Lieferantenselbstauskunft

Im Rahmen des Projektes REKLINEU wurde ein spezielles Befragungstool entwickelt, das auf LimeSurvey basiert und dazu dient, nachhaltige Unternehmen bzw. auch deren nachhaltige Produkte und Dienstleistungen im Rahmen einer Marktrecherche zu identifizieren. Mithilfe dieses Tools können Hochschulen gezielt Informationen von potenziellen Lieferanten einholen, um Nachhaltigkeit bei der Beschaffung bewerten zu können.

Nutzen: Das Tool erleichtert die systematische Sammlung von Daten über die Nachhaltigkeitsstandards von Lieferanten. Dies ermöglicht es Hochschulen, vorab Marktanalysen zu Unternehmen, Produkten, wie auch Dienstleistungen durchzuführen, um die mit ihren Nachhaltigkeitszielen übereinstimmen.

Anwendung: Die Lieferantenselbstauskunft wird eingesetzt, um Nachhaltigkeitspraktiken und Standards potenzieller Lieferanten zu ermitteln, die Auskunft über deren ökologische, soziale und ökonomische Praktiken geben. Die Verfügbarkeit einer Bewertungsmatrix zur Auswertung unterstützt dabei, die erhaltenen Informationen effizient zu analysieren.

Vorteile: Durch die Nutzung des Befragungstools wird der Auswahlprozess von Lieferanten transparenter und objektiver. Hochschulen können so Partnerschaften mit Unternehmen eingehen, die nachweislich ihren Nachhaltigkeitskriterien entsprechen. Dies trägt zur Stärkung nachhaltiger Beschaffungskreisläufe bei und unterstützt eine verantwortungsvolle Ressourcennutzung.

Vorgehen

Diese Vorgehensweise trägt entscheidend dazu bei, Nachhaltigkeitsstandards in der Beschaffung zu integrieren und die Hochschule als Vorreiter im verantwortungsvollen Umgang mit Ressourcen zu positionieren.

1. Festlegung von Bewertungskriterien: Definieren der spezifischen Nachhaltigkeitskriterien anhand derer die Bewertung durchgeführt wird.
2. Datenerfassung: Sammeln von relevanten Informationen, die für die Bewertung benötigt werden. Genutzt wurden dafür Leitfäden, wissenschaftliche Literatur und Erkenntnisse aus Interviews.
3. Datenanalyse: Verarbeitung und Analyse der gesammelten Daten - Fragenkatalog erstellt.
4. Bewertung der Ergebnisse: Zur Auswertung der Rückmeldungen wurde eine Bewertungsmatrix erstellt.

Zu 1. Festlegung von Bewertungskriterien:

Grundlage der Auswahl war das Ziel, mit einer begrenzten Anzahl normativer Standardwerke eine möglichst vollständige Abdeckung der Dimensionen nachhaltiger Unternehmensführung sicherzustellen.

Unter Bezug auf das Triple-Bottom-Line-Konzept (Elkington 1997) wurden Quellen priorisiert, die ökologische, soziale und Governance-bezogene Aspekte gleichermaßen adressieren. Die Entscheidung fiel daher auf international anerkannte ISO-Normen, die OECD-Leitlinie für verantwortungsvolle Lieferketten, den UN Global Compact und die GRI-Standards, da diese:

·      wissenschaftlich validiert und regelmäßig aktualisiert werden,

·      branchenübergreifend anerkannt sind,

·      einheitliche Bewertungs- und Berichtsgrundlagen bieten,

·      und als Referenzrahmen für ESG- und Nachhaltigkeitsberichte in Wissenschaft, Industrie und Politik gelten.

Damit bildet die gewählte Quellenbasis eine robuste Grundlage für eine vollständige, transparente und international nachvollziehbare Nachhaltigkeitsbewertung von Lieferanten.

Zu 2. Interviews:

Zur Ermittlung des Status quo von Lieferantenbewertungen und Nachhaltigkeitskriterien in der Beschaffung an Hochschulen wurden zehn leitfadengestützte Experteninterviews mit folgenden Vertreter:innen bayerischer Hochschulen geführt:

Liste Übersicht Interviewpartner:innen Nachhaltigkeit in der Beschaffung an bayerischen Hochschulen

Um den Inhalt der Interviews übersichtlich darzustellen, wurden die wichtigsten und für diese relevanten Kenntnisse statistisch aufbereitet. Leifragen zur Erstellung der Statistiken waren unter anderem:

• Wie viele Hochschulen berücksichtigen Nachhaltigkeitskriterien bei der Lieferantenbewertung?
• Wie viele Hochschulen haben ein Lieferantenmanagement?
• Wie viele Hochschule bewerten ihre Lieferanten vor bzw. nach der Auswahl?
• Welche Kriterien berücksichtigen Hochschulen bei Ihrer Lieferantenauswahl und -bewertung?
• Wie viele Hochschulen haben eine zentrale / dezentrale Beschaffung?

Auszug Befragungsergebnisse:

Form der Beschaffungsorganisation an bayerischen Hochschulen

Bestehende ausformulierte Nachhaltigkeitskriterien beim Kauf von Produkten

Im Folgenden eine Sammlung der Nachhaltigkeitskriterien, welche von den Hochschulen angegeben wurden, nachdem die Frage, ob Nachhaltigkeitskriterien für Produkte formuliert sind, mit „Ja“ beantwortet wurde:

• Gütezeichen (soweit rechtlich erlaubt)

• Lebenszykluskosten

• CO2-Fußabdruck

• Recyclingfähigkeit

• Langlebigkeit

• Umweltfreundliche Materialien

• Reparaturgewährleistung

• OECD-Leitfaden

• Wiederverwendbarkeit

• Verlängerte Garantie

• Umweltgerechte Entsorgung möglich

• Produkte aus recycelbaren Materialien

• Verwendeter Energieaufwand

Ausschlusskriterien beim Kauf von Produkten an Hochschulen

Implementiertes Lieferantenmanagement an Hochschulen

Ausformulierte Nachhaltigkeitskriterien bei der Auswahl von Lieferanten im Beschaffungsprozess

Im Folgenden eine Sammlung der Nachhaltigkeitskriterien, welche von den Hochschulen angegeben wurden, nachdem die Frage, ob Nachhaltigkeitskriterien für Lieferanten formuliert sind, mit „Ja“ beantwortet wurde:

Im Folgenden eine Sammlung der Nachhaltigkeitskriterien, welche von den Hochschulen angegeben wurden, nachdem die Frage, ob Nachhaltigkeitskriterien für Lieferanten formuliert sind, mit „Ja“ beantwortet wurde:

• Standort des Lieferanten (regionale Nähe mit kurzen Transportwegen)

• Umweltschutzmaßnahmen

• Nachhaltiger Transport

• UN-Leitlinien

• Selbsterklärung zum Verbot von Kinderarbeit

• Umweltmanagementsystem

• CSR-Berichterstattung

• ILO-Normen

• Sozialmanagement

• Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz

Bewerten von Lieferanten mit Hilfe einer Lieferantenbewertungsmethode durch Hochschulen

Zentrale Ergebnisse der empirischen Untersuchung

1. Dezentrale Beschaffung dominiert: Die Mehrheit der Hochschulen organisiert die Beschaffung dezentral über Fakultäten oder Abteilungen.
2. Fehlende einheitliche Nachhaltigkeitsstrategie: Nur wenige Hochschulen verfügen über formalisierte Nachhaltigkeitsrichtlinien in der Beschaffung. Nachhaltigkeit wird oft individuell und nicht systematisch berücksichtigt.
3. Lieferantenbewertung kaum standardisiert: Die meisten Hochschulen bewerten Lieferanten ad hoc oder erfahrungsbasiert, selten anhand messbarer Nachhaltigkeitskriterien.
4. Hemmnisse:
   • Personalmangel und fehlende Ressourcen
   • Geringe Kenntnisse über Bewertungsinstrumente
   • Fehlende Schnittstellen zwischen Nachhaltigkeits- und Beschaffungsstellen
5. Potenziale:
   • Integration von Zertifikaten (z. B. EMAS, ISO 14001)
   • Einführung von digitalen Bewertungsinstrumenten
   • Kooperation zwischen Hochschulen zur Ressourcenteilung

Zu 2. Datenerfassung:

Ziel war es, mit möglichst wenigen, aber möglichst umfassenden Standardwerken eine hohe inhaltliche Abdeckung aller Kategorien zu erreichen.

Die Auswahl erfolgte nach folgenden Kriterien:

·      Relevanz für Nachhaltigkeitsdimensionen (ökologisch, sozial, ethisch).

·      Internationale Anerkennung (z. B. ISO, OECD, UN Global Compact).

·      Anwendbarkeit auf Lieferketten, Organisationen und Produkte.

·      Übertragbarkeit auf verschiedene Branchen.

·      Verfügbarkeit von Verweisdokumenten und Umsetzungshilfen.

Die Auswahl der normativen Grundlagen für das Nachhaltigkeits-Bewertungsraster erfolgte auf Basis einer systematischen Analyse international anerkannter Standards. Ziel war es, durch möglichst wenige, aber thematisch breit gefasste Quellen eine ganzheitliche Abdeckung sämtlicher relevanter Nachhaltigkeitsaspekte entlang der Lieferkette zu gewährleisten.

Vorrangig wurden ISO-Normen, OECD- und UN-Leitlinien herangezogen, da diese als wissenschaftlich validierte, branchenübergreifend akzeptierte und institutionell legitimierte Referenzrahmen gelten.

Durch die Kombination aus ISO 26000 (soziale Verantwortung), ISO 14001/14064 (Umweltmanagement und Klimabilanzierung), ISO 45001 (Arbeitsschutz), ISO 20400 (nachhaltige Beschaffung) sowie der OECD- und UN-Referenzen wird eine methodisch belastbare, international anschlussfähige und inhaltlich vollständige Nachhaltigkeitsbewertung sichergestellt.

Quelle / Standardwerk	Kurzbeschreibung	Thematische Abdeckung
ISO 26000:2010 – Guidance on Social Responsibility	Global anerkannter Leitfaden zur gesellschaftlichen Verantwortung von Organisationen. Umfasst Menschenrechte, Arbeitspraktiken, Umwelt, faire Geschäftspraktiken, Konsumentenfragen und gesellschaftliches Engagement.	Compliance, faire Bedingungen Mitarbeitende, gesellschaftliche Verantwortung, Nachhaltigkeitsstrategie, Transport & Arbeitsbedingungen, Schulungen, Nachweise
ISO 14001:2015 – Environmental Management Systems	Legt Anforderungen an Umweltmanagementsysteme fest. Grundlage für systematische Steuerung von Umweltaspekten.	Umweltmanagementsystem, Recyclingfähigkeit, Verpackung, CO₂-Fußabdruck, zertifizierte Materialien
ISO 14064-1:2018 – Greenhouse Gases: Quantification and Reporting	Standard zur Erfassung und Berichterstattung von Treibhausgasemissionen auf Organisationsebene.	CO₂-Fußabdruck, Transportwege
ISO 45001:2018 – Occupational Health and Safety Management Systems	Weltweit anerkannte Norm für Arbeitsschutzmanagementsysteme.	Arbeitsschutz, Schulungen, faire Arbeitsbedingungen
ISO 20400:2017 – Sustainable Procurement: Guidance	Leitfaden für nachhaltige Beschaffung; integriert ökologische, soziale und ökonomische Aspekte in Beschaffungsprozesse.	Verpackung, Wartung & Ersatzteile, zertifizierte Materialien, Lebenszyklusansätze
OECD Due Diligence Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict-Affected and High-Risk Areas	Leitlinie der OECD zur verantwortungsvollen Rohstoffbeschaffung. Weltweiter Referenzrahmen für Konfliktmaterialien.	Konfliktmaterialien, Compliance, Lieferkettentransparenz
UN Global Compact (2000)	UN-Initiative mit 10 Prinzipien in den Bereichen Menschenrechte, Arbeitsnormen, Umwelt und Korruptionsbekämpfung.	Gesellschaftliche Verantwortung, faire Bedingungen, Nachhaltigkeitsstrategie, Compliance
GRI Standards (Global Reporting Initiative)	Internationaler Berichtsrahmen für Nachhaltigkeitsindikatoren (GRI 1–3, Themenstandards).	Nachhaltigkeitsstrategie, Nachweise & Dokumente, CO₂, Ressourcenmanagement

Zu 3. Datenanalyse:

Die vorliegende Quellenbasis wurde im Sinne einer systematischen Literatur- und Standardrecherche erstellt, um ein methodisch konsistentes und international anschlussfähiges Nachhaltigkeitsbewertungssystem zu entwickeln.

Dimension	Hauptquelle(n)	Ergänzende Quelle(n)
Ökologie	ISO 14001, ISO 14064	ISO 20400, GRI
Soziales	ISO 26000, ISO 45001	UN Global Compact
Governance / Ethik	ISO 26000	OECD Guidance, UN Global Compact

Lieferantenselbstauskunft - Bestandteile

Das Tool erleichtert die systematische Sammlung von Daten über die Nachhaltigkeitsstandards von Lieferanten. Dies ermöglicht es Hochschulen, fundierte Beschaffungsentscheidungen treffen zu können, die mit ihren Nachhaltigkeitszielen übereinstimmen. Um den diversen Anforderungen einer Marktrecherche gerecht zu werden, wurden drei Befragungsvarianten entwickelt:

Nachhaltigkeit Unternehmen gesamt

Nachhaltigkeit Verbrauchsgüter (Einzelprodukte oder Produktkategorie)

Nachhaltigkeit Gebrauchsgüter (Einzelprodukte oder Produktkategorie)

Die Verfügbarkeit einer Bewertungsmatrix zur Auswertung unterstützt dabei, die erhaltenen Informationen effizient zu analysieren.

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Quellen