Prozess Treibhausgasbilanz (REKLINEU)

Im Rahmen des Projektes REKLINEU wurde ein Prozess entwickelt, der als Basis für eine umfassende Treibhausgasbilanz (THG-Bilanz) an Hochschulen dienen kann. Mithilfe von Checklisten können Hochschulen systematisch und gezielt Informationen von ihren Organisiationseinheiten einholen, um die THG-Emissionen (auch bei der Beschaffung) bewerten zu können.

Das Arbeitspaket „THG-Bilanzierung“ wurde vom Institut für angewandte Logistik (THWS) im Rahmen des Projektvorhabens REKLINEU erarbeitet. Das Beispiel zeigt die THG-Erfassung an der Technischen Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS).

Exklusiver IAL-Inhalt aus dem Arbeitspaket 2 - THG-Bilanzierung an Hochschulen - des BMFTR geförderten Projektes REKLINEU

Kurzbeschreibung

Eine umfassende Treibhausgasbilanz (THG-Bilanz) stellt ein zentrales Instrument dar, um die ökologischen Auswirkungen institutioneller Tätigkeiten systematisch zu erfassen, zu quantifizieren und zu analysieren. Die Identifikation und Bilanzierung relevanter Emissionsquellen ermöglicht nicht nur eine detaillierte interne Bestandsaufnahme aller emissionsrelevanten Prozesse innerhalb des Hochschulbetriebs, sondern dient zugleich als strategische Grundlage zur Ermittlung von Einsparpotenzialen sowie zur Entwicklung und Priorisierung geeigneter Maßnahmen zur Emissionsvermeidung, -reduktion oder -kompensation. Durch eine kontinuierliche und wiederkehrende Bilanzierung können zudem die Effekte der umgesetzten THG-Reduktionsmaßnahmen sichtbar und messbar gemacht werden. Der vorliegende Artikel soll Hochschulen dabei unterstützen, ein eigenes standardisiertes Vorgehen zur Erfassung ihrer THG-Emissionen zu entwickeln.

Ziele

Das Ziel des REKLINEU-Arbeitspakets 2 (AP2) besteht darin, ein Vorgehen aufzuzeigen, mit dem eine THG-Bilanzierung an Hochschulen implementiert und regelmäßig in standardisierter Form durchgeführt werden kann. Die dargestellte Methodik dient als Orientierungshilfe zur Einführung einer THG-Bilanz an der eigenen Hochschule. Als Beispiel wird das Vorgehen der Technischen Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS) herangezogen.

Schritte zur THG-Bilanzierung

Im Folgenden wird ein Vorgehensmodell beschrieben, das Hochschulen bei der Einführung einer THG-Bilanzierung unterstützen kann. Dabei ist festzuhalten, dass der Prozess je nach institutionellen Strukturen, Verpflichtungen und Ressourcen variieren kann und daher individuell angepasst werden muss. Eine allgemeingültige Vorgehensweise kann aufgrund dieser heterogenen Ausgangsbedingungen nicht abgeleitet werden.

Festlegung der System- und Bilanzgrenzen

Vor Beginn der Bilanzierung müssen die System- und Bilanzgrenzen eindeutig definiert werden. Sie bestimmen Art und Umfang der zu erfassenden Emissionen und können – abhängig von hochschuleigenen Vorgaben oder externen Verpflichtungen, etwa aus Vereinbarungen mit Ministerien – variieren. Auch die Wahl des Bilanzierungstools beeinflusst die zu definierenden Grenzen. Eine Übersicht über bestehende Bilanzierungstools sowie grundlegende Informationen zu System- und Bilanzgrenzen findet sich unter Treibhausgasbilanzierung.

Die THWS orientiert sich an den Vorgaben des bayernweit verwendeten BayCalc-Tools sowie der zugehörigen BayCalc-Richtlinie. Auf dieser Grundlage werden die Bilanz- und Systemgrenzen festgelegt. Neben den allgemeinen Prinzipien der Relevanz, Vollständigkeit, Konsistenz, Transparenz und Genauigkeit werden folgende spezifische Grenzen definiert:

Organisatorische Grenzen

In der Bilanzierung für die THWS wurde sich darauf geeinigt, zuzüglich zu den Emissionen aus dem Betrieb hochschuleigener Gebäude entsprechend des Kontrollansatzes die aller Anmietungen mit zu berücksichtigen. Die energetische Versorgung der Liegenschaften der Technologietransferzentren (TTZ) im Umfeld der THWS werden bei der Bilanzierung ausgeschlossen, da diese von örtlicher Seite bereitgestellt und die Nebenkosten übernommen werden. Die von der THWS bereitgestellte und genutzte Netzwerkinfrastruktur sowie von der THWS finanzierte Ausstattung und Gebrauchsgüter werden in der Bilanzierung berücksichtigt. Die Emissionen aus dem Pendelverkehr und den Dienstreisen, die dem Personal der TTZ zugeordnet und von der THWS finanziert werden, sind in der Bilanzierung mit ausgewiesen.

Operative Grenzen

Es werden alle Emissionen erfasst, die durch Aktivitäten für oder von der Hochschule entstehen. Analog zum GHG-Protocol unterscheidet die THWS-Emissionen in Scope 1 (direkte energiebedingte Emissionen), Scope 2 (indirekte energiebedingte Emissionen) und Scope 3 (vor- und nachgelagerte Emissionen).

Zeitliche Grenzen

Der zeitliche Bilanzierungsrahmen beträgt ein Kalenderjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember des Bilanzierungsjahres. Alle in diesem Zeitraum entstandenen relevanten Emissionen sind in der Bilanzierung auszuweisen.

Wesentlichkeit

Die BayCalc-Richtlinie definiert eine Struktur wesentlicher Emissionskategorien, die u. a. Energieversorgung, Waren- und Dienstleistungsbezug, Bauaktivitäten, Abfallentsorgung, Kältemittel sowie Mobilitätsbereiche (bspw. Pendelverkehr, Dienstreisen, Exkursionen, Gäste- und Studierendenmobilität) umfasst. Emissionskategorien unterhalb einer Relevanzschwelle von 1 % der Gesamtemissionen dürfen vernachlässigt werden, sofern der Gesamtanteil unberücksichtigter Emissionen 5 % nicht überschreitet.

Zusammenfassend zeigt die folgende Abbildung die zu bilanzierenden Emissionen auf:

REKLINEU AP2: Darstellung in Anlehnung an die BayCalc Richtlinie (erstellt durch das IAL)

Ermittlung der relevanten Akteure

Nach der Festlegung der Systemgrenzen ist zu bestimmen, welche hochschulinternen und externen Stellen die notwendigen Daten bereitstellen können. Dazu wird zunächst der Datenbedarf entsprechend dem gewählten Bilanzierungstool analysiert. Grundlage bildet für die THWS das BayCalc-Tool, das Daten u. a. aus folgenden Bereichen erfordert:

• Energie: Strom-, Wärme- und Kälteverbrauch inkl. Energiequellen
• Mobilität: Kraftstoffverbrauch eigener Fahrzeuge, Pendelaktivitäten, Dienstreisen, Exkursionen, Gäste- und Studierendenmobilität
• Kapitalgüter: eingesetzte Baustoffe, angeschaffte Fahrzeuge
• Waren und Dienstleistungen: IT-Ausstattung, Druckmaterialien, Printmedien, Hygieneartikel, Möbel u. a.
• Abfall und Wasser
• Flüchtige Gase
• Übernachtung und Verpflegung

Es ist zu prüfen, welche dieser Daten für die jeweilige Hochschule relevant sind und ob zusätzliche emissionsrelevante Kategorien erfasst werden müssen. Falls erforderlich, sind eigene Emissionsfaktoren zu erheben und in das Tool zu integrieren. Anschließend erfolgt eine erste Zuordnung potenzieller Datenquellen im Abgleich mit der Hochschulstruktur. Eine frühzeitige Abstimmung mit der Hochschulleitung (z. B. Kanzler) erleichtert die verbindliche Festlegung der Datenlieferanten. Die folgende Abbildung zeigt mögliche interne Datenquellen, die im Rahmen der THWS THG-Bilanzierung ermittelt wurden:

REKLINEU AP2: Mögliche interne Datenquellen (erstellt durch das IAL)

Hinzu kommen mögliche externe Datenquellen wie: Staatliches Bauamt, Landesstelle für Energie und Klimaschutz, Landesamt für Finanzen (evtl. Bundeslandabhängig).

Entwicklung einer standardisierten Datenerfassung unter Beteiligung der relevanten Akteure

Eine zielgerichtete, jährlich reproduzierbare Datenerfassung erfordert die frühzeitige Einbindung aller relevanten Akteure. Dadurch wird sowohl ein gemeinsames Verständnis des Bilanzierungsprozesses geschaffen als auch die organisatorische Akzeptanz erhöht. Die THWS führte hierzu mehrere Workshops durch. Beteiligt an den Workshops waren neben den in Abbildung 2 dargestellten Abteilungen das REKLINEU-Projektteam, das Nachhaltigkeits- und Klimaschutzmanagement und der Kanzler.

Workshop 1

Der erste Workshop bildete den Ausgangspunkt für die Etablierung eines systematischen Bilanzierungsverfahrens. Seine Zielsetzung bestand darin, ein gemeinsames Verständnis der

Notwendigkeit und Funktionsweise einer THG-Bilanzierung zu schaffen sowie die Datenanforderungen und organisatorischen Abläufe transparent zu machen.

Zentrale Elemente des Workshops waren:

1. Sensibilisierung der Teilnehmenden für die rechtlichen, strategischen und operativen Hintergründe einer THG-Bilanzierung sowie ihre Relevanz im Kontext der Klimaneutralitätsstrategie der THWS.
2. Darstellung des konkreten Datenbedarfs, der auf Grundlage des verwendeten Tools (BayCalc) und der aus der Systemgrenzenfestlegung resultierenden Anforderungen notwendig ist.
3. Analyse bestehender Datenflüsse und Verfügbarkeit, um zu bestimmen, wo Daten bereits vorhanden sind, wo sie neu erfasst werden müssen und an welchen Stellen Datenschnittstellen eingerichtet oder verbessert werden können.
4. Entwicklung eines zukünftigen standardisierten Vorgehens zur zuverlässigen Datenbereitstellung, inkl. Zeitfenstern, Verantwortlichkeiten und Kommunikationswegen.

Teilnehmende waren Mitarbeitende der Hochschulservices für Finanzen (HSFI), Personal (HSPE), Gebäudemanagement (HSGM), Internationales (HSIN) sowie Studium und Lehre (HSST), darüber hinaus die Stabsstelle Liegenschaften (SLI), das IT-Service Center (ITSC), der Vizepräsident für Nachhaltigkeit und der Kanzler der THWS.

Auf Basis der Workshop-Ergebnisse wurden Datenbedarfsblätter entwickelt, die für jede Datenquelle definieren:

• welche Daten benötigt werden,
• wo diese Daten institutionell verankert sind,
• welche Personen oder Abteilungen sie bereitstellen,
• in welchem Format sie benötigt werden,
• unter welchen Randbedingungen oder Einschränkungen sie abrufbar sind.

Parallel hierzu wurden Excel-basierte Datenerfassungs­vorlagen erstellt, die den Abteilungen eine strukturierte Ablage ihrer Daten ermöglichen. Die Nutzung einheitlicher Vorlagen reduziert den Aufwand der Datenaufbereitung, erhöht die Datenqualität und erleichtert die spätere Übertragung in die Bilanzierungssoftware erheblich.

Die im Workshop abgestimmten Verantwortlichkeiten wurden in einer Übersicht festgehalten. Auf dieser Basis konnten die Abteilungen im Anschluss ihre jeweiligen Daten liefern, die anschließend durch die Bilanzierungsverantwortlichen in das Bilanzierungstool überführt wurden.

Workshop 2

Nach Abschluss der Erstbilanz führte die THWS einen zweiten Workshop durch, der der Reflexion, Optimierung und Verstetigung des gesamten Prozesses diente. Da während der erstmaligen Datensammlung zahlreiche Herausforderungen sichtbar geworden waren, wurde der Workshop genutzt, um diese strukturiert zu analysieren und Lösungswege zu entwickeln.

Zentrale Inhalte des Workshops waren:

1. Darstellung der Ergebnisse und Erfahrungen aus der ersten Bilanzierungsrunde, insbesondere im Hinblick auf Datenqualität, Datenverfügbarkeit und Arbeitsaufwand.
2. Erneute Sensibilisierung der Teilnehmenden für die Bedeutung der THG-Bilanz als Steuerungsinstrument auf dem Weg zur Klimaneutralität.
3. Identifikation von Hürden und Herausforderungen (z. B. fehlende Daten, unklare Zuständigkeiten, zeitliche Verzögerungen) und Entwicklung alternativer Erfassungsmethoden.
4. Definition von Standardisierungs- und Vereinfachungspotenzialen, z. B. durch Automatisierung von Datenexporten, verbesserte gemeinsame Datenhaltung oder Anpassung interner Prozesse.
5. Diskussion eines standardisierten Ablaufplans, inklusive Fristen, Kommunikationsstrukturen und Verantwortlichkeiten.

Wie Workshop 1 fand auch dieser Workshop auf Leitungsebene statt, da der Rückhalt der Führungsstruktur entscheidend für die institutionelle Verankerung des Bilanzprozesses ist.

Einzelworkshops

Um übergreifende Herausforderungen gezielt zu adressieren und die Akzeptanz weiter zu erhöhen, wurden zusätzlich thematisch spezialisierte Einzelworkshops durchgeführt. Diese dienten dazu, für jede emissionsrelevante Kategorie die dort benötigten Datenquellen zusammenzuführen und praktische Erfassungswege zu erarbeiten.

Die Einzelworkshops waren in folgende Kategorien gegliedert:

• Beschaffungen (z. B. Verbrauchsmaterialien, langlebige Güter, IT-Hardware)
• Mobilität (Dienstreisen, Pendeln, Exkursionen, Gäste- und Studierendenmobilität)
• Personaldaten (z. B. Arbeitswege, Beschäftigtenzahlen, Vertragsarten)
• IT (Daten zu Servern, Rechenzentren, Endgeräten)
• Gebäudemanagement (Energieverbräuche, Kältemittel, Flächenangaben)
• Liegenschaften (angemietete Gebäude, Nebenkosten, bauliche Aktivitäten)

Ziel der Einzelworkshops war es:

1. die Umsetzbarkeit des geplanten Vorgehens zu überprüfen,
2. sicherzustellen, dass die benötigten Daten realistisch, vollständig und fristgerecht bereitgestellt werden können,
3. gemeinsam alternative Erfassungsmöglichkeiten zu entwickeln, falls einzelne Datenquellen nicht ohne Weiteres zugänglich sind,
4. ein gemeinsames Verständnis innerhalb jeder Datenkategorie zu schaffen, das eine zuverlässige jährlich wiederkehrende Datenerfassung ermöglicht.

Das final abgestimmte Vorgehen wurde anschließend durch den Kanzler formal bestätigt und an alle relevanten Stellen kommuniziert.

Verabschiedung des Standardvorgehens

Konkret beinhaltet das erarbeitete Standardvorgehen folgende Aspekte:

• Bereitstellung aller Datenbedarfsblätter und Vorlagen im Intranet
• Jährliche Erinnerung an die Datenübermittlung am 15. Januar
• Zusendung der Daten an das Klimaschutzmanagement nach Möglichkeit bis 31. März
• Eintragung der vorhandenen Daten und Fertigstellung der Bilanzierung im Tool bis 30. Juni
• Regelmäßige Revision und Weiterentwicklung des Vorgehens

Neben den hochschulintern verfügbaren Daten gibt es Informationen, die außerhalb des unmittelbaren Verantwortungsbereichs der Hochschule liegen. An der THWS betrifft dies beispielsweise Daten zu verwendeten Baumaterialien im Rahmen von Neubau- und Sanierungsmaßnahmen. In solchen Fällen ist es notwendig, in Abstimmung mit den zuständigen internen Stellen Kontakt zu externen Akteuren aufzunehmen, um die fehlenden Informationen zu beschaffen.

Darüber hinaus existieren Emissionsdaten, die zwar nicht direkt durch die Hochschule verursacht oder gesteuert werden, jedoch dennoch in die THG-Bilanz einfließen müssen. Ein zentrales Beispiel hierfür sind die Pendelmobilitätsdaten von Beschäftigten und Studierenden. Zur Erhebung dieser Daten wurde an der THWS eine eigene Mobilitätsbefragung durchgeführt.

Zusammengefassung: Schritte für die Erstellung eines Standardvorgehens:

1. Auswahl eine geeigneten Hochschul-THG-Bilanzierungstools
2. Festlegung der System- und Bilanzgrenzen
3. Feststellung des Datenbedarfs und möglicher Datenquellen
4. Beteiligung der relevanten internen und externen Stellen
5. Erarbeitung eines gemeinsamen Vorgehens
6. Fixierung des erarbeiteten Standardvorgehens
7. Übermittlung des jeweiligen Datenbedarfs
8. Sammeln der benötigten Daten
9. Bilanzieren der vorhandenen Daten
10. Regelmäßige Überprüfung des Vorgehens

Ergebnisse und Wirkung

Der Austausch mit anderen Hochschulen hat gezeigt, dass der Prozess zur Datenerfassung aufgrund unterschiedlicher organisatorischer Strukturen individuell ausgestaltet werden muss. Die oben genannten Aspekte können jedoch eine wertvolle Orientierung bei der Entwicklung und Implementierung eines standardisierten Erfassungsprozesses bieten.

Nur durch eine regelmäßige THG-Bilanzierung können Veränderungen im Emissionsausstoß sichtbar gemacht werden. Dabei sollte grundsätzlich angestrebt werden, alle relevanten Emissionen so umfassend wie möglich zu erfassen. Eine standardisierte Datenerhebung unterstützt zudem alle Beteiligten, indem sie den Prozess transparent, nachvollziehbar und effizient gestaltet.

Insbesondere der Beteiligungsprozess hat gezeigt, dass die Akzeptanz für die THG-Bilanzierung und die dafür erforderliche Datenbereitstellung deutlich steigt, wenn Mitarbeitende und Abteilungen aktiv eingebunden werden. Austausch, persönliche Kontakte und Vernetzung ermöglichen es, Perspektiven und Ideen der Fachbereiche aufzunehmen und den Bilanzierungsprozess kontinuierlich weiterzuentwickeln. Dabei ist es wichtig, stets das Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen – beziehungsweise der Relevanz der jeweiligen Emissionen – zu berücksichtigen.

Gelingensbedingungen

Für das Gelingen einer standardmäßigen Durchführung einer THG-Bilanz, konnten innerhalb der THWS folgende Aspekte festgestellt werden:

Frühzeitiger Einbezug der relevanten Stellen

Neben Personen, die die Bilanzierung operativ durchführen, sollte auch die Hochschulleitung frühzeitig eingebunden werden – sofern der Auftrag zur Bilanz nicht ohnehin von ihr ausgeht. Ebenso ist es sinnvoll, alle potenziellen Abteilungen, von denen Daten benötigt werden, früh zusammenzuführen. Der Austausch zwischen den Bereichen ermöglicht es, weitere potenzielle Datenquellen zu identifizieren. Zudem steigt Akzeptanz und Bewusstsein, wenn die Abteilungen einen gewissen Gestaltungsspielraum bei der Aufbereitung ihrer Daten erhalten.

Daten müssen zur Verfügung stehen

Grundvoraussetzung für eine vollständige Bilanzierung ist, dass die benötigten Daten abrufbar sind. Ist dies nicht der Fall, müssen alternative Wege zur Datengenerierung gefunden werden. Bleibt auch dies erfolglos, kann die Bilanz nicht vollständig erstellt werden.

Bereitschaft der Hochschulleitung muss vorhanden sein

Damit die THG-Bilanzierung langfristig etabliert werden kann, ist die Unterstützung durch die Hochschulleitung essenziell. Neben gesetzlichen Verpflichtungen – wie sie etwa in Bayern bestehen – können hierfür auch selbst gesetzte Hochschulziele als Grundlage dienen.

Verabschiedung eines Standardvorgehens

Um die Verbindlichkeit für die regelmäßige Bereitstellung der Daten zu erhöhen, sollte ein gemeinsames Standardverfahren entwickelt, von der Hochschulleitung verabschiedet und hochschulweit kommuniziert werden. Dieses Verfahren sollte festlegen, welche Daten benötigt werden, welche Stellen an der Datenerhebung beteiligt sind und in welchen Zeitintervallen die Daten bereitzustellen sind.

Herausforderungen

Neben den Gelingensbedingungen gibt es mehrere Faktoren, die die THG-Bilanzierung erschweren und zu Verzerrungen in der Hochschulbilanz führen können:

Fehlende Daten

Insbesondere bei Daten, die außerhalb des Verwaltungsbereichs der Hochschule liegen, kann es zu erheblichen Verzögerungen oder sogar einem vollständigen Ausbleiben der Bereitstellung kommen. Beispiele sind Nebenkostenabrechnungen angemieteter Gebäude oder Baudaten, die dem Staatlichen Bauamt unterliegen.

Ungenaue Daten

Auch unpräzise oder nur geschätzt vorliegende Daten können die Bilanz verzerren. Dies betrifft vor allem Bereiche, in denen keine direkten Messungen möglich sind und stattdessen Hochrechnungen, Schätzungen oder Umfragen zum Einsatz kommen – etwa bei Pendelmobilität oder Abfallmengen. Hier sollten Methoden gewählt werden, die eine möglichst genaue Annäherung an die realen Werte gewährleisten.

Überlastung einzelner Stellen

Die Erstellung der THG-Bilanz ist häufig darauf angewiesen, dass verschiedene Abteilungen Daten bereitstellen. Bei unterbesetzten oder stark ausgelasteten Bereichen kann dies zu Verzögerungen führen. Daher sollten bereits im Standardvorgehen realistische Zeiträume definiert und Verfahren entwickelt werden, die den Erfassungsaufwand für die beteiligten Stellen möglichst gering halten.

Fehlende Emissionsfaktoren

Ein grundlegendes Problem bei der Ermittlung von THG-Emissionen ist das Fehlen geeigneter Emissionsfaktoren. Ohne diese können bestimmte Emissionen gar nicht oder nur sehr ungenau berechnet werden.

Herausforderungen in der externen Kommunikation

Die Abstimmung mit externen Akteuren gestaltet sich häufig schwierig. Dies betrifft insbesondere Emissionsdaten, die im Zusammenhang mit Neu- oder Umbaumaßnahmen stehen. In Bayern liegen diese Daten beispielsweise beim Staatlichen Bauamt, das derzeit (Stand November 2025) keine entsprechenden Daten bereitstellen kann. Daher ist es sinnvoll, interne Alternativen zur Datenerfassung zu prüfen und zu entwickeln.

Links, Material, Ansprechperson

Bilanzierungstools

Eine weitere Übersicht zu nutzbaren Bilanzierungstools für Hochschulen finden Sie hier im Wiki:

THG-Bilanzierungstools

Download Datenblätter

Die THG-Bilanzierungsdatenblätter für Hochschulen finden Sie auch hier:

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Quellen