wurde dies durch eine zusätzliche händische Eintragung durch die Mitarbeitenden der Abteilung, welche seit Mitte des Projektes erfolgt. Dadurch hat sich die Datengrundlage grundsätzlich verbessert, sie ermöglicht jedoch keine validen, statistisch abgesicherten Aussagen über das Reiseverhalten der Beschäftigten. Im Bereich der Dienstreisebeantragung und -abrechnung erfolgt an der MLU aktuell eine Digitalisierung, in welche das Projektteam einbezogen werden konnte. Ziel ist es, die vorhandene Verwaltungssoftware so auszugestalten, dass eine detaillierte Erfassung der Dienstreisen und daraus abgeleitet die Erfassung der Emissionen ermöglicht wird. Diese können mit Hilfe von CO₂-Rechnern, die wiederum in die Verwaltungssoftware ggfs. integriert werden können, berechnet werden.

Akteur*innenanalyse

Im Rahmen des Projektes KlimaPlanReal wurde zu Beginn des Projektes eine Akteur*innenanalyse (Abbildung 1) durchgeführt, die auch den Bereich Mobilität umfasste. Damit konnten zentrale Akteur*innen identifiziert, kontaktiert und in den Prozess involviert werden.

Die Gruppenakquise für das Transformationsteam (TrafoTeam) erfolgte größtenteils durch die direkte Ansprache. Dabei wurden sowohl strukturell für das Thema Dienstreisen zuständige Personen, als auch interessierte Personen (z.B. aus dem Hochschulklimarat) angesprochen. Das TrafoTeam setzte sich neben den beiden Projektmitarbeitenden aus weiteren sechs Personen zusammen:

• Verwaltungsmitarbeiterin aus dem International Office
• Verwaltungsmitarbeiterin aus der Personalabteilung, Bereich Personalentwicklung
• Doktorandin (Volkswirtschaftslehre, Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät)
• Doktorand (Volkswirtschaftslehre, Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät)
• Studentin (Biodiversity Sciences, Naturwissenschaftliche Fakultät I)
• Studentin (Biodiversity Sciences, Naturwissenschaftliche Fakultät I)

Einschätzung zur Zusammensetzung:

• Hohe Motivation aller Beteiligten
• verschiedene Akteur*innen von Einrichtungen und Abteilungen
• verschiedene Angehörige der MLU (Verwaltung, Wissenschaft, Wissenschaftsunterstützend, Studierende)

Neben dem festen Transformationsteam wurden über individuelle Konsultationen bilateral weitere Akteur*innen beratend in den Prozess einbezogen. Dies ermöglichte es, alle Mitgliedergruppen der MLU, trotz begrenzter zeitlicher Ressourcen, punktuell in den Prozess zu involvieren. Zentral war die Zusammenarbeit mit der Abteilung Reisekosten, die sich im weiteren Verlauf intensivierte.

Abbildung 1: ⟷ Im Austausch; − Zugehörig im Rahmen des Projekts; --- Auch außerhalb des Projekts zugeordnet

Umsetzungsschritte

Die Arbeitsphasen waren wie in der folgenden Abbildung 2 gestaltet und werden anschließend genauer beschrieben:

Abbildung 2: Zeitplan des Transferlabors „Flugreisen reduzieren und Dienstreisen nachhaltiger gestalten“

Erkundungsphase (1 Monat)

• Aufbau des TrafoTeams sowie Etablierung von Organisations- und Kommunikationsstrukturen.
• Erkundung von vorhandenen und nötigen Ressourcen und Vorerfahrungen der TrafoTeam-Mitglieder: an der Universität bestehende Bedarfe, Rahmenbedingungen und gesetzlichen Vorgaben

Findungsphase (1 Monat)

• Konzeptentwicklung: Aufstellung eines Zeit- und Arbeitsplans
• Die Zielgruppen wurden für alle Maßnahmen akquiriert und Ansprechpersonen ausfindig gemacht: u.a. Dienstreisende und Assistenzen; Abteilung Reisekosten

Konkretisierungsphase (1-2 Monate)

• Konsultations- und Beratungsgespräche führen: Um diverse Perspektiven in die Erarbeitung von Handlungsempfehlungen und der Entscheidungshilfe für nachhaltige Dienstreisen einfließen zu lassen, wurden Gespräche mit unterschiedlichen Mitgliedergruppe der MLU geführt: u.a. mit Sekretär*innen, Wissenschaftler*innen und Professor*innen.
• Vernetzung und strukturelle Verankerung mit anderen Querschnittsthemen wie Familiengerechtigkeit, um die Handlungsempfehlungen lebensphasenorientiert an den Bedarfen der verschiedenen Mitgliedergruppen der MLU auszurichten
• Formulieren der Handlungsempfehlungen „Nachhaltigere Dienstreisen für alle Beschäftigten der MLU“ und Diskussion im TrafoTeam

Umsetzungsphase (3-6 Monate)

• Abstimmung des Dokuments mit ausgewählten Abteilungen und Gremien, z.B. dem Personalrat oder der Abteilung Personal. Die Abstimmung des Entwurfes diente der internen Prüfung, inwiefern die ausgearbeiteten Empfehlungen universitätsinternen Regelungen entspricht, widerspricht und um Ergänzungen aus den jeweiligen Fachexpertisen aufnehmen zu können. Dadurch erfolgt auch eine erste Kommunikation des Entwurfs, die die Basis für eine spätere Umsetzung der Handlungsempfehlungen in der Breite der Universität legt. Der Abstimmungsprozess sollte von Beginn an aufgrund eines möglichen höheren und nicht vorhersehbaren zeitlichen Umfangs mit eingeplant werden.
• Ableitung einer „Entscheidungshilfe“ aus den Handlungsempfehlungen, welche bei der Integration von Nachhaltigkeitsdimensionen im Kontext von Dienstreisen unterstützen soll. Diese wurde mit Hilfe von erstellten Illustrationen graphisch aufbereitet, sodass sie einen niedrigschwelligen Zugang für alle MLU Reisenden bietet und die Akzeptanz der Empfehlungen sowie eine mögliche Verhaltensveränderung befördert.
• Einbindung der Führungsebene: Es erfolgte die Übergabe der Handlungsempfehlungen und der Entscheidungshilfe an das Rektorat sowie eine Diskussion in einer Rektoratskommission. Die Handlungsempfehlungen wurden daraufhin angepasst und als „Aspekte zu nachhaltigeren Dienstreisen an der MLU“ auf eine im Rektorat vorgestellte und beschlossene zusätzliche Website eingestellt.
• Breite Öffentlichkeitsarbeit: Erstellung von Aktions- und Werbe-/Geschenkmaterial (u.a. Klimawaage, Reisetagebuch inkl. Klimaplan und Entscheidungshilfe, nachhaltige Reise-Thermobecher, A4 und A3 Plakate Entscheidungshilfe) und Verwendung bei öffentlichkeitswirksamen Veranstaltungen, Abschlussgesprächen

Abschlussphase (ca. 3 Monate)

• Finale Übergabe der Handlungsempfehlungen und der Entscheidungshilfe an das Rektorat. Es ist zu empfehlen, die Dokumente durch das Rektorat bestätigen zu lassen. Dies versieht beide Dokumente mit einer höheren Legitimation.
• Zielgruppenspezifische Kommunikation/ Ansprache unter Berücksichtigung der Herausforderungen des ständigen Aktualisierungsbedarfes, universitärer Diskontinuität und Heterogenität
  • Frühzeitige Einbindung der zuständigen Abteilungen im Bereich Öffentlichkeitsarbeit zur Abstimmung möglicher Kommunikationsinhalte und -wege (Social media, Newsletter u.a.)
  • Kommunikation der Empfehlungen und Entscheidungshilfe über dezentrale Kommunikationswege in die Fakultäten hinein über u.a. Dekanate, Fakultätsreferent*innen
  • Gestaltung einer Website zum Transferlabor "Flugreisen reduzieren und Dienstreisen nachhaltiger gestalten", die mit der Website der Abteilung Reisekosten sowie dem Buchungstool des Vertragsreisebüros verknüpft ist.
• Etablierung von Handlungsempfehlungen:
  • Die Abteilung Reisekosten nimmt die Handlungsempfehlungen in ihren Informationsmaterialien auf und veröffentlicht diese auf ihrer Website.
  • Das Vertragsreisebüro der MLU, das eine Website zur Planung und Buchung von Dienstreisen anbietet, integriert die Handlungsempfehlungen und die Entscheidungshilfe. Prüfung, inwiefern das Buchungstool bereits ein automatisches CO₂-Tracking beinhaltet und auf welcher Berechnungsgrundlage dieses erfolgt.
• Die Abteilung Reisekosten und das Vertragsreisebüro integrieren in eine vorhandene Liste von Hotels, mit denen die MLU kooperiert, einen Nachweis über deren Nachhaltigkeit.
• Prüfung, inwiefern das Buchungstool des Vertragsreisebüros bereits Hotels mit Nachhaltigkeitszertifikat beinhaltet und Erarbeitung, welche Inhalte und Anforderungen diese Zertifikate beinhalten.
• Durchführung eines digitalen Workshops zum Thema „Nachhaltige Dienstreisen an der MLU“ mit einer externen Expertin im Themenbereich. Der digitale Workshop im Umfang von 2h bot eine Möglichkeit, Methoden für nachhaltigere Dienstreisen (u.a. Wahl des Verkehrsmittels) zu erlernen. Er richtete sich an Beschäftigte der MLU, die für sich oder andere Dienstreisen planen, organisieren und umsetzen. Resonanz: 11 Teilnehmende; Die Planung des Workshops umfasste einen größeren zeitlichen Umfang, um den Workshop bedarfsgerechte im Kontext der Rahmenbedingungen der MLU zu planen.
• Dieses Weiterbildungsangebot wird in den Weiterbildungskatalog als festes Angebot übernommen und von der Abteilung Personalentwicklung nach Projekt regelmäßig durchgeführt.
• Erarbeitung von Aktionsmaterial für die weitere Sensibilisierung der Angehörigen der MLU in Rahmen von Workshops oder öffentlichkeitswirksamen Veranstaltungen.
• Die Ziele des Transformationsteams konnten teilweise erreicht werden.

Dokumentation und Nacharbeiten

Die Dokumentation des Transferlaborprozesses erfolgte durch die Erstellung eines Transferlabortagebuches, mittels Ergebnisprotokolle der einzelnen Transferlabortreffen des Transformationsteams sowie Gesprächsprotokolle der zusätzlich bilateral geführten Konsultationen und Gespräche. Um eine nachhaltige Fortsetzung der begonnenen Maßnahme zu ermöglichen, wurden die jeweiligen Prozesse in ihrem Bearbeitungsstand dokumentiert.

• Transferlabor der OVGU zu Nachhaltigkeit bei Dienstreisen
• Weitere Best Practice Beispiele für Nachhaltigkeit bei Dienstreisen an Hochschulen

Rahmenbedingungen

Rahmenbedingungen des Transferlabors

Laufzeit

Das Transferlabor hatte eine Laufzeit von neun Monaten. Für eine solide Maßnahmenumsetzung inklusive Verstetigung ist mehr Zeit notwendig. Die Empfehlung ist, mindestens 12 Monate einzuplanen.

Finanzen

Für die Umsetzung des Transferlabors standen 10.000 € zur Verfügung.

Sensibilisierung und Öffentlichkeitsarbeit: Diese können je nach Anbieter*in variieren.

• Graphische Aufbereitung/Layout, Druck der Entscheidungshilfe: ca. 2.500 €
• Erstellung von Aktions- und Werbe-/Geschenkmaterial: ca. 4.000 €
  • Klimawaage
  • Reisetagebuch
  • nachhaltige Reise-Thermobecher
• Intensive Erarbeitung und Durchführung Workshop „Nachhaltige Dienstreisen“: 2.200 €

Rahmenbedingungen der Hochschule

Standorte

Am Hauptstandort Halle (Saale) gibt es vier Campi: Universitätsplatz, Steintor-Campus, Franckeschen Stiftungen, Weinberg-Campus mit Campus Heide-Süd.

Hochschulgröße

Die Universität setzt sich aus folgenden HS-Angehörigen zusammen:

• ca. 19.943 Studierende
• über 4.027 Mitarbeitende
  • 288 Professor*innen
  • 1.478 Wissenschaftliche Mitarbeiter*innen
  • 1.091 Wissenschaftsunterstützende Mitarbeitende
  • 1.170 Wissenschaftliche Hilfskräfte (Stand vom 31.12.2023).

Unterstützung der Hochschulleitung

Die Hochschulleitung der MLU unterzeichnete für den Projektantrag einen Letter of Intent, in welchem die Unterstützung zugesichert wurde. Die Rektorin übernahm die Projektleitung und stellte Mitarbeitende, etwa für die Teilnahme am Transferlabor, frei. Dieser Umstand unterstützte bei der Argumentation für die Umsetzung der Maßnahme. Bei der Planung des Projekts sollten die zeitlichen Kapazitäten möglicher Leitungspersonen berücksichtigt werden. Mit der Hochschulleitung fand ein regelmäßiger Austausch statt, zudem konnten die Maßnahmen in Kommissionen der Hochschulleitung vorgestellt und diskutiert werden. Dies ermöglichte es, die Maßnahmen im Kontext aktueller Ausrichtungen der Hochschule einzuordnen, Parallelstrukturen zu vermeiden oder Synergien zu knüpfen.

Institutionalisierung von Nachhaltigkeit & Klimaschutz

Zum Zeitpunkt der Maßnahmenumsetzung gab es keine*n Nachhaltigkeitsbeauftragten oder eine andere Art der Institutionalisierung in Bezug auf Nachhaltigkeit. Diese fehlende Institutionalisierung gestaltete sich als Herausforderung, gerade in der Verstetigung von Maßnahmen.

Weitere relevante Aspekte der Hochschule bzgl. der Maßnahmenumsetzung

Mit der Entwicklung der Handlungsempfehlungen konnte der Prozess der Digitalisierung, welcher an der Universität umgesetzt wird, um das Thema Nachhaltigkeit angereichert werden. Konkret wird die Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen digitalisiert. Es ermöglicht den Einbezug von nachhaltigkeitsrelevanten Daten von Beginn an. Hierfür erfolgte eine enge Zusammenarbeit mit der Abteilung Reisekosten. Die Digitalisierung beinhaltete die Umstellung der Verwaltungssoftware auf QIS RKA. Das ermöglicht technisch grundsätzlich die Abfrage klimarelevanter Daten bei der Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen sowie die Verknüpfung mit CO2-Rechnern. Für die praktische Umsetzung bedarf es der Abstimmung mit der zuständigen Abteilung (Finanzen) sowie der zentralen Einrichtung der MLU, die diesen Prozess technisch begleitet.

Übertragbarkeit

Konkrete Empfehlungen

Für eine Übertragbarkeit können folgende konkrete Empfehlungen gegeben werden:

• Die Einbindung der Abteilung Reisekosten war besonders wichtig für die Konkretisierung, der Planung sowie der Umsetzung der Maßnahme. Dies sollte von Beginn an erfolgen, um eine nachhaltige Beachtung von Nachhaltigkeit bei Dienstreisen zu ermöglichen.
• Individuelle lebensphasenbezogene Bedarfe, wie Sorgeverantwortung, müssen bei der Entwicklung von Handlungsempfehlungen Beachtung finden.
• Einfache, praxisnahe Tools – z. B. Entscheidungshilfen – müssen bereitgestellt werden, um die Planung nachhaltiger Dienstreisen zu erleichtern.
• Da die Wirkfähigkeit von Handlungsempfehlungen auf der Ebene der freiwilligen Umsetzung der Hinweise verbleibt, ist zu empfehlen:
• Die Handlungsempfehlungen durch einen Rektoratsbeschluss in ihrer Legitimation zu stützen oder
• aus den Empfehlungen gemeinsam mit relevanten Akteur*innen Richtlinien für Dienstreisen zu entwickeln, in denen Nachhaltigkeit als Querschnittsthema integriert ist und die verpflichtend für alle Beschäftigten einer Hochschule gelten
• Tools für die eigenständige Planung und Umsetzung nachhaltigerer Dienstreisen müssen bereitgestellt werden, um die Niedrigschwelligkeit zu gewährleisten (z.B. THG-Rechner, Smart Travel Tool)
• Unterstützer*innen und Multiplikator*innen des Vorhabens aus unterschiedlichen Mitgliedergruppen akquirieren
• Nach Möglichkeit Maßnahmen an vorhandene Strukturen der Universität zum Themas Nachhaltigkeit anbinden

Hinweise zur Kommunikation

• Verständnis für unterschiedliche Lebensrealitäten und Karrierestufen deutlich machen
• Bei Sorge vonseiten der Hochschulleitung Selbstverständlichkeiten zu benennen, mit Value-Action-Gap argumentieren
• Vorteile des Reisens mit der Bahn hervorheben: Arbeiten tlw. möglich, keine zusätzliche Zeit für Sicherheitskontrollen, etc.
• Kommunikation über verschiedene Kommunikationskanäle universitätsweit nutzen (bspw. der Newsletter der MLU, die Website des Nachhaltigkeitsbüros bzw. des Projektes sowie der Abteilung Reisekosten für die Information und Aufklärung über die Handlungsempfehlungen und den Entscheidungsbaum)