REKLINEU Transformationsprozess Beschaffung

Im Rahmen des Projektes REKLINEU wurde erarbeitet, wie die nachhaltige Transformation der Verwaltung aussehen könnte. Im Fokus standen die Anpassung von Prozessen und Strukturen, um Nachhaltigkeitsziele effektiv zu integrieren. Eine auf die Zeitdauer von 3 Jahren angelegtes Beispielvergehen wurde erarbeitet.

Der Transformationsprozess Beschaffung wurde im Arbeitspaket 4 - Nachhaltige Beschaffung und Entsorgung an Hochschulen - vom Institut für angewandte Logistik (THWS) im Rahmen des Projektvorhabens REKLINEU erarbeitet. Das Beispiel erhebt keinerlei Anspruch auf vollständige Übertragbarkeit auf andere Organisationen. Es dient lediglich beispielhaft als mögliche Inspiration und Richtschnur.

Exklusiver IAL-Inhalt aus dem Arbeitspaket 4 - Nachhaltige Beschaffung und Entsorgung an Hochschulen - des BMFTR geförderten Projektes REKLINEU

Kurzbeschreibung

Im Projektvorhaben REKLINEU wurde untersucht, wie Verwaltungen – insbesondere Hochschulverwaltungen – nachhaltig transformiert werden können. Ein Schwerpunkt lag auf der nachhaltigen Beschaffung und Entsorgung, wofür das Institut für angewandte Logistik (THWS) einen beispielhaften Transformationsprozess ausgearbeitet hat.

Das Beispiel zeigt, wie Hochschulen innerhalb von drei Jahren Prozesse, Strukturen und Verantwortlichkeiten anpassen könnten, um ökologische, soziale und ökonomische Nachhaltigkeitsziele in der Beschaffung zu verankern.

Das Modell versteht sich nicht als allgemeingültiger Blueprint, sondern als inspirierender Orientierungsvorschlag, der zeigt, wie ein solcher Transformationsprozess systematisch gestaltet werden könnte.

Ziele

Übergeordnetes Ziel

• Aufbau eines effizienten, rechtskonformen und konsequent nachhaltigen Beschaffungsprozesses an Hochschulen.

Spezifische Ziele

• Integration von Nachhaltigkeitsdimensionen in alle relevanten Beschaffungsprozesse (ökologisch, sozial, ökonomisch).
• Analyse & Optimierung bestehender Strukturen, um nachhaltige Entscheidungen zu erleichtern.
• Aufbau klarer Rollen und Verantwortlichkeiten im Beschaffungsprozess.
• Erhöhung der Transparenz von Beschaffungs- und Entsorgungswegen.
• Sensibilisierung und Qualifizierung der Mitarbeitenden.
• Schaffung von Standards, Leitfäden und Checklisten, um nachhaltige Beschaffung dauerhaft abzusichern.
• Implementierung eines Monitoringsystems zur Bewertung und kontinuierlichen Verbesserung der Nachhaltigkeit in der Beschaffung.

Vorgehen

Das Vorgehen wird im Excel-Modell als dreijähriger Transformationsprozess mit logisch aufeinander aufbauenden Schritten dargestellt:

Phase 1 (Jahr 1): Analyse und Grundlagenbildung

• Bestandsaufnahme bestehender Beschaffungsprozesse.
• Identifikation relevanter Nachhaltigkeitsaspekte und gesetzlicher Anforderungen.
• Einbindung zentraler Stakeholder in Workshops.
• Festlegung der Projektorganisation, Verantwortlichkeiten, Rollen.
• Ableitung erster Potenziale und Handlungserfordernisse.

Phase 2 (Jahr 2): Entwicklung und Pilotierung

• Ausarbeitung neuer nachhaltiger Prozessstandards.
• Entwicklung von:
  • Entscheidungshilfen
  • Checklisten
  • Nachhaltigkeitskriterien
• Pilotierung der neuen Verfahren in ausgewählten Bereichen.
• Schulung der Mitarbeitenden in Beschaffung, Bedarfsermittlung und Entsorgung.
• Evaluierung der Pilotphase und Anpassung der Prozesse.

Phase 3 (Jahr 3): Implementierung und Verstetigung

• Rollout der neuen nachhaltigen Beschaffungsprozesse auf alle relevanten Hochschulbereiche.
• Implementierung eines regelmäßigen Monitorings (z. B. Kennzahlen, Audits).
• Einbettung der neuen Regelungen in interne Vorschriften, Vergabekodizes, Organisationsanweisungen.
• Abschlussbewertung & Ableitung von kontinuierlichen Verbesserungsmaßnahmen.

Ergebnis

Das Excel-Modell beschreibt ein strukturiertes, über drei Jahre durchgeführtes Transformationsprojekt, dessen Ergebnis folgende Elemente umfasst:

Konkrete Ergebnisse

• Ein neuer, standardisierter nachhaltiger Beschaffungsprozess inklusive:
  • Prozessbeschreibung
  • Rollenmodell
  • Verantwortlichkeiten
  • Entscheidungswege
• Ein Set an Hilfsmitteln:
  • Leitfaden nachhaltige Beschaffung
  • Checklisten
  • Kriterienkataloge
  • Vorgaben für ökologische/soziale Anforderungen
• Ein etabliertes Monitoring- und Evaluationsverfahren, das Nachhaltigkeit messbar macht.
• Schulungskonzept und Qualifizierungsmaßnahmen für Beschaffende und Bedarfsträger.
• Sensibilisierung aller relevanten Stakeholder hinsichtlich nachhaltiger Beschaffung.

Organisatorische Ergebnisse

• Stärkere Prozessklarheit und Reduktion von Unsicherheiten bei nachhaltigen Vergaben.
• Bessere Koordination zwischen Bedarfsträgern, Beschaffungsstellen und Nachhaltigkeitsbeauftragten.
• Ein dauerhaft verankerter Nachhaltigkeitsansatz in Beschaffungsentscheidungen.

Download: Excel-Datei Vorgehen

Datei:REKLINEU Transprozess NH Beschaffung HS.xlsx

Kritische Diskussion

Chancen

• Das Beispiel zeigt eine strukturierte, praxisnahe Vorgehensweise, die Hochschulen Orientierung bietet.
• Drei Jahre sind ein realistischer Zeitraum, um komplexe organisatorische Veränderungen zu implementieren.
• Die Kombination aus Prozessvorgehen und Arbeitspaketen fördert transparente Verantwortlichkeiten.
• Der Modellcharakter erleichtert die Anpassung auf verschiedene Hochschulgrößen und -typen.

Grenzen und Risiken

• Das Beispiel ist nicht vollständig übertragbar, da Hochschulen sehr unterschiedliche Ausgangslagen, Ressourcen und rechtliche Rahmenbedingungen haben.
• Der Transformationsprozess ist stark prozessual gedacht, kulturelle Faktoren (z. B. Widerstände, Motivationsstrukturen) werden nur begrenzt abgebildet.
• Nachhaltigkeitskriterien könnten konfliktträchtig sein, besonders bei:
  • Kostenrestriktionen
  • Lieferantenverfügbarkeit
  • Vergaberechtlichen Grenzen
• Ein dreijähriger Zeitraum setzt kontinuierliche Priorisierung durch die Hochschulleitung voraus – in der Realität nicht immer gegeben.
• Monitoring und Controlling erzeugen zusätzlichen Verwaltungsaufwand, der gut begründet sein muss.

Verbesserungspotenziale

• Ergänzung durch konkrete Fallbeispiele (Good Practice anderer Hochschulen).
• Stärkere Einbindung externer Partner (z. B. Kommunen, nachhaltige Lieferketteninitiativen).
• Ausbau der Kennzahlensysteme mit quantitativen Nachhaltigkeitsindikatoren.
• Integration von IT-Tools und E-Procurement-Lösungen.

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Quellen