Lieferantenselbstauskunft

Im Rahmen des Projektes REKLINEU wurde ein spezielles Befragungstool entwickelt, das auf LimeSurvey basiert und dazu dient, nachhaltige Unternehmen bzw. auch deren nachhaltige Produkte und Dienstleistungen im Rahmen einer Marktrecherche zu identifizieren. Mithilfe dieses Tools können Hochschulen gezielt Informationen von potenziellen Lieferanten einholen, um Nachhaltigkeit bei der Beschaffung bewerten zu können.

Nutzen: Das Tool erleichtert die systematische Sammlung von Daten über die Nachhaltigkeitsstandards von Lieferanten. Dies ermöglicht es Hochschulen, vorab Marktanalysen zu Unternehmen, Produkten, wie auch Dienstleistungen durchzuführen, um die mit ihren Nachhaltigkeitszielen übereinstimmen.

Anwendung: Die Lieferantenselbstauskunft wird eingesetzt, um Nachhaltigkeitspraktiken und Standards potenzieller Lieferanten zu ermitteln, die Auskunft über deren ökologische, soziale und ökonomische Praktiken geben. Die Verfügbarkeit einer Bewertungsmatrix zur Auswertung unterstützt dabei, die erhaltenen Informationen effizient zu analysieren.

Vorteile: Durch die Nutzung des Befragungstools wird der Auswahlprozess von Lieferanten transparenter und objektiver. Hochschulen können so Partnerschaften mit Unternehmen eingehen, die nachweislich ihren Nachhaltigkeitskriterien entsprechen. Dies trägt zur Stärkung nachhaltiger Beschaffungskreisläufe bei und unterstützt eine verantwortungsvolle Ressourcennutzung.

Vorgehen

Diese Vorgehensweise trägt entscheidend dazu bei, Nachhaltigkeitsstandards in der Beschaffung zu integrieren und die Hochschule als Vorreiter im verantwortungsvollen Umgang mit Ressourcen zu positionieren.

1. Festlegung von Bewertungskriterien: Definieren der spezifischen Nachhaltigkeitskriterien anhand derer die Bewertung durchgeführt wird.
2. Datenerfassung: Sammeln von relevanten Informationen, die für die Bewertung benötigt werden. Genutzt wurden dafür Leitfäden, wissenschaftliche Literatur und Erkenntnisse aus Interviews.
3. Datenanalyse: Verarbeitung und Analyse der gesammelten Daten - Fragenkatalog erstellt.
4. Bewertung der Ergebnisse: Zur Auswertung der Rückmeldungen wurde eine Bewertungsmatrix erstellt.

Zu 1. Festlegung von Bewertungskriterien

Grundlage der Auswahl war das Ziel, mit einer begrenzten Anzahl normativer Standardwerke eine möglichst vollständige Abdeckung der Dimensionen nachhaltiger Unternehmensführung sicherzustellen.

Unter Bezug auf das Triple-Bottom-Line-Konzept (Elkington 1997) wurden Quellen priorisiert, die ökologische, soziale und Governance-bezogene Aspekte gleichermaßen adressieren. Die Entscheidung fiel daher auf international anerkannte ISO-Normen, die OECD-Leitlinie für verantwortungsvolle Lieferketten, den UN Global Compact und die GRI-Standards, da diese:

·      wissenschaftlich validiert und regelmäßig aktualisiert werden,

·      branchenübergreifend anerkannt sind,

·      einheitliche Bewertungs- und Berichtsgrundlagen bieten,

·      und als Referenzrahmen für ESG- und Nachhaltigkeitsberichte in Wissenschaft, Industrie und Politik gelten.

Damit bildet die gewählte Quellenbasis eine robuste Grundlage für eine vollständige, transparente und international nachvollziehbare Nachhaltigkeitsbewertung von Lieferanten.

Zu 2. Interviews

Zur Ermittlung des Status quo von Lieferantenbewertungen und Nachhaltigkeitskriterien in der Beschaffung an Hochschulen wurden zehn leitfadengestützte Experteninterviews mit folgenden Vertreter:innen bayerischer Hochschulen geführt:

Liste Übersicht Interviewpartner:innen Nachhaltigkeit in der Beschaffung an bayerischen Hochschulen

Um den Inhalt der Interviews übersichtlich darzustellen, wurden die wichtigsten und für diese relevanten Kenntnisse statistisch aufbereitet. Leifragen zur Erstellung der Statistiken waren unter anderem:

• Wie viele Hochschulen berücksichtigen Nachhaltigkeitskriterien bei der Lieferantenbewertung?
• Wie viele Hochschulen haben ein Lieferantenmanagement?
• Wie viele Hochschule bewerten ihre Lieferanten vor bzw. nach der Auswahl?
• Welche Kriterien berücksichtigen Hochschulen bei Ihrer Lieferantenauswahl und -bewertung?
• Wie viele Hochschulen haben eine zentrale / dezentrale Beschaffung?

Auszug Befragungsergebnisse:

Form der Beschaffungsorganisation an bayerischen Hochschulen

Bestehende ausformulierte Nachhaltigkeitskriterien beim Kauf von Produkten

Im Folgenden eine Sammlung der Nachhaltigkeitskriterien, welche von den Hochschulen angegeben wurden, nachdem die Frage, ob Nachhaltigkeitskriterien für Produkte formuliert sind, mit „Ja“ beantwortet wurde:

• Gütezeichen (soweit rechtlich erlaubt)

• Lebenszykluskosten

• CO2-Fußabdruck

• Recyclingfähigkeit

• Langlebigkeit

• Umweltfreundliche Materialien

• Reparaturgewährleistung

• OECD-Leitfaden

• Wiederverwendbarkeit

• Verlängerte Garantie

• Umweltgerechte Entsorgung möglich

• Produkte aus recycelbaren Materialien

• Verwendeter Energieaufwand

Ausschlusskriterien beim Kauf von Produkten an Hochschulen

Implementiertes Lieferantenmanagement an Hochschulen

Ausformulierte Nachhaltigkeitskriterien bei der Auswahl von Lieferanten im Beschaffungsprozess

Im Folgenden eine Sammlung der Nachhaltigkeitskriterien, welche von den Hochschulen angegeben wurden, nachdem die Frage, ob Nachhaltigkeitskriterien für Lieferanten formuliert sind, mit „Ja“ beantwortet wurde:

Im Folgenden eine Sammlung der Nachhaltigkeitskriterien, welche von den Hochschulen angegeben wurden, nachdem die Frage, ob Nachhaltigkeitskriterien für Lieferanten formuliert sind, mit „Ja“ beantwortet wurde:

• Standort des Lieferanten (regionale Nähe mit kurzen Transportwegen)

• Umweltschutzmaßnahmen

• Nachhaltiger Transport

• UN-Leitlinien

• Selbsterklärung zum Verbot von Kinderarbeit

• Umweltmanagementsystem

• CSR-Berichterstattung

• ILO-Normen

• Sozialmanagement

• Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz

Bewerten von Lieferanten mit Hilfe einer Lieferantenbewertungsmethode durch Hochschulen

Zentrale Ergebnisse der empirischen Untersuchung

1. Dezentrale Beschaffung dominiert: Die Mehrheit der Hochschulen organisiert die Beschaffung dezentral über Fakultäten oder Abteilungen.
2. Fehlende einheitliche Nachhaltigkeitsstrategie: Nur wenige Hochschulen verfügen über formalisierte Nachhaltigkeitsrichtlinien in der Beschaffung. Nachhaltigkeit wird oft individuell und nicht systematisch berücksichtigt.
3. Lieferantenbewertung kaum standardisiert: Die meisten Hochschulen bewerten Lieferanten ad hoc oder erfahrungsbasiert, selten anhand messbarer Nachhaltigkeitskriterien.
4. Hemmnisse:
   • Personalmangel und fehlende Ressourcen
   • Geringe Kenntnisse über Bewertungsinstrumente
   • Fehlende Schnittstellen zwischen Nachhaltigkeits- und Beschaffungsstellen
5. Potenziale:
   • Integration von Zertifikaten (z. B. EMAS, ISO 14001)
   • Einführung von digitalen Bewertungsinstrumenten
   • Kooperation zwischen Hochschulen zur Ressourcenteilung

Zu 2. Datenerfassung

Ziel war es, mit möglichst wenigen, aber möglichst umfassenden Standardwerken eine hohe inhaltliche Abdeckung aller Kategorien zu erreichen.

Die Auswahl erfolgte nach folgenden Kriterien:

·      Relevanz für Nachhaltigkeitsdimensionen (ökologisch, sozial, ethisch).

·      Internationale Anerkennung (z. B. ISO, OECD, UN Global Compact).

·      Anwendbarkeit auf Lieferketten, Organisationen und Produkte.

·      Übertragbarkeit auf verschiedene Branchen.

·      Verfügbarkeit von Verweisdokumenten und Umsetzungshilfen.

Die Auswahl der normativen Grundlagen für das Nachhaltigkeits-Bewertungsraster erfolgte auf Basis einer systematischen Analyse international anerkannter Standards. Ziel war es, durch möglichst wenige, aber thematisch breit gefasste Quellen eine ganzheitliche Abdeckung sämtlicher relevanter Nachhaltigkeitsaspekte entlang der Lieferkette zu gewährleisten.

Vorrangig wurden ISO-Normen, OECD- und UN-Leitlinien herangezogen, da diese als wissenschaftlich validierte, branchenübergreifend akzeptierte und institutionell legitimierte Referenzrahmen gelten.

Durch die Kombination aus ISO 26000 (soziale Verantwortung), ISO 14001/14064 (Umweltmanagement und Klimabilanzierung), ISO 45001 (Arbeitsschutz), ISO 20400 (nachhaltige Beschaffung) sowie der OECD- und UN-Referenzen wird eine methodisch belastbare, international anschlussfähige und inhaltlich vollständige Nachhaltigkeitsbewertung sichergestellt.

Quelle / Standardwerk	Kurzbeschreibung	Thematische Abdeckung
ISO 26000:2010 – Guidance on Social Responsibility	Global anerkannter Leitfaden zur gesellschaftlichen Verantwortung von Organisationen. Umfasst Menschenrechte, Arbeitspraktiken, Umwelt, faire Geschäftspraktiken, Konsumentenfragen und gesellschaftliches Engagement.	Compliance, faire Bedingungen Mitarbeitende, gesellschaftliche Verantwortung, Nachhaltigkeitsstrategie, Transport & Arbeitsbedingungen, Schulungen, Nachweise
ISO 14001:2015 – Environmental Management Systems	Legt Anforderungen an Umweltmanagementsysteme fest. Grundlage für systematische Steuerung von Umweltaspekten.	Umweltmanagementsystem, Recyclingfähigkeit, Verpackung, CO₂-Fußabdruck, zertifizierte Materialien
ISO 14064-1:2018 – Greenhouse Gases: Quantification and Reporting	Standard zur Erfassung und Berichterstattung von Treibhausgasemissionen auf Organisationsebene.	CO₂-Fußabdruck, Transportwege
ISO 45001:2018 – Occupational Health and Safety Management Systems	Weltweit anerkannte Norm für Arbeitsschutzmanagementsysteme.	Arbeitsschutz, Schulungen, faire Arbeitsbedingungen
ISO 20400:2017 – Sustainable Procurement: Guidance	Leitfaden für nachhaltige Beschaffung; integriert ökologische, soziale und ökonomische Aspekte in Beschaffungsprozesse.	Verpackung, Wartung & Ersatzteile, zertifizierte Materialien, Lebenszyklusansätze
OECD Due Diligence Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict-Affected and High-Risk Areas	Leitlinie der OECD zur verantwortungsvollen Rohstoffbeschaffung. Weltweiter Referenzrahmen für Konfliktmaterialien.	Konfliktmaterialien, Compliance, Lieferkettentransparenz
UN Global Compact (2000)	UN-Initiative mit 10 Prinzipien in den Bereichen Menschenrechte, Arbeitsnormen, Umwelt und Korruptionsbekämpfung.	Gesellschaftliche Verantwortung, faire Bedingungen, Nachhaltigkeitsstrategie, Compliance
GRI Standards (Global Reporting Initiative)	Internationaler Berichtsrahmen für Nachhaltigkeitsindikatoren (GRI 1–3, Themenstandards).	Nachhaltigkeitsstrategie, Nachweise & Dokumente, CO₂, Ressourcenmanagement

Zu 3. Datenanalyse

Die vorliegende Quellenbasis wurde im Sinne einer systematischen Literatur- und Standardrecherche erstellt, um ein methodisch konsistentes und international anschlussfähiges Nachhaltigkeitsbewertungssystem zu entwickeln.

Dimension	Hauptquelle(n)	Ergänzende Quelle(n)
Ökologie	ISO 14001, ISO 14064	ISO 20400, GRI
Soziales	ISO 26000, ISO 45001	UN Global Compact
Governance / Ethik	ISO 26000	OECD Guidance, UN Global Compact

Zu 4. Bewertung der Ergebnisse

Ziel ist eine nachvollziehbare, robuste und reproduzierbare Auswertung der Lieferantenselbstauskunft (LSA) in den Kategorien Unternehmen, Dienstleistungen, Verbrauchsgüter (Einweg) und Gebrauchsgüter (Mehrweg) anhand von Punkteskalen basierend auf den Antworten. Die Methode kombiniert standardkonforme Grundsätze (ISO 20400, ISO 14040, GHG Protocol) mit etablierten Bewertungs- und Entscheidungsprozessen (Multi-Criteria Decision Analysis, Validierung, Sensitivitätsanalyse).

Folgende Tabelle gibt eine Übersicht der verwendeten Inhalte der Befragung und Auswertung:

Matrix-Kategorie	Inhalte (Kurz)	Relevante Standards / Leitfäden (Begründung)
Nachhaltigkeitsstrategie (Unternehmen)	Vorhandensein Strategie + Nachweis	ISO 20400: nachhaltige Beschaffungsstrategie; fördert strukturiertes Vorgehen. (GPP)
Umweltmanagement / Ökologische Kriterien	EMS, zert. Materialien, Recyclingfähigkeit, CO₂-Angaben	ISO 14040/14044 (LCA-Prinzipien) für Lebenszyklusbetrachtung; GHG Protocol (Scope-3) für Beschaffungsbezogene Emissionen. (ISO)
Soziale Kriterien	Arbeitsschutz, Faire Bedingungen, Schulungen	Standards zu Arbeitsbedingungen (ILO-Prinzipien) und GPP/EU-Kriterien betonen Verifizierbarkeit. (Green Forum)
Ökonomische Kriterien & Compliance	Compliance-Nachweise, wirtschaftliche Nachhaltigkeit	ISO 20400; Compliance-Prüfung reduziert Reputations-/Recht-Risiken. (GPP)
Logistik & Verpackung	Transportemissionen, Verpackung	GPP Guidance und Scope-3 Guidance für Transport & Logistik. (Green Forum)
Wartung/ Reparatur (Gebrauchsgüter)	Verfügbarkeit Ersatzteile, Wartungskonzepte	Circular Procurement / Circular supplier selection (MCDA Ansätze) empfehlen Lebenszeitbetrachtung. (MDPI)

Die LSA-Auswertung dient der vergleichenden Bewertung von Lieferanten im Hinblick auf ökologische, soziale und ökonomische Nachhaltigkeitsaspekte. Sie unterstützt Hochschulen, im Rahmen einer Marktanalyse oder Beschaffung fundierte Entscheidungen zu treffen und Nachhaltigkeit messbar zu integrieren.

Die Bewertung basiert auf einem quantitativen Punktesystem, kombiniert mit qualitativer Nachweisprüfung. Durch Normalisierung werden Unterschiede der Maximalpunktzahlen je Kategorie ausgeglichen; Gewichtung ermöglicht strategische Priorisierung. Die relative Einstufung (A–D) erfolgt im Vergleich der Unternehmensantworten, was einen transparenten Marktüberblick schafft. Regelmäßige Wiederholung (z. B. alle 12–24 Monate) erlaubt Trendanalysen und Entwicklungsfeedback.

Vorgehensweise in fünf Schritten

Schritt	Inhalt	Ergebnis
1. Erfassung & Kategorisierung	Zuordnung der Lieferanten zu den Kategorien Unternehmen / Dienstleistung, Verbrauchsgüter oder Gebrauchsgüter. Erfassung der Antworten und Nachweise.	Vollständige Datengrundlage für Auswertung
2. Punktvergabe	Bewertung gemäß vorgegebener Matrix: Ja + Nachweis = volle Punkte, Nein = 0, teilweise = Zwischenwert. Nur verifizierte Nachweise zählen.	Roh-Punkte pro Lieferant und Kategorie
3. Normalisierung & Gewichtung	Um Vergleichbarkeit zu schaffen, wird der prozentuale Score berechnet:
Score (%) = (erreichte Punkte / Maximalpunkte) × 100
Optional Gewichtung der Kriterienblöcke nach Relevanz (z. B. Ökologie 35 %, Soziales 25 %, Ökonomie 20 %, Sonstiges 20 %).
4. Einordnung & Ranking	Bildung von Nachhaltigkeitsgraden im relativen Vergleich (z. B. A ≥ 85%, B 70–84%, C 50–69%, D < 50%). Visualisierung über Heatmaps oder Radar-Charts.	Transparente Einstufung der Lieferanten
5. Validierung & Reporting	Stichprobenhafte Dokumentenprüfung; bei Unklarheiten Nachforderung oder Audit. Ergebnisse in Scorecards zusammengefasst und an Lieferanten rückgemeldet.	Qualitätssicherung & kontinuierliche Verbesserung

Nutzen für Hochschulen

• Einheitliche Bewertungslogik für dezentrale Beschaffungsstellen
• Transparente Entscheidungsgrundlage im Vergabeprozess
• Stärkung nachhaltiger Lieferketten und Scope-3-Bilanzierung
• Dokumentierte Nachvollziehbarkeit gegenüber Öffentlichkeit und Fördergebern

Lieferantenselbstauskunft - Downloadbereich

Das Tool erleichtert die systematische Sammlung von Daten über die Nachhaltigkeitsstandards von Lieferanten. Dies ermöglicht es Hochschulen, fundierte Beschaffungsentscheidungen treffen zu können, die mit ihren Nachhaltigkeitszielen übereinstimmen. Um den diversen Anforderungen einer Marktrecherche gerecht zu werden, wurden drei Befragungsvarianten entwickelt:

Nachhaltigkeit gesamtes Unternehmen

Dateien Befragung + Bewertungsmatrix:

LSA - Befragung Nachhaltigkeitsaktivität Unternehmen (PDF)

LSA - Auswertung der Befragung Nachhaltigkeitsaktivität Unternehmen (PDF)

Nachhaltigkeit Dienstleistungen

Dateien Befragung + Bewertungsmatrix:

LSA - Befragung Nachhaltigkeitsaktivität Dienstleistungen (PDF)

LSA - Auswertung der Befragung Nachhaltigkeitsaktivität Dienstleistungen (PDF)

Nachhaltigkeit Verbrauchsgüter (Einwegprodukte)

Dateien Befragung + Bewertungsmatrix:

LSA - Bewertung Nachhaltigkeitsaktivität Verbrauchsgüter (Einweg) (PDF)

LSA - Auswertung der Befragung Nachhaltigkeitsaktivität Verbrauchsgüter (Einweg) (PDF)

Nachhaltigkeit Gebrauchsgüter (Mehrwegprodukte)

Dateien Befragung + Bewertungsmatrix:

LSA - Bewertung Nachhaltigkeitsaktivität bei Recherche Gebrauchsgüter (Mehrweg) (PDF)

LSA - Auswertung der Befragung Nachhaltigkeitsaktivität Gebrauchsgüter (Mehrweg) (PDF)

Die Verfügbarkeit einer Bewertungsmatrix zur Auswertung unterstützt dabei, die erhaltenen Informationen effizient zu analysieren.

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Quellen